Mitarbeitergespräche vorbereiten:
So holen Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern heraus.

Für einen konstruktiven Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sollte es nicht beim Small Talk an der Kaffeemaschine bleiben. Regelmäßige, zielorientierte Personalgespräche zeigen die Entwicklungspotenziale jedes einzelnen Angestellten und des gesamten Betriebs auf und bieten somit riesige Chancen für die Unternehmensentwicklung. Doch erst mit der richtigen Vorbereitung schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Mitarbeitergespräche aus.

Personalgespräche: Bessere Vorbereitung via Software

Fest steht: Ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten, kostet Zeit. Welche Führungskraft wäre da nicht froh, die positiven Effekte eines guten Personalgesprächs bei einem Minimum an Zeit- und Arbeitsaufwand für sich nutzen zu können? Die Lösung haben viele Unternehmen bereits für sich entdeckt: Leistungsstarke HR-Software unterstützt die Vorbereitung von Personalgesprächen mittels Automatisierung wiederkehrender Prozesse und ist Zeitplanungstool, Performance-Messgerät und Datenbank in einem.

Mithilfe eines Tools für die Personalverwaltung können Sie Mitarbeitergespräche so effizient vorbereiten, dass Zeit für das Wesentliche bleibt: nämlich für die Analyse von Leistung, Erfolg und Potenzial eines jeden Mitarbeiters sowie für die gemeinsame Definition seiner künftigen Ziele. So zeigen Sie Wertschätzung für das Engagement und die individuellen Kompetenzen Ihres Angestellten: Ein Motivationsschub sowie erhöhte Leistungsbereitschaft sind bestenfalls die Folge.

Die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und die Bündelung aller dafür wichtigen Termine, Daten und Dokumente in einem einzigen Tool gehören zu den Kernfunktionen von Personio. Die ganzheitliche Software für Personalverwaltung und Bewerbermanagement umfasst auf Mitarbeiterperformance sowie Feedback zugeschnittene Funktionen und ist Ihre Zentrale, wenn Sie Personalgespräche vorbereiten.

Mitarbeiterperformance langfristig messen

Legen Sie in Personio eigene, mitarbeiterbezogene Leistungskennzahlen („Key Performance Indicators“ oder kurz „KPIs“) fest, die Sie über einen bestimmten Zeitraum hinweg messen möchten, und halten Sie in Performance-Kommentaren zusätzliche Beobachtungen fest, die zu Ihrer Einschätzung des Mitarbeiters beitragen. Grafiken zur Leistungsentwicklung, ergänzt um qualitative Beobachtungen, machen das Feedback fundiert und für den Mitarbeiter nachvollziehbar.

Die Vorbereitung des Personalgesprächs beginnt demnach nicht erst in den Tagen oder Wochen unmittelbar vor dem Termin. Mit Personio erfassen Sie bei minimalem Dokumentationsaufwand die Performance des Mitarbeiters über den gesamten Feedbackzeitraum hinweg und greifen zum Gesprächszeitpunkt einfach auf Ihre Aufzeichnungen zurück.

Personio führt für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte, in der die Stammdaten und andere relevante Informationen hinterlegt sind. Beziehen Sie die elektronische Akte in Ihre Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ein – je besser Sie nämlich über den Werdegang und die speziellen Kompetenzen Ihres Gesprächspartners Bescheid wissen, desto konstruktiver können Sie sich über Entwicklungspotenziale austauschen.

Mitarbeitergespräche inhaltlich vorbereiten

Legen Sie ein klares Gesprächsziel und einen Ablaufplan fest. Beziehen Sie den Mitarbeiter in die Vorbereitung des Personalgesprächs ein: So können Sie ihn etwa darum bitten, vor dem bevorstehenden Termin einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung auszufüllen, in dem er die eigene Leistung einschätzt und Fragen, Wünsche sowie Verbesserungsvorschläge notiert. Mit Loopline bietet Personio zudem ein integriertes Feature für 360°-Feedback, mit dem Sie die Kollegen des Mitarbeiters nach deren Einschätzung fragen können.

Terminfindung für das Mitarbeitergespräch

Stehen Sie oder Ihr Mitarbeiter während der Besprechung unter Zeitdruck, wirkt sich das negativ auf die Qualität des Mitarbeitergesprächs aus. Planen Sie deshalb den Termin großzügig und reservieren Sie einen Raum, in dem Sie das Gespräch ohne Unterbrechungen oder Störungen führen können. Bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs unterstützt Personio Sie mit der integrierten Kalenderfunktion: Die Terminfindung, die offizielle Einladung und die Erinnerungen an das bevorstehende Gespräch erledigt die Software automatisch für Sie. Dabei werden Termine mit iCal, Google Calendar oder Microsoft Outlook synchronisiert und angehängte Dokumente automatisch archiviert.

Wertschätzende Kommunikation

Während Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten, sollten Sie sich die Grundsätze einer wertschätzenden Gesprächsführung vergegenwärtigen. Das gilt insbesondere, falls auch Unerfreuliches zur Sprache kommen soll: Sprechen Sie Kritikpunkte spezifisch und sachlich an und bedenken Sie, dass Lob in der Regel zu einer Verstärkung des positiven Verhaltens führt. Anstatt also wiederholt Fehler herauszustellen, betonen Sie lieber erfreuliche Aspekte – Ihr Mitarbeiter erkennt so das, wovon Sie gerne mehr sehen möchten.

Führen Sie das Personalgespräch als Dialog, in dem auch der Angestellte seine Eindrücke und Wünsche einbringen kann. Hören Sie aktiv zu und schaffen Sie eine freundliche Gesprächsatmosphäre: So wirken Sie möglicher Nervosität des Mitarbeiters entgegen. Nach dem Gespräch sollte dieser mit neuer Motivation sowie einem klaren Ziel vor Augen aus dem Raum gehen und sich dafür gewappnet fühlen, anstehende Aufgaben erfolgreich zu meistern.

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch

Halten Sie im Gespräch getroffene Vereinbarungen fest. In Personio ist das Protokoll für die Gesprächsteilnehmer jederzeit einsehbar. Neu gesteckte Ziele können Sie anhand passender KPIs in die Performance-Kontrolle einfließen lassen; bei leistungsbezogener Bonusabrechnung koppeln Sie die Mitarbeiterperformance einfach an die Gehaltsabrechnung.

Reflektieren Sie nach dem Gespräch, ob der Austausch für beide Seiten gewinnbringend war und setzen Sie mögliche Verbesserungen direkt um. So sind Sie bestens dafür gewappnet, das nächste Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Sie wollen mehr erfahren? Lesen Sie in unserem Blog, welche 5 Fehler Sie in Mitarbeitergesprächen unbedingt vermeiden sollten.

Download: Leitfaden zum Mitarbeitergespräch
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