Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter – Wer kommt, soll bleiben

onboarding prozess

Wie gelingt es, neue Mitarbeiter langfristig zu binden? Mit einem standardisierten Einarbeitungsplan. Dabei können schon kleine Verbesserungen große Wirkung erzielen.

„Der erste Eindruck zählt” und „Aller Anfang ist schwer” – so abgedroschen diese Redewendungen sein mögen, so sehr bewahrheiten sie sich regelmäßig. Die ersten Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters sind mit entscheidend dafür, ob er einen guten Job machen und dem Unternehmen lange erhalten bleiben wird.

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Mitarbeiter wünschen sich besseres Onboarding

Viele Onboarding-Maßnahmen scheinen so selbstverständlich, dass sie kaum der Rede wert sind, wie etwa den Arbeitsplatz einrichten. Allerdings ist bei vielen Unternehmen noch Luft nach oben, das zeigt die Studie „Candidate Journey” der Unternehmenberatung metaHR, für die 773 Kandidaten über ihre Erfahrungen beim Antritt einer neuen Arbeitsstelle befragt wurden.

Nur etwa 30 Prozent der Befragten erhielten in den ersten zwei Wochen eine interne Schulung. Jeweils nur rund die Hälfte bekam ausreichende Erklärungen zu Tätigkeiten und Abläufe, konnte mit dem Vorgesetzten ein Gespräch über Erwartungen und Ziele führen und bekam einen Paten oder Mentor zugeteilt. Besonders erschreckend: Nur knapp 60 Prozent fanden ihren Arbeitsplatz schon am ersten Tag arbeitsbereit vor und weniger als 70 Prozent wurden offiziell begrüßt.

Onboarding Erfahrungen

Dabei sind die Erwartungen neuer Mitarbeiter gar nicht so hoch. Als wichtigste Kriterien für die Zufriedenheit nannten jeweils knapp 80 Prozent der Befragten, dass der Arbeitsvertrag rechtzeitig vorliegt und bei Fragen Ansprechpartner zur Verfügung standen. Schon kleine Verbesserungen können helfen, die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters angenehmer und produktiver zu gestalten.

Warum ein Einarbeitungsplan wichtig ist

In Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen darauf bedacht, Mitarbeiter an sich zu binden. Geht ein neuer Kollege schon während der Probezeit wieder oder bald danach, sind nicht nur die hohen Recruiting-Kosten umsonst gewesen. Es dauert erneut Monate, bis ein passender Ersatz gefunden und eingearbeitet ist. Mit einem klar definierten Einarbeitungsplan tragen Unternehmen dazu bei, dass sich neue Kollegen schnell an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und produktiv arbeiten können.

Ein schlechter erster Eindruck lässt sich zwar korrigieren, doch nur äußerst schwer. Muss sich der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag erst einmal zu seinem Büro durchfragen und wird er dort von überraschten Kollegen misstrauisch beäugt, muss er sich seinen PC-Zugang selbst in der IT-Abteilung besorgen und auf das erste Gespräch mit seinem Chef warten, bis der von der Geschäftsreise zurückkehrt – diese Erlebnisse werden ihm kaum signalisieren, willkommen zu sein. Wahrscheinlich wird er sich ernsthaft fragen, ob die Unterschrift unter diesen Arbeitsvertrag die richtige Entscheidung war.

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Drei Phasen des Einarbeitungsplans

Im Idealfall stellt der zuständige Personaler dem neuen Mitarbeiter und dessen Team vorab alle wichtigen Informationen bereit, sorgt für einen herzlichem Empfang und einen startbereiten Arbeitsplatz. Er organisiert die Einarbeitung und Schulung des Neuen. Onboarding beginnt also nicht erst am Morgen des ersten Arbeitstages und endet am Feierabend desselben Tages. Ein Einarbeitungsplan hat grob drei Phasen:

Vor dem Arbeitsantritt

Diese Phase beginnt ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und zielt darauf ab, den zukünftigen Mitarbeiter mit relevanten Informationen zu versorgen. Bei Personio nutzen wir eine eigene Website (mit Google Sites ganz einfach erstellt), die Unternehmensinformationen bereithält, die Teams vorstellt und die Agenda für die ersten Tage vorstellt. Den Link dazu schicken wir neuen Kollegen eine Woche vor Start zu. Auch interessant für Neuankömmlinge: Informationen zu Geschäftsbereichen oder zum Leitbild. Ein Organigramm des Teams und eine Beschreibung der Position helfen, sich schon auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten. In manchen Regionen ist es unter Umständen nötig, einen Mitarbeiter bei der Suche nach einer Wohnung oder einer Kinderbetreuung zu unterstützen.

Nennen Sie dem zukünftigen Mitarbeiter die Kontaktdaten eines Ansprechpartners, an den er sich bei Fragen wenden kann. Damit sich der neue Kollege von Tag eins an das Unternehmen gebunden fühlt, sollten Sie ab der Vertragsunterzeichnung losen Kontakt mit ihm halten. Einige Unternehmen laden schon vor dem Arbeitsantritt zu einem Teamevent ein oder organisieren ein Treffen mit einem Kollegen, der dem Neuen als Mentor oder Pate zur Seite stehen wird. Auch die internen Formalitäten – Vertrag, Büroschlüssel, Passwörter, Sicherheitsschulungen, etc. sollten rechtzeitig vor dem ersten Arbeitsantritt geklärt sein.

Erster Arbeitstag und erste Woche

Ein freundlicher Empfang, die „Inbetriebnahme” des Arbeitsplatzes und ein Firmenrundgang gehören üblicherweise zu jedem ersten Arbeitstag. Je nach Unternehmensgröße ist mehr oder weniger Bürokratie zu erledigen: Daten müssen erfasst, Vereinbarungen gelesen und unterzeichnet werden. In den ersten Onboarding-Terminen sollten Sie neuen Mitarbeitern Produkte, Ziele und Werte des Unternehmens vorstellen. Er wird in seine neuen Aufgaben eingewiesen und erhält dafür alle notwendigen Unterlagen und Tools.

Geben Sie dem Mitarbeiter zu Beginn eine Vorschau, wie der Einarbeitungsplan aussieht und welche Termine ihn während der Woche erwarten. In einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten sollten außerdem die gegenseitigen Erwartungen für die Einarbeitung geklärt werden. Bei einem gemeinsamen Mittagessen im Team oder einem Feierabendbier können sich die neuen Kollegen kennen lernen und der Neue wird offiziell in die Gemeinschaft aufgenommen. Ein kleines Präsent tut sein übriges.

Nicht vergessen: Fragen Sie Mitarbeiter nach der ersten Arbeitswoche nach Feedback zur Einarbeitung, wie sie sich fühlen, welche positiven Erlebnisse sie hatten und womit sie vielleicht Schwierigkeiten haben. Das gibt Ihnen die Gelegenheit, mögliche Versäumnisse schnell wieder gut zu machen und weitere Hilfe zu geben. Außerdem können Sie das Feedback nutzen, um Ihren Einarbeitungsplan zu verbessern.

Unsere Head of HR, Martina Ruiß, erzählt in diesem Video, worauf es beim ersten Tag wirklich ankommt und welche Rolle HR dabei spielt, die neuen Mitarbeiter direkt ins Unternehmen zu integrieren.

Stellen Sie dem neuen Kollegen Ihr Unternehmen und alle relevanten Informationen in einer Power-Point-Präsentation vor. Eine anpassbare Vorlage bekommen Sie hier.

Erste Wochen und Monate

Wie lange der Einarbeitungsplan insgesamt dauert, unterscheidet sich stark von Unternehmen zu Unternehmen. Während die besondere Betreuung bei den einen schon nach einer oder wenigen Wochen endet, bieten andere bis zu einem Jahr lang spezielle Integrationsprogramme an, mit regelmäßigen Schulungen oder persönlichen Trainings.

Bleiben Sie während der ersten Monate auf jeden Fall in engem Austausch mit dem Mitarbeiter. Planen Sie regelmäßige Feedback-Gespräche zwischen ihm und seinem Vorgesetzten ein und haben Sie ein Ohr für die Bedürfnisse des neuen Kollegen. Helfen Sie ihm, die nötigen Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen, sich an die Kultur und die Abläufe zu gewöhnen. Ein fester Pate oder Mentor kann diese Aufgaben verantwortlich übernehmen und bei Bedarf weitere Ansprechpartner mit einbeziehen.

Den Einarbeitungsplan kontrollieren

Es gibt nicht den einen optimalen Prozess. Natürlich dürfen einige feste Bestandteile niemals fehlen. Doch sollte jedes Unternehmen die Onboarding-Phase passend zu seiner Kultur und auch seiner Unternehmensgröße gestalten. Viel wichtiger als die genaue Ausgestaltung ist: Arbeiten Sie einen standardisierten Einarbeitungsplan aus und sorgen Sie dafür, dass er bei jeder Neueinstellung von Anfang bis Ende eingehalten wird.

Onboarding erfordert die Zusammenarbeit und Abstimmung vieler verschiedener Abteilungen und Ansprechpartner. Es fordert allen Beteiligten zusätzliche Arbeit neben dem Tagesgeschäft ab. Das beste Konzept nützt nichts, wenn es nicht angewandt wird. Sie alle kennen die Fälle, in denen der Laufzettel mit dem Einarbeitungsplan nach drei Tagen spurlos verschwindet oder Schulungen ausfallen, weil die Zuständigen dafür im Urlaub sind. Beim Mitarbeiter bleibt dann hängen: So wichtig bin ich wohl nicht.

Eine zentrale IT-gestützte Plattform für die Einarbeitung erleichtert vieles. Sie können dort alle wichtigen Informationen zentral bereitstellen. Folgen Sie bei einer Neueinstellungen einem automatisierten Einarbeitungsplan, werden alle Beteiligten über ihre Aufgaben informiert. Fast noch wichtiger ist, Sie sehen jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche nicht. Sie behalten die Kontrolle und stellen sicher, dass jeder neue Mitarbeiter denselben positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhält.

Von einem erfolgreichen Start profitieren alle

Vom guten Start eines neuen Mitarbeiters profitieren alle, Mitarbeiter wie Unternehmen. Gerade Personaler sollten hohes Interesse daran haben. Nicht nur, weil das in ihr Aufgabengebiet fällt, sondern auch, weil gescheiterte Neubesetzungen im Zweifelsfall auf einen unpassenden Kandidaten geschoben und damit der Personalabteilung angelastet werden.

Im Recruiting wird hoher Aufwand betrieben, fachlich passende Kandidaten mit „Cultural Fit” zu finden. Es wäre geradezu fahrlässig, danach die Integration und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter dem Zufall zu überlassen. Setzen Sie einen  sinnvollen Einarbeitungsplan auf und kontrollieren Sie dessen Durchführung. Damit schließen Sie einen Recruiting-Prozess erfolgreich ab und legen gleichzeitig die Basis für eine lange und erfolgreiche Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter.

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Wie Sie die Einarbeitung Ihrer neuen Kollegen optimieren können, erfahren Sie in dieser Checkliste. Sie dient Ihnen als Vorlage und kann um unternehmensspezifische Schritte ergänzt werden.

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