Einsicht in die Personalakte: Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies meist aufwändig. Sie müssen bereitgehalten und dem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Einfacher ist die Einsicht bei digitalen Personalunterlagen. Die Mitarbeiter rufen ihre Daten bequem am Computer oder Smartphone auf – der Aufwand für die Personalabteilung verringert sich dadurch deutlich.

Regelungen zur Einsicht in die Personalakte

Bei Personalakten ist das Einsichtsrecht in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat der Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen. Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente, Vermerke oder Änderungen zu informieren, ist der Wunsch eines Mitarbeiters nach Akteneinsicht nachvollziehbar. Und nicht selten führen Missverständnisse zu einem Akteneintrag, den der Mitarbeiter andernfalls niemals zur Kenntnis nehmen würde. Es ist dem Arbeitnehmer überlassen, ob, wie oft und wann er von diesem Recht Gebrauch macht. Eine bestehende Betriebsvereinbarung kann allerdings Einschränkungen machen.

Bei Einsicht in die Personalakte hat der Mitarbeiter einen Anspruch darauf, alle vorhandenen Unterlagen und Dokumente sehen zu können. Er darf sich während der Einsicht außerdem Kopien der in der Personalakte hinterlegten Unterlagen und Notizen machen. Allerdings hat er keinen Rechtsanspruch auf die Überlassung der Personalakte selbst, er kann sie also nicht gegen den Willen des Arbeitgebers mit nach Hause nehmen. Möchte der Mitarbeiter die Inhalte seiner Personalakte kontrollieren, hat er lediglich das Recht, dies in einem vom Arbeitgeber oder dessen Vertreter (also in der Regel dem Vorgesetzten oder einem HR-Mitarbeiter) definierten Raum zu tun. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat der Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 1 des BetrVG das Recht, dass ihn ein Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme begleiten darf. Letzteres ist dazu verpflichtet, alle Informationen absolut vertraulich zu behandeln.

Betriebsvereinbarung zur Einsichtnahme in die Personalakte

Gerade in großen Unternehmen könnte es den Tagesablauf der Personal-Sachbearbeiter nachhaltig stören, würden Mitarbeiter jederzeit ihre Personalakten einsehen wollen. Eine zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber getroffene Betriebsvereinbarung darf das Recht auf Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer zwar nicht beschränken oder ausschließen, aber in einem vertretbaren Rahmen regeln: Dabei geht es etwa um Häufigkeit, Ort oder genaue Durchführung der Einsichtnahme. Die Option einer solchen Betriebsvereinbarung ist wie das allgemeine Recht auf Einsicht in die Personalakte durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) festgelegt.

Arbeiten Unternehmen ausschließlich mit digitalisierten Personalakten, kann ein Mitarbeiter über seinen Account jederzeit Einsicht in seine Personalakte nehmen. Intelligente Software-Lösungen ermöglichen sogar, dass der Mitarbeiter bestimmte Daten ggf. selbst anpasst. Auch der Sachbearbeiter profitiert davon: Er findet die Akte jedes Mitarbeiters auf Knopfdruck und ändert Einträge in Sekundenschnelle.

Entfernungsansprüche und Stellungnahmen nach Einsicht in die Personalakte

Häufig besteht ein konkreter Anlass dafür, die Personalakte einsehen zu wollen, zum Beispiel die Befürchtung, sie könne fehlerhafte Angaben unter den Mitarbeiterdaten enthalten. Meist reicht ein Gespräch dazu aus, falsche Informationen zu berichtigen oder dem Mitarbeiter die Einträge nachvollziehbar zu erklären. Im äußersten Fall hat der Arbeitnehmer jedoch das Recht, dass der Arbeitgeber bestimmte Inhalte der Akte entfernt oder eine Gegendarstellung hinzufügt. Kommt das Unternehmen diesem Wunsch nicht nach, kann er die Forderung vor Gericht geltend machen.

Die digitale Personalakte
  • Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort
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  • Individuelles Rechtemanagement