Einfacher als gedacht: So gelingt die Einführung von HR-Software in unter 6 Wochen

Frau klebt Zettel an Scheibe

Alles muss digitaler werden. So auch HR. HR-Experten und Unternehmenslenker zitieren gerne die digitale Transformation, die auch die Personalabteilung erfasst. Wenn A für die analoge HR-Welt und B für die digitale steht, dann stellt sich die Frage: Wie komme ich von A nach B? Wie lange dauert die Einführung von HR-Software, was kostet sie und welche Gefahren bestehen? Davon handelt dieser Artikel.

Über die Bedenken, die Personalverantwortliche bei der Einführung von HR-Software haben, und welche Antworten es darauf gibt, darüber spricht Antonio, Implementation Manager bei Personio, in diesem Video:

Wie kann ich mich auf die Einführung vorbereiten?

Wenn Personaler für die digitale Transformation des Unternehmens mitverantwortlich sind, ist das erst mal eine große Chance. Denn sie können sich als Gestalter des Wandels positionieren. Es bringt aber auch Risiken mit: Was, wenn die Transformation nur schleppend vorangeht oder gar scheitert? Um genau das zu verhindern, gibt es zwei wesentliche Punkte, die zu berücksichtigen sind, noch bevor die Entscheidung für eine Technologie gefallen ist:

  1. Kenne ich die Anforderungen von HR und der Organisation an das Personalmanagementtool?
  2. Habe ich das Tool getestet und verstanden?

Zu 1: Will ich möglichst alle administrativen Aufgaben digitalisieren und in einem Tool bündeln oder brauche ich eine digitale Lösung ausschließlich für mein Recruiting? Suche ich nach Technologie, die viele Funktionen hat, dafür komplex in der Handhabe ist oder wird Benutzerfreundlichkeit groß geschrieben? Derlei Fragen sollten Sie sich als Personaler stellen, bevor Sie HR-Technologie erwerben. Dabei geht es nicht nur um einzelne Funktionen, sondern auch darum, was hinter einem Tool steht. Will der Anbieter mittel- und langfristig das Recruiting revolutionieren oder will er HR-Mitarbeiter irgendwann ersetzen durch Roboter? Um Klarheit darüber zu bekommen, welche Personalsoftware für Sie passend ist, können Sie diesen Wegweiser herunterladen.

Beispiel: Es gibt Technologien mit sogenanntem Employee Self Service (ESS). Das heißt: Jeder, nicht nur HR, kann Informationen im Tool bearbeiten und einsehen (vorbehaltlich definierter Rechte). Diese Funktion ist zum einen praktisch, weil HR entlastet wird, sobald ein Mitarbeiter eine Adressänderung selbst vornehmen kann. Zum anderen steht ESS für mehr Transparenz und Eigenverantwortlichkeit. In anderen Worten: Sie kaufen, wenn Sie ESS kaufen, eine Einstellung in technischer sowie in organisatorischer Sicht.

Zu 2: Ob eine Technologie wirklich benutzerfreundlich ist, finden Sie nur heraus, wenn Sie diese testen. Dasselbe gilt für den Umfang und einzelne Funktionen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit zum Testen und binden Sie Kollegen, die maßgeblich damit arbeiten werden, ein – z. B. andere HR-Mitarbeiter. Wenn Sie nicht klar kommen oder eine Anleitung benötigen, dann ziehen Sie Kundenberater zu Rate. Jeder Anbieter sollte offen und willens sein, unter Berücksichtigung Ihrer Bedürfnisse einen Testlauf zu begleiten.

Damit die Einführung klappt, gilt es ein paar Punkte zu beachten: von der rechtzeitigen Kommunikation über Ressourcenplanung bis hin zur Konfiguration. Mit dieser Checkliste vergessen Sie nichts.

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Welche Ängste haben Personaler vor der Einführung?

Sie ist das Herzstück und soll den Wandel bringen, doch sie ist eben auch eine der größten Ängste: die Technik. Was, wenn ich sie nicht verstehe, wenn ich Fehler mache oder Funktionen falsch nutze? Hier gilt: Ist alles nicht so schlimm, die technischen Anforderungen sind niedriger als befürchtet. Außer … und hier kommt der Punkt von oben ins Spiel: Wenn die Lösung eine sehr komplexe ist, verändert sich die Ausgangslage. Dann kommt es vor, dass nur technisch Versierte oder gar nur die Techniker der Lösung den Umgang beherrschen. Selbst das muss nicht weiter schlimm sein, wenn Sie sich dafür entscheiden, alles in fremde Hände zu legen. Für Cloud-Software wie Personio sei gesagt: Kann jeder, das steht nach Hunderten erfolgreichen Implementierungen fest. Natürlich braucht man für manche Schritte Unterstützung, doch die ist auch vorgesehen. Die Implementierung wird immer von einer Person des anbietenden Unternehmens begleitet.

Zwei Tipps, um die Implementierung reibungslos zu gestalten:

  • Beziehen Sie technische Ansprechpartner früh mit ein.
  • Planen Sie Ressourcen dafür ein. Das kann ein anderer HR-Mitarbeiter sein oder ein Werkstudent. Die/der sollte mind. sechs Wochen geblockt sein.

Personaler haben Angst vor Datenübertragung. Ohne Grund, denn …

Jedes Unternehmen hat die nötigen Daten. Sie liegen immer irgendwie vor, sei es in Excel, in anderen Tools oder gar in analogen Aktenordern im Schrank. Hier gibt es keinerlei Vorschriften, wie Daten beschaffen sein müssen. Leichter fällt es natürlich, wenn die Daten in Excel-form und dann auch noch gut gepflegt vorliegen. So viel zur Datenakquise.

Nun zur Datenmigration. Sie muss nicht von 0 auf 100 passieren, sie kann nach und nach erfolgen. Mitarbeiter können HR dabei unterstützen, nämlich über den Employee Self Service. Dieser erlaubt, dass Angestellte ihre Daten selbst einpflegen und bearbeiten.

Der Zeitraum dafür variiert je nach Unternehmensgröße, nach Komplexität der Software und auch nach Qualität des Datenbestands. Bei Personio dauert es im Schnitt vier bis acht Wochen. In dieser Zeit können die HR-Mitarbeiter und alle anderen selbstverständlich weiterarbeiten. Wie lange auch immer es am Ende dauert: Die Zeit, die Sie als Personaler langfristig einsparen, wird in jedem Fall die zu Beginn investierte Zeit überwiegen.

Ein Beispiel aus der Praxis von Personio: Bei einem Unternehmen mit fast 1000 Mitarbeitern war die komplette Implementierung nach sechs Wochen abgeschlossen. Ab dann konnten alle im neuen System arbeiten.

Was kann ich als Personaler tun, damit die Einführung glatt läuft?

Da von HR grundsätzlich immer alle betroffen sind, liegt nahe: Kommunikation ist ein Muss. Dabei reicht es nicht aus anzukündigen, dass Ihre Firma eine neue Lösung einsetzt. Das Warum ist wichtig. Teilen Sie Ihre Ziele und machen Sie der Geschäftsführung sowie der gesamten Belegschaft klar, warum Sie sich dafür entschieden haben. Erwähnen Sie im besten Fall Vorzüge, die nicht nur HR betreffen, sondern Nutzen für alle bringt – z. B. Employee Self Service.

Kommunizieren Sie Top-Down, heißt: Sprechen Sie zuerst mit den Führungskräften und fachlichen Entscheidern und wenden Sie sich dann an die gesamte Belegschaft. Warum? Mit der Unterstützung der Führungsriege im Rücken gehen Sie gestärkt ins Gespräch mit der Gesamtbelegschaft. Diese geliehene Autorität sichert Ihnen die Aufmerksamkeit der Kollegen. Vermitteln Sie dann nicht nur, dass etwas kommt, sondern warum. Dann können die Mitarbeiter A) sich darauf einstellen B) Fragen im Vorfeld stellen und C) den Rollout unterstützen, weil sie verstehen, dass er ihnen nützen wird.

Auf die Kommunikation folgt die Vergabe von Rollen und Rechten im System, auch hier ist ein Top-Down-Ansatz zu empfehlen. Darauf folgt wiederum die Einladung an die Mitarbeiter, die Software zum ersten Mal zu benutzen. Sie sollte zu einem Zeitpunkt kommen, an dem die meisten Fragen geklärt sind und in den Köpfen der Belegschaft die Einführung noch präsent ist. In Summe sollten zwischen der Kommunikationsphase und den Einladungen nicht mehr als vier Wochen vergehen. Beziehen Sie dabei auch das Feedback der Mitarbeiter ein, etwa in Form eines Q&As oder eines Webinars. Je mehr Informationen Sie im Vorfeld anbieten, desto leichter wird später die tatsächliche Arbeit damit sein.

Beziehen Sie beim Aufsetzen des Systems andere Abteilungen mit ein: Finance für die Lohnbuchhaltung; Office Management für das Onboarding usw. Deren Prozesse werden durch die neue Lösung neu aufgestellt. Deswegen ist es wichtig, dass sie früh über die Umstellung Bescheid wissen und auch im Vorfeld Fragen oder Bedenken einwerfen können. Sie als Personaler können diese dann mit dem Anbieter oder mit den fachlichen Ansprechpartnern in Ihrer Organisation klären. Wichtig: Das sollte früh erfolgen und aufeinander abgestimmt sein. Die Zustimmung der Buchhaltung kann zum Beispiel wichtiger sein als die der IT – oder umgekehrt. Am besten Sie priorisieren und setzen sich Deadlines für die Kommunikation und Freigabe.

Hierzu bietet sich ein Projektplan an, den Sie auch mit Kollegen aus den entsprechenden Fachabteilungen teilen können. Dabei hilft natürlich auch der Anbieter. Er weiß, welche Abteilungen besonders “betroffen” sind und Sie wissen, wer der passende Ansprechpartner im Haus ist. Darüber hinaus haben Sie das beste Wissen darüber, welcher Ihrer Kollegen eher kritisch ist und aus diesem Grund frühzeitig involviert werden sollte. In vielen Fällen sind das Kollegen aus der IT, oder auch Ihr Datenschutzbeauftragter.

Wie profitieren Unternehmen?

Wenn die Implementierung erfolgreich abgeschlossen ist, sollten Sie den Nutzen überprüfen. Dafür binden Sie Kollegen ein, die ihnen Feedback geben. Das lässt sich zeitlich staffeln, denn Kollegen aus der Personalabteilung können wahrscheinlich schon nach ein paar Wochen sagen, ob es ihnen in ihrer täglichen Arbeit hilft. Die Kollegen aus der Buchhaltung vermutlich erst nach einem Monat oder mehr; und die Geschäftsführung spätestens dann, wenn sie den ersten Report bei Ihnen anfordert. Planen Sie feste Feedbackgespräche und gleichen Sie die Rückmeldungen am besten mit Ihren Zielen ab. So können Sie evaluieren, inwiefern die Implementierung erfolgreich war.

Aus der Praxis: Aus dem Feedback von Personio Kunden ist festzustellen, dass die Mehrheit mittel- und langfristig von mehr Übersichtlichkeit, der Datenspeicherung und Prozessqualität profitieren. Zudem – und das freut Personio besonders – zahlt es doch auf die Vision des Unternehmens ein: HR wird seitdem als wichtiger Treiber (nicht mehr nur Cost Center) des Unternehmens wahrgenommen.
Wenn Sie HR-Software von Personio implementieren, warten einige Schritte auf Sie. Hier sehen Sie im Detail, welche das sind.

Stellen Sie sicher, dass die Einführung klappt und Sie als auch Ihre Kollegen reibungslos damit arbeiten können – mit dieser Checkliste:

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