15. Januar 2018 in E, Glossar

Employee Self Service

Employee Self Service

Trotz der fortschreitenden digitalen Transformation der Unternehmen arbeiten viel zu viele Personalabteilungen immer noch mit komplizierten Excel-Tabellen oder sogar Papier. Stammdatenänderungen von Mitarbeitern, Reise- und Urlaubsanträge werden manuell bearbeitet. Eine belastende und wenig effiziente Situation. Die Lösung heißt Employee Self Service, die softwaregestützte Mitarbeiter-Selbstbedienung an gezielt ausgewählten Daten, von der Unternehmen seit beinahe 20 Jahren profitieren.

Employee Self Service vereinfacht Prozesse

Der Fokus von Employee Self Service liegt auf der softwaregestützten Informationsgewinnung. Für diesen Zweck erhalten die Beschäftigten eines Unternehmens Zugriff auf im Vorfeld definierte Unternehmens- und Mitarbeiterdaten.

Stark vereinfacht erklärt: In einer zentralen Datenbank sind alle Daten hinterlegt. Auf diese greifen die Mitarbeiter über eine webbasierte Employe-Self-Service-Lösung (ESS) zu. Ein intelligentes Rechtesystem sorgt für die Sicherheit der Daten und schützt diese vor unbefugten Zugriffen.

Employee Self Service reduziert die Wahrscheinlichkeit fehlerhafter respektive nicht aktueller Stammdaten im Personalbereich und minimiert den administrativen Aufwand. So ergibt sich durch die automatisierte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung eine Win-Win-Situation. Denn für beide Seiten entfallen zum Teil umständliche Prozessschritte, wie beispielsweise das Ausfüllen und anschließende manuelle Verarbeiten von Änderungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen oder von Anmeldeformularen für Weiterbildungen.

Employee Self Service – eine mehrstufige Lösung

Employee Self Service weist, abhängig von Umfang und Art des Zugriffs auf die unterschiedlichen Daten, mehrere Stufen auf.

  • Informationsgewinnung von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten
  • Informationsgewinnung eigener Personaldaten
  • Verwaltung eigener Personaldaten
  • Genehmigungsprozesse starten

Bei der Informationsgewinnung von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten handelt es sich vor allem um allgemeine Informationen. Dazu zählen beispielsweise interne Telefonbucheinträge, Ausschreibungen für offene Positionen im Unternehmen oder Detailinformationen zu Betriebsvereinbarungen.

Anders gestaltet sich die Informationsgewinnung eigener Personaldaten. In diesem Fall greift der Mitarbeiter auf eine Auswahl oder alle in der digitalen Personalakte hinterlegten eigenen Personaldaten zu. Dazu zählt der Resturlaub gleichermaßen wie die Auflistung der geleisteten Überstunden oder Personalstammdaten.

Bereits der Vorgang der reinen Informationsgewinnung wirkt sich auf die Effizienz von Prozessen aus und reduziert das Arbeitsvolumen der Personalabteilung. Dieser Effekt erhöht sich mit einer umfangreicheren Employee-Self-Service-Lösung, mit der Mitarbeiter ihre eigenen Personaldaten verwalten und Genehmigungsprozesse starten. Die Automatisierung der Verarbeitung von Reise- und Urlaubsanträgen zählt genauso dazu wie automatische Buchungssysteme für Weiterbildungen, die nicht nur mit der Personalsoftware, sondern mit allen am Prozess beteiligten Abteilungen kommunizieren.

Rentabilität von Employee Self Service im Unternehmen

Unternehmen profitieren von der elektronischen Selbstbedienungslösung für Mitarbeiter. Erhebungen bestätigen diese Effekte, die sich seit der ersten Einführung des Employee Self Services zeigen. Personalverantwortliche verwiesen, im Vergleich zu den traditionellen Verfahren, auf verschiedene Einspareffekte.

  • 29 % Zeiteinsparung
  • 27 % Kostenreduzierung
  • 24 % geringere Fehlerquote
  • 22 % verbesserte Transparenz

Ältere Studien verweisen darauf, dass die Rentabilität einer Employee-Self-Service-Lösung erst ab einer Mitarbeiterzahl von 500 bis 1.000 Mitarbeitern in vollem Umfang gegeben ist. Da diese Studien jedoch aus jener Zeit stammen, als Software-as-a-Service-Lösungen weniger prominent waren, verliert sie an Aussagekraft. Denn durch innovative Lösungsansätze ist Employee Self Service auch für kleine und mittlere Unternehmen ein ideales Instrument zur Automatisierung und der damit verbundenen Prozessoptimierung.

Vorteile von Employee Self Service im Detail

Employee Self Service wirkt sich auf das gesamte Unternehmen und seine Prozesse positiv aus. Es erleichtert die Arbeit aller Mitarbeiter im Unternehmen, insbesondere der Personalabteilung. Vor allem die administrativen Tätigkeiten treten dadurch stark in den Hintergrund und eröffnen wichtige Freiräume für die Intensivierung der strategischen Arbeit im Personalbereich.

  • Standard-Arbeitsläufe und Prozesse sind vereinfacht und schneller abzuarbeiten.
  • Transparenz erhöht sich für Mitarbeiter signifikant; dies gilt für die eigenen Personaldaten genauso wie durch das selbstständige Aktivieren von Antragsprozessen.
  • Verwaltungskosten reduzieren sich durch den Wegfall zeitaufwendiger Einzelschritte.
  • Personalabteilungen werden von administrativen Tätigkeiten entlastet.
  • Personalaufgaben vereinfachen sich.
  • Signifikante Verbesserung der Datenqualität.
  • Abteilungsübergreifende Prozessoptimierung bei Personaldienstleistungen von HR.

All diese Vorteile wirken sich positiv auf den Gesamterfolg des Unternehmens aus. Dies gilt für die finanzielle Situation gleichermaßen wie für die Qualität der erbrachten Leistungen.

Mögliche Einschränkungen

Da es Unternehmen gibt, in denen nicht jeder Beschäftigte am Arbeitsplatz über einen Intranet Zugang verfügt oder regelmäßigen Zugriff auf einen PC hat, könnten diese Mitarbeiter vom Employee Self Service nicht profitieren. Dieses Problem ist mit der Installation von Terminals an zentral gelegenen Standorten im Unternehmen verhältnismäßig einfach lösbar.

Ein für viele Nutzer relevantes Thema ist die Datensicherheit. Vor allem für die in der digitalen Personalakte enthaltenen Informationen. Intelligente Rechtesysteme innovativer Employee-Self-Service-Lösungen bieten hier zuverlässigen Schutz vor unbefugtem Zugriff.