So kommen Sie zum passenden Onboarding-Konzept

onboarding prozess

Eine Schlüsselrolle im Onboarding-Prozess hat die Personalabteilung. Sie erarbeitet das Onboarding-Konzept und informiert alle Beteiligten im Betrieb. HR übernimmt die Steuerung, sodass langfristig bei jeder Neueinstellung der Einarbeitungsprozess systematisch und reibungslos ins Rollen kommt.

Der Einarbeitungsprozess eines neuen Mitarbeiters gelingt nur dann, wenn alle Beteiligten – von der Führungskraft über den Arbeitsschutz bis zum Office Management – ihre Aufgaben kennen und an einem Strang ziehen. Damit der Onboarding-Prozess bei jeder Neueinstellung in gleicher Qualität und flüssig funktioniert, übernimmt idealerweise HR die Steuerung.

Dabei ist besonders wichtig, dass Sie nicht nur einmal eine Checkliste (hier geht’s zur anpassbaren Vorlage), an alle Führungskräfte schicken. Als zentraler Impulsgeber sprechen Sie vorab mit allen relevanten Fachabteilungen, von der IT bis zum Office Management, und klären welche Informationen die Abteilungen wann brauchen, um den Laptop, die Schlüsselkarte etc. rechtzeitig bereitzustellen. Nur so sorgen Sie dafür, dass ihre neuen Impulse auch langfristig wirken.

Onboarding Erfahrungen

Tipp: Fragen Sie auch, was bisher schief lief. Wäre nichts schief gelaufen, wären Sie nicht gerade dabei einen neuen Prozess aufzusetzen.

Wie Sie den Onboarding-Prozess leiten

  • Erstellen Sie ein Onboarding-Konzept, das die unterschiedlichen Aufgaben in den fünf Onboarding-Phasen umfasst und festhält, welche internen Fachbereiche zu welchem Zeitpunkt für die anstehenden Aufgaben verantwortlich sind.
  • Dazu ist es wichtig, im Vorfeld die Zuständigkeiten und Vorlaufzeiten zu klären. Dies gilt beispielsweise für die Bereitstellung von Zeit- und Zutrittskarte, Mitarbeiterausweis, Bürobedarf, PC, Software und Zugängen. Gleiches gilt für die Datenbereitstellung in der Lohnbuchhaltung und das Anlegen einer Personalakte. Planen Sie die Vorlaufzeiten realistisch ein.
  • Halten Sie die administrativen Schritte sowie die fachlichen und sozialen Aufgaben der Personalabteilung, der Führungskraft und des Teams in einer Checkliste fest. Da die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters nicht zu den täglich wiederkehrenden Aufgaben gehört, entlastet Sie die Auflistung aller Onboarding-Schritte bei jeder neuen Einstellung und sorgt für eine gewisse Routine. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die sich jederzeit den Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Betrieb anpassen lässt, können Sie hier herunterladen.
  • Sie erleichtern Führungskräften ihre Arbeit, wenn der Onboarding-Prozess in einer HR-Software automatisiert abläuft. Die Automatisierung vereinfacht das Erledigen der Arbeitsschritte von den administrativen Aufgaben bis zum Einarbeitungsplan. So können Sie in der HR-Software Vorlagen erstellen und die anliegenden Aufgaben den jeweilig zuständigen Personen/Abteilungen zuweisen. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess je nach Funktion und Position des neuen Mitarbeiters individuell neu anzupassen.
  • Nachdem Sie die Verantwortlichkeiten und Terminen eingetragen haben, erscheint die Erinnerung an To Do’s und Fristen automatisch auf dem Bildschirm der Verantwortlichen. Mit einem Click können die zuständigen Beteiligten das „Erledigt“ signalisieren. Gerade bei Aufgaben, die nicht unmittelbar vor oder nach den ersten Arbeitstagen des neuen Mitarbeiters anliegen wie Feedback-Gespräche nach einigen Wochen, ist für Führungskräfte die Erinnerungsfunktion sehr hilfreich. Ein weiterer Vorteil für HR: Sie haben jederzeit die Übersicht über den aktuellen Stand des Mitarbeiter-Onboardings.

Wie Sie die Onboarding-Kultur fördern können

Damit Begrüßung, Einarbeitung und soziale Integration des neuen Mitarbeiters klappen, müssen Führungskräfte und Kollegen von ihrem Tun überzeugt sein.

  • Sprechen Sie mit Teamleitern und Führungskräften über die Bedeutung des Onboardings und schulen Sie nach, wenn notwendig: Eine Willkommenskultur, die fachliche und soziale Einarbeitung sowie das Engagement des Teams bei der Einarbeitung müssen zur Selbstverständlichkeit werden.
  • Erfragen Sie, ob der neue Mitarbeiter eine Unternehmensführung oder Schulung benötigt und unterstützen Sie bei der Organisation.
  • Binden Sie die Geschäftsführung ein: Mission-Meetings mit allen neuen Mitarbeitern sind ein guter Weg, Unternehmensziele, Werte und Firmenkultur zu vermitteln und fördern das Wir-Gefühl.
  • Regelmäßige Feedback-Gespräche mit Fachabteilung, Führungskraft und neuem Mitarbeiter sind wichtig. Dabei erfahren Sie, ob und wo es im Onboarding-Prozess hakt und an welchen Stellen Sie den Prozess nachsteuern können.
  • Erstellen Sie eine Power-Point-Vorlage für die Onboarding Präsentation neuer Mitarbeiter. Abteilungsleiter müssen diese vor dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen nur noch ergänzen. Eine anpassbare Vorlage finden Sie hier.

Fazit

Je besser der Prozess des Onboardings von HR organisiert und unterstützt wird, umso leichter fällt allen Beteiligten das einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen. Mit einem strukturierten Prozessablauf – ob mit Checkliste oder einer Onboarding Software – sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für die Inhalte der Einarbeitung und die soziale Beziehung zum Neuen. Sie müssen sich nicht mit Fragen nach dem Warum, Wer, Was und Wie beschäftigen, und ermöglichen eine reibungslose Integration des neuen Kollegen.

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