Arbeitszeitkonto: Das müssen Arbeitgeber wissen

In der einen Abteilung machen die Mitarbeiter zu viele Überstunden und in der anderen zu wenig? Und Sie müssen den Überblick behalten. Insbesondere in Betrieben, die Schichtarbeit leisten, oder in Unternehmen, die Gleitzeit oder Kernanwesenheitszeiten praktizieren, ist ein Arbeitszeitkonto deswegen unerlässlich.

Aber von vorn: Was ist ein Arbeitszeitkonto überhaupt?

Ein Arbeitszeitkonto ist ein Instrument, mit dem Arbeitgeber flexible Arbeitszeitmodelle umsetzen können. Mitarbeiter können vorübergehend mehr oder weniger arbeiten als vertraglich vereinbart und die Über- oder Fehlstunden später ausgleichen. Das monatliche Entgelt bleibt dabei gleich.

Wie funktioniert es generell?

Das Arbeitszeitkonto (kurz: Azk) funktioniert wie ein Sparbuch, nur dass damit anstatt Geld das Zeitguthaben des Mitarbeiters verwaltet wird. Arbeitet ein Mitarbeiter wegen guter Auftragslage oder eines dringenden Auftrages länger als vereinbart, werden seine Überstunden als Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto eingetragen. Diese kann er zu anderen Zeiten “abfeiern”, also durch zusätzliche Freizeit ausgleichen.

Andersherum funktioniert das Arbeitszeitkonto genauso. Leistet ein Mitarbeiter weniger als seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit und macht somit Minusstunden, rutscht das Konto ins Minus und er muss später zusätzliche Arbeit leisten, um den Zeitsaldo auszugleichen.

Für wen sind Arbeitszeitkonten sinnvoll?

Laut einer Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung führten 2016 35 Prozent aller Betriebe Arbeitszeitkonten. 56 Prozent der Beschäftigten nutzen ein solches Arbeitszeitkonto. Diese Zahlen haben sich innerhalb der letzten 20 Jahre fast verdoppelt.

Allein an dieser Entwicklung ist zu erkennen, dass Arbeitszeitkonten für die moderne Arbeitswelt ein sinnvolles Instrument sind. Sie lohnen sich insbesondere für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern folgende Arbeits- bzw. Arbeitszeitmodelle anbieten:

  • Gleitzeit (mit Kernarbeitszeit) und Funktionszeit (ohne Kernarbeitszeit)
  • Schichtarbeit
  • zur Arbeitszeitkontrolle im Home Office
  • Jahresarbeitszeit
  • Rufbereitschaft
  • Flexible Teilzeitmodelle

Auch Unternehmen mit saisonal stark schwankender Auftragslage profitieren von Arbeitszeitkonten. Dazu zählen zum Beispiel Gartenbauunternehmen, Gastronomiebetriebe mit Biergarten, Betreiber von Skiliften und viele mehr. Während in der Hochsaison viel Mehrarbeit geleistet werden muss, ist das Personal in der Nebensaison oft nicht ausgelastet – oder bleibt gleich zu Hause. Um dies auszugleichen, können Jahresarbeitszeitkonten nützlich sein.

Bei Mitarbeitern mit gleichbleibend festen Arbeitszeiten, die nur in Ausnahmefällen Überstunden leisten müssen, kann dagegen auf ein Arbeitszeitkonto verzichtet werden.

Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem Projekt.

Unternehmen haben Nachholbedarf

Der BAuA Arbeitszeitreport 2018 zeigt: Mitarbeiter sind zufriedener, wenn sie ihre Arbeitszeiten flexibel planen können. Allerdings sagt nur knapp die Hälfte der Beschäftigten (45 %), dass sie dies momentan der Fall ist.

Arbeitszeitkonten: Welche Arten gibt es?

Arbeitszeitkonten können grundsätzlich nach ihrer zeitlichen Ausrichtung in zwei Kategorien eingeteilt werden: Kurzzeit- und Langzeitkonten.

Kurzzeitkonten

Diese Konten müssen in der Regel innerhalb eines Jahres ausgeglichen sein, oder anders ausgedrückt: zum Jahresende auf Null stehen. Den Ausgleichszeitraum kann ein Arbeitgeber frei festlegen, auch kürzere Zeiträume wie drei oder sechs Monate sind gängig.

Mit solchen Konten können Arbeitgeber flexible Arbeitszeitmodelle anbieten und wiederkehrende Schwankungen des Arbeitsaufkommens ausgleichen.

Folgende Arten an Kurzzeitkonten gibt es:

Überstundenkonto
Auf einem Überstundenkonto werden mehr oder weniger geleistete Arbeitsstunden eines Mitarbeiters erfasst, ohne dass damit explizit flexible Arbeitszeiten verbunden sind. Eventuelle Überstunden kann der Mitarbeiter in Absprache mit seinem Vorgesetzten abfeiern oder sich finanziell vergüten lassen.

Gleitzeitkonto (Kern-, Rahmen-, Funktionsarbeitszeiten)
Bei der Gleitzeit gibt es meist eine Kernarbeitszeit, in der der Arbeitnehmer anwesend sein muss. Die Arbeitsstunden (Arbeitsbeginn und -ende) um diese Kernzeit herum können variieren. Manche Unternehmen geben fixe wöchentliche oder monatliche Arbeitsstunden vor, die der Mitarbeiter dann eigenverantwortlich einteilen kann.

Arbeitszeitkorridor
Hier hat der Arbeitgeber die Möglichkeit – je nach Auftragslage und innerhalb eines festgelegten Rahmens –, die wöchentlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu variieren. Dies muss er frühzeitig ankündigen. In einer Betriebs-/Dienstvereinbarung kann nach § 6 Abs. 6 TVöD ein Korridor von bis zu 45 Stunden festgesetzt werden.

Um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer seine vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden leistet, wird ein Arbeitszeitkonto geführt. Ergibt sich in einem bestimmten Zeitrahmen ein Plus für den Mitarbeiter, kann er die zusätzlichen Stunden abfeiern. Für Schicht- oder Wechselschichtarbeit ist dieses Modell nicht geeignet.

Das Ampelkonto – leicht verständliche Umsetzung eines Arbeitszeitkontos
Das Ampelkonto – leicht verständliche Umsetzung eines Arbeitszeitkontos

Langzeitkonten

Langzeitkonten, auch Lebensarbeitszeitkonten genannt, haben einen Horizont von mehr als 12 Monaten. Es gibt keine zeitliche Beschränkung, bis wann das Arbeitszeitkonto ausbalanciert werden muss. Der Mitarbeiter spart darauf längerfristig größere Mengen an Plusstunden an, die er für verschiedene Zwecke verwenden kann, zum Beispiel für

  • Frührente oder Altersteilzeit
  • eine vorübergehende Auszeit vom Beruf (“Sabbatical”)
  • verlängerte Elternzeit.

Betriebe nutzen Langzeitkonten ebenso als Instrument für die Beschäftigungssicherung. Ist die Auftragslage gut, leisten die Mitarbeiter Überstunden. Muss das Unternehmen in einer kommenden Krise Kurzarbeit einführen, können die Mitarbeiter zuerst die Überstunden aufbrauchen und erhalten weiterhin ihr reguläres Gehalt.

Solche Langzeitkonten werden teilweise auch in Form sogenannter Wertguthabenkonten bzw. Zeitwertkonten geführt. Arbeitnehmer können auf bestimmte Leistungen verzichten, wie zum Beispiel auf Überstundenvergütung, und darauf Geld für verschiedene Zwecke ansparen.

Der Arbeitsvertrag regelt Arbeitszeitkonten

Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto einführen, müssen Sie vertraglich festhalten, wie Ihr Unternehmen mit Plus- und Minusstunden umgeht. Zwei Punkte sollten Sie dabei besonders beachten:

Wie werden Über-/Minusstunden ausgeglichen?
Wenn dies über Freizeit oder Mehrarbeit passiert, muss geregelt sein, in welchem Zeitraum diese abgegolten werden müssen. Das kann beispielsweise wochenweise, monatlich oder quartalsweise sein, sollte aber in jedem Fall innerhalb eines Jahres geschehen.

Einige Unternehmen vergüten ein Plus auf dem Arbeitszeitkonto durch Auszahlung von Überstundenboni. Auch hierfür sind feste vertragliche Vereinbarungen notwendig.

Wie viele Über-/Minusstunden darf ein Mitarbeiter höchsten machen? Die Höchstgrenze darf/kann jedes Unternehmen selbst bestimmen. Es sollte wirtschaftlich immer möglich sein, den Wegfall der Arbeitskraft oder den finanziellen Mehraufwand durch den Arbeitszeitausgleich zu kompensieren.

Vor- und Nachteile eines Arbeitszeitkontos

Die Vorteile

Mehr Flexibilität für den Arbeitgeber:
Durch Arbeitszeitkonten können Arbeitgeber flexibel auf saisonale und konjunkturelle Schwankungen reagieren, ohne jeweils Mitarbeiter einstellen oder entlassen zu müssen. Gibt es viel Arbeit, bleiben die Mitarbeiter länger. Stehen die Maschinen still, dürfen alle früher nach Hause. Das Gehalt bleibt dabei konstant und ist für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer besser planbar.

Mehr Flexibilität für den Arbeitnehmer:
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern den Wunsch nach flexibler Arbeitszeit und besserer Work-Life-Balance erfüllen. Arbeitnehmer können sich Zeit weitgehend frei einteilen, sind dadurch zufriedener und motivierter. Sie können die Arbeitszeit an die Erfordernisse ihrer Aufgaben anpassen und werden produktiver. Den Freizeitausgleich können sie für private Verpflichtungen nutzen, was sich positiv auf das Familienleben auswirken kann.

Mitarbeiter müssen keine verdeckten Überstunden leisten, sondern erhalten einen Ausgleich für Mehrarbeit. Sie fühlen sich fair behandelt.

Die Nachteile

Gesundheitsrisiko für Mitarbeiter:
Grundsätzlich bergen Arbeitszeitkonten die Gefahr, dass Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum viele Überstunden ansammeln (müssen). Dauerhaft lange Arbeitszeiten können die psychische und körperliche Gesundheit der Mitarbeiter belasten. Außerdem können hohe Bestände an Überstunden ein finanzielles Risiko für Arbeitgeber darstellen: Überstunden sind Gehaltsforderungen der Arbeitnehmer gegenüber ihrem Unternehmen.

Erhöhtes Konfliktpotenzial:
Arbeitszeitkonten können Mitarbeiter dazu verleiten, ohne Grund Überstunden anzusammeln, um sich an bestimmten Tagen frei nehmen zu können. Unterschiedliche Interessen von Arbeitgebern und -nehmern, wann Überstunden auf- und abgebaut werden sollen, führen immer wieder zu Konflikten.

Ein implizites Muss:
Ein Arbeitszeitkonto bedeutet für den Arbeitnehmer implizit, dass er dazu verpflichtet ist, Überstunden zu leisten. Dabei gehen Arbeitszeitkonten nicht zwangsläufig mit mehr Flexibilität für Arbeitnehmer einher, was zu Unzufriedenheit führen kann.

Arbeitszeitkonten: Auf das Wie kommt es an

Das Gesetz schreibt keine besondere Methode vor, wie Sie Arbeitszeitkonten führen sollten. Das entscheiden Sie. Es gibt lediglich die Vorgabe, dass alle Vorgänge auf den Arbeitszeitkonten lückenlos dokumentiert und die Dokumentation zwei Jahre lang aufbewahrt werden muss.

Das schafft faire Bedingungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Allerdings bedeutet das ebenfalls einen hohen bürokratischen Aufwand für den Arbeitgeber.

Dieser kann aber mit Hilfe einer gut strukturierten HR-Software wie Personio auf ein Minimum reduziert werden. Denn Personio unterstützt durch eine gute Dokumentation der Arbeitszeit, schafft Überblick und ermöglicht, rechtzeitig auf zu viele oder wenige Über-/Minusstunden zu reagieren. Überzeugen Sie sich selbst und startet Sie hier Ihre 14-tägige Testphase.

Arbeitszeitkonto im Arbeitsrecht

Arbeitszeitkonten bringen einiges an Flexibilität mit sich, unbegrenzt ist diese jedoch nicht. Folgende gesetzliche Rahmenbedingungen gelten für flexible Arbeitszeitmodelle:

  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben, müssen Sie ihn bei der Entscheidung über ein Arbeitszeitkonto einbeziehen. Auch die Art des Arbeitszeitkontos bestimmt der Betriebsrat mit.
  • Beachten Sie bei Schwangeren, Stillenden und Jugendlichen die Höchstarbeitszeit gemäß §8 JArbSchG und §8 MuSchG.
  • Mitarbeiter dürfen die vorgeschriebene werktägliche Höchstarbeitszeit von acht und in Ausnahmefällen zehn Stunden nicht überschreiten – inklusive Überstunden.
  • Mitarbeiter müssen die vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitseinsätzen einhalten.
    In bestimmten Branchen (zum Beispiel Lastkraftfahrer oder Pflegepersonal), für Minderjährige, Auszubildende, Schwangere und Mütter gelten jeweils besondere Arbeitszeitregelungen.
  • Laut Mindestlohngesetz dürfen die angesammelten Überstunden bei Mindestlohnempfängern nicht mehr als die Hälfte der vereinbarten monatlichen Regelarbeitszeit betragen.

Weitere Informationen zum Arbeitszeitgesetz finden Sie hier.

Müssen Arbeitgeber Arbeitszeitkonten führen?

Noch besteht keine Pflicht, Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter zu führen.
Nur für Minijobber und in einigen Branchen ist die Arbeitszeiterfassung laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz vorgeschrieben. Allerdings müssen Arbeitgeber Mehrarbeit ihrer Mitarbeiter stets dokumentieren – also alles, was über die erwähnten acht Stunden pro Tag hinausgeht.

Jetzt kommt das Aber: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 14. Mai 2019 einen Beschluss veröffentlicht, der Unternehmen bald zur systematischen und sicheren Zeiterfassung verpflichtet. Wann und in welcher Form entsprechende Gesetze in Kraft treten, steht allerdings noch nicht fest.

Lesen Sie in diesem Artikel alles zum Urteil und den Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

Wichtig: Arbeitszeitkonto vertraglich vereinbaren

Arbeitgeber dürfen Arbeitszeitkonten nicht unangekündigt einführen. Da ein Arbeitszeitkonto Arbeitnehmer verpflichtet, auf Anweisung Überstunden zu leisten, müssen diese zustimmen. Das heißt, im Arbeitsvertrag muss ein Passus zum Arbeitszeitkonto enthalten sein, alle damit verbundenen Regelungen rechtswirksam sind.

Dazu profitieren beide Seiten, wenn alle Konditionen des Arbeitszeitkontos, die Rechte und Pflichten schriftlich festgelegt, transparent und verständlich sind. Details sollten Sie jedoch nicht im Arbeitsvertrag regeln! Sie müssten sonst bei jeder Änderung alle Verträge anpassen.

Arbeitszeitkonto: Was in den Vetrag rein muss
Arbeitszeitkonto: Was vertraglich festgehalten werden muss

Regeln Sie die Einzelheiten in einer betrieblichen Vereinbarung und weisen Sie im Arbeitsvertrag darauf hin. Existieren Regelungen im Rahmen eines Tarifvertrages, nutzen Sie diese.

Ihre Betriebsvereinbarung sollte auf jeden Fall folgende Punkte zu den Arbeitszeitkonten umfassen:

  • Die maximal zulässigen Plus- und Minusstunden, die ein Mitarbeiter ansammeln darf.
  • Der Zeitraum, innerhalb dessen das Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden muss.
  • Regelungen, wann und wie Überstunden durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden können, und wer darüber entscheidet.
  • Bei Langzeitkonten sollten Sie detaillierte Informationen zu den Konditionen bereitstellen. Außerdem schreibt der Gesetzgeber vor, dass Mitarbeiter über die Maßnahmen zur Insolvenzsicherung informiert werden müssen.

Tipps für Arbeitgeber

Damit Sie die Vorteile und positiven Effekte von Arbeitskonten voll ausnutzen können, sollten Sie die folgenden Empfehlungen beachten:

Berücksichtigen Sie bei der Ausgestaltung des Arbeitszeitkonto die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer und bringen Sie beide in Einklang. Empfinden Ihre Mitarbeiter das Arbeitszeitkonto lediglich als Druckmittel zu mehr Überstunden, werden Sie kaum motiviert sein.

Legen Sie die Ober- und Untergrenzen für das Zeitguthaben anhand ihrer betrieblichen Anforderungen und den üblichen Schwankungen des Arbeitsaufkommens fest. Es sollten sich nie so viele Plus- oder Minusstunden ansammeln, dass ein Zeitausgleich praktisch unmöglich ist.

Beobachten Sie die Entwicklung der Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeiter beziehungsweise verpflichten Sie Ihre Führungskräfte, das zu tun. Rutscht ein Mitarbeiter zu weit ins Plus oder Minus, sollten gemeinsam Maßnahmen ergriffen werden.

Zu hohe Bestände an Überstunden oder Minusstunden über längere Zeit können Ihnen Hinweise darauf liefern, dass Sie Ihre Personalplanung anpassen müssen. Offensichtlich entspricht Ihre Mitarbeiterzahl nicht den aktuellen Anforderungen.

Der Gesetzgeber schreibt vor, Rücklagen zur Insolvenzsicherung von Langzeitkonten zu bilden, damit Arbeitnehmer nicht unverschuldet ihre über Jahre erarbeiteten Ansprüche verlieren.

Arbeitszeiten mit Personio dokumentieren

Ein schlagendes Argument mit 3 Vorteilen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Von der Stechuhr am Eingang bis hin zu eigenverantwortlich geführten Listen ist alles möglich. Effektiver als das Arbeitszeitkonto in der Excel-Tabelle ist die Dokumentation über Personio, dem HR-Betriebssystem für alle Personalprozesse.

Sämtliche Mitarbeiterinformationen laufen in Personio zentral zusammen und können direkt verarbeitet werden. So ist das Arbeitszeitkonto etwa automatisch mit der Lohnbuchhaltung, der Urlaubsverwaltung und der digitalen Personalakte verknüpft. Daraus ergeben sich u.a. Folgende Vorteile:

Vorteil 1

Im Arbeitszeitkonto von Personio werden die Plus- und Minusstunden minutengenau erfasst und können bei Bedarf abgefragt werden.

Vorteil 2

Durch die Verknüpfung mit der Lohnabrechnung können Gehälter der Arbeitszeit entsprechend angepasst werden, z. B. wenn Sie Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigen.

Vorteil 3

Auch ins Reporting, das verschiedene für das Personalmanagement relevante Aspekte dokumentiert, können Sie die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter integrieren.

So funktioniert’s in 2 Schritten

In Personio tragen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst ein, was allgemein als Employee Self Service bezeichnet wird.

  1. Sie loggen sich dafür ins Arbeitszeitkonto ein – das ist von jedem Computer aus möglich – und geben Beginn und Ende sowie Pausenzeiten eigenverantwortlich ein.
  2. Die Zeiten werden zum Beispiel vom direkten Vorgesetzten oder dem HR-Manager per Klick bestätigt.
Arbeitszeiterfassungssoftware Eingabemaske Zeiten

Eine individuelle Anpassung der Arbeitszeitenregelung innerhalb der Software ist möglich. Die Arbeitsstunden werden für jeden Tag automatisch errechnet.