Die elektronische Personalakte: Inhalte online verwalten

Die Vorteile einer elektronisch geführten Personalakte sind vielfältig: kein Papierchaos mehr, unkomplizierter Zugriff vom Computer aus, mögliche Anbindung an Buchhaltungssoftware und einiges mehr. Mit Personio verwalten Sie die Inhalte der Personalakte nach spezifischen Gesichtspunkten und passen deren Struktur genau den Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Personalakteninhalt: Was gehört hinein?

In einem Unternehmen wird in der Regel für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt. Der Inhalt bildet sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ab. Dazu gehören zum Beispiel personalbezogene Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung. Auch die Dokumentationen über Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen können hier hinterlegt sein.

Alles, was die Privatsphäre – etwa den gesundheitlichen Zustand des Angestellten – betrifft, darf dagegen nicht Inhalt der Personalakte sein. Darüber hinaus sind sämtliche Daten vertraulich zu behandeln und jeder Mitarbeiter muss auf Wunsch Einsicht in seine Personalakte erhalten.

Laut Gesetz darf nur eine Personalakte geführt werden. Ist das Führen einer zweiten Personalakte aufgrund der betrieblichen Gegebenheiten erforderlich, muss der Arbeitnehmer darüber umgehend informiert werden. Denn nur in diesem Fall kann er von seinem gesetzlich verankerten Einsichtsrecht oder Entfernungsansprüchen Gebrauch machen.

Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Sicherheit der Personalakte und ihrer Inhalte. Das Gesetz verpflichtet Sie als Unternehmer im Rahmen der Fürsorgepflicht zum höchstmöglichen Schutz aller in der Personalakte abgelegten Daten. Zugriff erhält nur ein ausgewählter kleiner Kreis. Eine Maßnahme, die für Personalakten in Papierform oft schwer realisierbar ist. Wesentlich größeren Schutz der Daten bieten digitale Personalakten, da der Administrator die Zugriffsrechte durch ein striktes Rechtemanagement vergibt.

Details zum Inhalt der Personalakte

Zu den personalbezogenen Unterlagen zählen alle den Arbeitnehmer persönlich betreffenden Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse oder erforderliche amtliche Führungszeugnisse. Eine medizinische Beurteilung durch den Betriebsarzt ist ebenfalls als Inhalt der Personalakte erlaubt. Nicht erlaubt ist jedoch nach §8 Abs. 1 ASiG die Hinterlegung der Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen. Diese muss der Betriebsarzt unter Wahrung der Schweigepflicht aufbewahren.

Vertragsbezogene Unterlagen setzen sich aus Arbeitsverträgen und damit verbundenen zusätzlichen Vereinbarungen, Erklärungen des Arbeitnehmers über Nebenbeschäftigungen und dem Kündigungsschreiben zusammen.

Die Sozialversicherungsunterlagen bestehen aus allen Informationen zur Sozialversicherung und enthalten den Sozialversicherungsausweis sowie die Anmeldung zur Krankenkasse und andere damit verbundene Nachweise.

Gehalts- und Lohnbescheinigungen sowie alle Lohnsteuerunterlagen bilden die Kategorie Steuerunterlagen, während Kopien von Führerschein, Schwerbehindertenausweis oder Scheidungsurteil amtliche Urkunden darstellen.

In der Kategorie „Sonstige Unterlagen“ befinden sich alle Fortbildungs-Nachweise, der allgemeine Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Abmahnungen und mögliche Gegendarstellungen durch den Arbeitnehmer.

Diese Unterlagen sind kein Inhalt der Personalakte

Zusätzlich zu den genannten Unterlagen gibt es im Zusammenhang mit einem Arbeitnehmer zahlreiche Informationen und Dokumente, die auf keinen Fall zum Personalakte Inhalt zählen oder die Sie dort nur in Ausnahmefällen hinterlegen dürfen.

So kann eine Krankmeldung zwar statistisch erfasst werden, darf aber keinesfalls in einer Personalakte hinterlegt werden. Eine Ausnahme bilden sogenannte auffällige Krankschreibungen, bei denen der berechtigte Verdacht besteht, dass die Krankschreibung aus anderen Gründen als Krankheit erfolgte. Auch Informationen über eine Alkoholsucht dürfen nicht in jedem Fall zum Inhalt der Personalakte werden. Ein entsprechender Eintrag ist nur dann gestattet, wenn sich der Alkoholismus nachweislich auf die Tätigkeit im Unternehmen auswirkt.

Dazu gibt es unter dem Aktenzeichen 9AZR 271/06 vom 12.09.2006 ein interessantes Urteil des Bundesarbeitsgerichts. Ein Arbeitnehmer forderte seinen Arbeitgeber über den Klageweg auf, die Aufzeichnungen zu seiner Alkoholerkrankung und den damit verbundenen Dokumenten gesondert und nicht als Personalakte Inhalt aufzubewahren. Diese Forderung wurde vom Gericht abgewiesen.

Arbeitnehmer besitzen ein Einsichtsrecht in die Inhalte der Personalakte

Laut Gesetz hat jeder Arbeitnehmer das Recht zur Einsicht in seine Personalakte. Dabei kann er dieses Recht zu jeder Zeit und ohne Voranmeldung in Anspruch nehmen. Genauso ist jeder Mitarbeiter des Unternehmens dazu berechtigt, die Inhalte seiner Personalakte oder Teile davon zu kopieren oder Notizen zu erstellen. Eine Regelung, die durchaus im Sinne beider Partner, dem Unternehmen und dem Mitarbeiter ist.

Die einzige Problematik an dieser Regelung ist der erhöhte Arbeitsaufwand für die Personal-Sachbearbeiter, da sie zum Ausheben der Akte ihre Arbeit oft spontan unterbrechen müssen. Zeitgleich verlässt der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz. In Summe gesehen wirkt sich diese an sich positive Regelung nachteilig auf die Effizienz aus. Vor allem bei in Papier geführten Personalakten oder nur teilweise digitalisierten Personalkonten.

Anders präsentiert sich diese Situation, wenn die digitale Personalakte vollständig in das Unternehmen implementiert ist. Denn in diesem Fall hat der Mitarbeiter, abhängig vom Arbeitgeber, grundsätzlich Zugriff auf seine Personalakte und alle Inhalte.

Die Vorteile dieser Lösung:

  • Effizienter Prozess bei der Einsicht in die Personalakte und ihre Inhalte durch Mitarbeiter.
  • Vertrauensbildende Maßnahme, da die in der Personalakte enthaltenen Informationen für den betroffenen Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind.
  • Nährboden für Mutmaßungen und daraus entstehende Gerüchte oder Unzufriedenheit wird entzogen.

Einführung in die elektronische Personalakte von Personio

Die HR-Software Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale Personalakten Ihrer Mitarbeiter online zu führen. Sämtliche Dokumente, Daten und Informationen können Sie direkt im System hinterlegen, so sind sie jederzeit für alle befugten Personen einsehbar. Machen Sie die Akten ganz oder teilweise den betreffenden Mitarbeitern zugänglich und verknüpfen Sie sie bei Bedarf mit anderen Funktionen von Personio.

Indem Sie die Inhalte der Personalakte mit anderen Bereichen der HR-Software verknüpfen, sparen Sie sich viele zeitraubende Zwischenschritte. Die für die jeweilige Aufgabe relevanten Daten lassen sich komfortabel abgerufen und müssen nicht manuell in ein fremdes Programm eingegeben werden. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehlerquellen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu Teilen der digitalen Personalakte. Eine kurze Einführung reicht im Allgemeinen dafür, die Funktionen zu erläutern, die sich im Rahmen des Employee Self Service (ESS) nutzen lassen. Dazu gehören zum Beispiel die Beantragung von Urlaub oder die Arbeitszeiterfassung, die Ihre Mitarbeiter mithilfe der Software selbst durchführen.

Doch die Personalakte kann nicht nur starre Inhalte Abbilden, Sie können sie auch als Werkzeug für die Koordinierung von Terminen nutzen. So können Sie dank der praktischen Kalenderverknüpfung über den Mitarbeiterbereich zum Beispiel die Teilnehmer eines Meetings einladen oder Termine für Feedbackgespräche vergeben. Und die Erinnerungsfunktion macht Sie ganz automatisch auf anstehende Geburtstage oder den Ablauf wichtiger Fristen aufmerksam.

Personalakten digital verwalten
  • Weniger Verwaltungsaufwand
  • Übersichtliche Dokumentenverwaltung
  • Individuell konfigurierbare Zugriffsrechte