8. Mai 2017 in Erfolgsgeschichten, HR Management

“Excel-Spreadsheets kannst du in die Tonne treten”

Warum man mit Excel Tabellen früher oder später an seine Grenzen stößt, verrät uns Max Bauermeister, VP Human Resources @wefox.

Hallo Max, schön, dass du dir Zeit nimmst, um uns über Personio bei wefox zu erzählen. Wann habt Ihr beschlossen, euch von Excel Spreadsheets zu verabschieden?

Wir sind jetzt ungefähr ein Jahr dabei und haben uns im Mai 2016 für Personio entschieden.

Damals hätten wir tatsächlich beinahe die Human Capital Management (HCM) Lösung eines großen amerikanischen Softwareunternehmens genommen. Doch in letzter Sekunde erhielten wir den Tipp, uns genauer mit Personio zu befassen.

Der kam dann anscheinend ja genau rechtzeitig. Wie konnte Personio euch schließlich überzeugen und sich gegen die Konkurrenz durchsetzen?

Das Preis-Leistungsverhältnis hat für uns absolut gestimmt und die Betreuung war astrein. Ausschlaggebend war vor allem die fantastische Unterstützung vom Mitgründer Ignaz. Wenn die Gründer in der Umsetzungsphase Ideen beisteuern und mit anpacken zeugt das von einer gewissen Flexibilität und verdeutlicht, dass Änderungswünsche operativ umgesetzt werden. Da fühlen wir, als agiles Startup, uns gut aufgehoben.

Im Anschluß an die Implementierung war dann schnell klar, dass sich das System perfekt als One-Stopp Solution für den gesamten Mitarbeiterzyklus eignet. Als nützlich erwies sich die Integration von den verschiedensten Recruiting Plattformen via Personio für den Deutschen Markt. Doch selbst bei kleineren Herausforderungen im Alltag, wie den Geburtstagserinnerungen, wird man perfekt unterstützt.

Sämtliche Google Kalendereinträge, Geburtstagslisten und die üblichen Excel-Spreadsheets kannst du dagegen in die Tonne treten.

Die komplette Story, wie wefox die Personalabteilung digitalisierte, lesen Sie  hier.

Das ist natürlich eine harte Aussage, aber wir freuen uns, dass auch die kleinen Personio Helfer wertgeschätzt werden. Nochmal kurz zum Anfang zurück: Warum habt Ihr euch ursprünglich nach einer HR-Lösung umgeschaut?

wefox ist in den letzten zwei Jahren stark gewachsen und wir hatten im Personalbereich Schwierigkeiten, die Prozesse über alle fünf Standorte hinweg zu überblicken. Es herrschte oft Datenchaos und Intransparenz. Wir wollten unsere Arbeit skalierbar machen. Im ersten Schritt ging es um Reportings und Personalkennzahlen. Wenn du die nicht hast, bist du beim Management Reporting oder während einer Due Diligence nur am rotieren zwischen diversen Spreadsheets.

Wenn ich dich richtig verstehe, hat Personio für wefox Einiges leichter gemacht?

Ja, das stimmt. Hinsichtlich Transparenzschaffung innerhalb komplexer Unternehmensstrukturen hilft Personio in vielerlei Hinsicht. Gebündelte Reports lassen sich jetzt für uns sowohl auf Länder als auch auf Firmenebene herunterbrechen und erleichtern es uns, fundierte Entscheidungen zu treffen. Fluktuations- und Krankhenstandreportings sind Indikatoren zur gesundheitlichen Lage des Unternehmens. Wenn es extreme Ausschläge in diesen Bereichen gibt, lassen sich per Ampelsystem Maßnahmen ableiten. Unsere Personalarbeit ist durch Personio transparenter und messbarer geworden.

Würdest du auch anderen Startups empfehlen, sich für Personio zu entscheiden?

Agile Startups brauchen in der Handhabung anpassbare Lösungen. Ein Startup muss in kurzen Iterationen quartalsweise Ziele setzen. Dafür wird ein System benötigt, dass die Prozesse detailliert abbildet. Wir konnten beispielsweise unser Quarterly Feedback und unser Feedback-Konzept eigenständig in Personio abbilden, um so die Abteilungs-Leads in die Pflicht zu nehmen. Zugänge und Rollenverteilung lassen sich jederzeit anpassen. So können wir die Struktur verändern, wann immer wir es brauchen und bei offenen Fragen auf die Customer Success Agents zurückgreifen.
Kein Unternehmen braucht mehr lästigen Spreadsheets, um z.B. Stammdaten zu erfassen oder die Onboarding-Workflows abzubilden. Also ja, eine Entscheidung für Personio ist eine richtige.

Die ganze Erfolgsgeschichte zum Nachlesen

Wie wefox eine neue HR Management Software einführte und so die Wachstumsschmerzen im Personalbereich in den Griff bekam.

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