Einsicht in die Personalakte: Was der Arbeitnehmer darf

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies meist aufwändig. Personalverantwortliche  müssen bereit stehen, wenn der Mitarbeiter anklopft. Einfacher ist die Einsicht bei digitalen Personalunterlagen. Die Mitarbeiter rufen ihre Daten bequem am Computer oder Smartphone auf – der Aufwand für die Personalabteilung verringert sich dadurch deutlich.

Was das Gesetz sagt

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen.

Einsicht in die Personalakte in 4 W-Fragen

1. Wer darf einsehen?

  1. Allem voran steht dem Arbeitnehmer die uneingeschränkte Einsicht in seine Personalakte zu. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn es keinen Betriebsrat oder keine Betriebsratsfähigkeit des Arbeitgeberbetriebes gibt.
  2. Der Betriebsrat, falls vorhanden, darf nicht eigenständig in die Personalakte schauen. Ein einzelnes Mitglied darf laut § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG bei der Einsicht dabei sein, sofern der Arbeitnehmer ihn darum bittet. Das Betriebsrat-Mitglied unterliegt einer Schweigepflicht, sofern der Arbeitnehmer ihn hiervon nicht entbindet.
  3. Aus dem Unternehmen bzw. dem Betrieb sollten nur Mitarbeiter, die Personalentscheidungen zu fällen haben, Einblick in die Personalakte haben.
  4. Dritte Personen außerhalb des Unternehmens oder Betriebs, z. B. Anwälte, können die Personalakte nur unter engen Voraussetzungen einsehen.
Arbeitnehmer bei der Einsicht in seine Personalakte

2. Was darf eingesehen werden?

Der Arbeitnehmer hat uneingeschränkte Einsichtsrechte in seine Personalakte. Dazu gehören auch die hoch sensiblen Daten und Dokumente, die sich nicht direkt in der Personalakte befinden, z. B. die BEM-Akte.

3. Wann darf die Einsicht erfolgen?

Kurz gesagt: zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen. Der Arbeitgeber muss ihm gewähren, dies während seiner Arbeitszeit und bei fortlaufender Entgeltzahlung tun zu dürfen. Der Arbeitnehmer sollte aber aus Rücksicht vermeiden, zu Stoß-/Unzeiten und zu oft in die Akte blicken zu wollen.

4. Warum wollen Mitarbeiter in die Akte schauen?

Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente, Vermerke oder Änderungen zu informieren, ist der Wunsch eines Mitarbeiters nach Akteneinsicht nachvollziehbar.

Die Personalakte umfasst alle Informationen und Unterlagen, die der Arbeitgeber über den Mitarbeiter hat. Dabei kommen aber nur solche Daten in die Akte, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Sehr sensible Daten, z. B. zu Krankheiten oder Fehltritten, dürfen nicht in der formellen Akte stehen, sondern müssen außerhalb aufbewahrt werden. Trotzdem darf der Arbeitnehmer diese Unterlagen bei Bedarf einsehen.

Häufig besteht ein konkreter Anlass dafür, die Personalakte einsehen zu wollen. Das kann zum Beispiel die Befürchtung sein, die Akte könne fehlerhafte Angaben enthalten. Meist reicht aber ein Gespräch dazu aus, falsche Informationen zu berichtigen oder dem Mitarbeiter die Einträge nachvollziehbar zu erklären.

Wenn der Mitarbeiter etwas ändern will

Im äußersten Fall hat der Arbeitnehmer das Recht, dass der Arbeitgeber bestimmte Inhalte der Akte entfernt oder eine Gegendarstellung hinzufügt. Kommt das Unternehmen diesem Wunsch nicht nach, kann er die Forderung vor Gericht geltend machen.

Was der Arbeitnehmer nicht darf

Ihr Mitarbeiter darf seinem Anwalt nicht explizit erlauben, Kopien von den Dokumenten zu machen. In diesem Fall dürfen Sie als Arbeitgeber eine Einsicht des Anwalts in die Personalakte verweigern. Hinweis: Der Mitarbeiter selbst darf hingegen Kopien von den Unterlagen und Notizen machen.

Zudem darf der Arbeitnehmer seine Personalakte nicht mit nach Hause nehmen bzw. aus dem Büro entfernen. Auch die Einsicht selbst muss im Unternehmen bzw. Betrieb geschehen. Dies gilt laut § 83 BetrVG auch für Betriebe ohne einen Betriebsrat.

Legen Sie Regeln für die Einsichtnahme fest

Grundsätzlich kann eine Betriebsvereinbarung, ein Tarifvertrag oder andere Sonderregelungen regeln, wie die Modalitäten für die Einsicht in die Personalakte aussehen.

Diese bestimmen dann zum Beispiel Häufigkeit, Ort oder genaue Durchführung der Einsichtnahme. Die Option einer solchen Betriebsvereinbarung ist wie das allgemeine Recht auf Einsicht in die Personalakte durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) festgelegt.

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