Einsicht in die Personalakte: Was der Arbeitnehmer darf

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies meist aufwändig. Personalverantwortliche  müssen bereit stehen, wenn der Mitarbeiter anklopft. Einfacher ist die Einsicht bei digitalen Personalunterlagen. Die Mitarbeiter rufen ihre Daten bequem am Computer oder Smartphone auf – der Aufwand für die Personalabteilung verringert sich dadurch deutlich.

Was das Gesetz sagt

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen. Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente, Vermerke oder Änderungen zu informieren, ist der Wunsch eines Mitarbeiters nach Akteneinsicht nachvollziehbar.

Bei Einsicht in die Personalakte hat der Mitarbeiter einen Anspruch darauf, alle vorhandenen Unterlagen und Dokumente sehen zu können. Er darf sich während der Einsicht außerdem Kopien der in der Personalakte hinterlegten Unterlagen und Notizen machen. Allerdings hat er keinen Rechtsanspruch auf die Überlassung der Personalakte selbst, er kann sie also nicht gegen den Willen des Arbeitgebers mit nach Hause nehmen. Möchte der Mitarbeiter die Inhalte seiner Personalakte kontrollieren, hat er lediglich das Recht, dies in einem vom Arbeitgeber oder dessen Vertreter (also in der Regel dem Vorgesetzten oder einem HR-Mitarbeiter) definierten Raum zu tun.

Regeln für die Einsichtnahme festlegen

Grundsätzlich kann eine Betriebsvereinbarung regeln, wie oft der Arbeitnehmer Einsicht nimmt. Dabei geht es etwa um Häufigkeit, Ort oder genaue Durchführung der Einsichtnahme. Die Option einer solchen Betriebsvereinbarung ist wie das allgemeine Recht auf Einsicht in die Personalakte durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) festgelegt.

Stellen Sie sich vor, das geschähe im Hintergrund und in der Personalabteilung kommen keine Anfragen mehr an? Mit digitalisierten Personalakten ist das möglich. Über seinen Account kann der Mitarbeiter jederzeit Einsicht in seine Personalakte nehmen; bestimmte Daten kann er selbst anpassen. Auch der Sachbearbeiter findet jede Akte per Klick und ändert Einträge in Sekundenschnelle.

Wenn der Mitarbeiter etwas ändern will

Häufig besteht ein konkreter Anlass dafür, die Personalakte einsehen zu wollen, zum Beispiel die Befürchtung, sie könne fehlerhafte Angaben unter den Mitarbeiterdaten enthalten. Meist reicht ein Gespräch dazu aus, falsche Informationen zu berichtigen oder dem Mitarbeiter die Einträge nachvollziehbar zu erklären. Im äußersten Fall hat der Arbeitnehmer jedoch das Recht, dass der Arbeitgeber bestimmte Inhalte der Akte entfernt oder eine Gegendarstellung hinzufügt. Kommt das Unternehmen diesem Wunsch nicht nach, kann er die Forderung vor Gericht geltend machen.

Mitarbeiter können HR entlasten

Neue Adresse, neue Bankverbindung, neue Sozialversicherungsnummer? Kommt vor, leider nicht nur bei einem Angestellten. Wenn jedes Mal HR ran muss, kostet das Zeit und Nerven. Muss nicht sein, wenn es eine digitale Personalakte für Mitarbeiter gibt. Darin können sie ihre Informationen selbst eintragen und einsehen. Per Klick hat auch HR Zugriff drauf und jeder, der dazu berechtigt ist. Employee Self Service stellt eher sicher, dass Daten korrekt sind, denn die Mitarbeiter selbst wissen am besten, welche Hausnummer ihre Straße hat. Positiver Nebeneffekt: HR stellt Transparenz her, das kommt bei Mitarbeitern gut an.

Sie wollen Ihren Mitarbeitern zukünftig direkten Einblick in die eigene Personalakte ermöglichen? Lernen Sie jetzt die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Personalakte kennen.

Vorteile der digitalen Personalakte
  • Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort
  • Einsicht jederzeit möglich
  • Individuelles Rechtemanagement