• Deutsch
  • English
NavVis Gründer

NavVis: Weniger ist mehr – Auch bei HR

NavVis benötigt durch Personio nur noch ein Tool zur Bearbeitung aller Aufgaben

Vor einem Jahr stand Simon Walter von NavVis vor einer großen Aufgabe: Die Strukturen für ein rasantes Wachstum sollten gelegt werden. Bei damals 20 Mitarbeitern wurden die Mitarbeiterverwaltung und das Recruiting noch mit Excel und E-Mails gelöst. Diese Prozesse sollten mit der steigenden Mitarbeiterzahl digitalisiert und automatisiert werden.

Schwierigkeiten im Arbeitsalltag von NavVis

Die Bearbeitung von Aufgaben in der HR-Abteilung war durch manuelle Aufgaben geprägt und dementsprechend langwierig. So verzögerten sich Prozesse.

Mit Personio konnten wir von Anfang an viele Prozesse optimieren, um schnell auf über 100 Mitarbeiter zu wachsen. Ob Gehaltsabrechnungen, Urlaub, oder Bewerberfeedback – für unser Team ist Personio mittlerweile die zentrale Anlaufstelle.

Simon Walter – People & Business Development Manager – NavVis GmbH

Probleme im administrativen HR Management

Die Stammdatenpflege bei NavVis wurde auf Basis von gedruckten Dokumenten vom Steuerberater abgewickelt. Dazu mussten die Formulare vom Steuerberater erst übergeben werden, um anschließend damit zu arbeiten. Auch die Änderung der verschiedenen Informationen über die Mitarbeiter verlief nach diesem System und dementsprechend zeitintensiv.

Weiterhin gab es keinen Vollzeit HR Manager. Die Arbeitszeit war dementsprechend durch die langwierige Prozessdauer belegt, sodass weniger Zeit für andere Tätigkeiten blieb.

Die Prozesse bei der Fehlzeitenverwaltung und dem Onboarding waren kompliziert, sodass es teilweise schwierig war alle Tätigkeiten zu den vorgegebenen Deadlines erledigen zu können. Auch die Übersicht über die noch unerledigten Aufgaben zu behalten, war problematisch.

Die Gehaltsabrechnung wurde manuell per Mail verschickt, eine langwierige Aufgabe am Ende eines jeden Monats. Auch bei möglichen Fehlern verzögerte sich so die Überprüfung und Korrektur.

  • Umständliche Papierformulare
  • Zeitverlust
  • Unklare Prozesse

Probleme im Recruiting

Die Gründer von NavVis wollten im Screening Prozess und auch in den finalen Interviews aktiv Feedback geben. Da es kein zentrales Kommunikations- oder Verwaltungstool gab, war dieses Vorhaben neben den vielen anderen Aufgaben besonders für die Gründer ein großes Problem.

Eine manuell programmierte Synchronisation von E-Mails zwischen Excel und Outlook war inkonsistent, sodass Daten nicht ordnungsgemäß übertragen wurden. Ein erheblicher Mehraufwand entstand vor allem dadurch, dass die Daten in beiden Programmen getrennt auf den richtigen Stand gebracht werden mussten.

NavVis hat sehr hohe Anforderungen an potentielle neue Mitarbeiter. Das Matching der Bewerber mit dem komplexen Anforderungsprofil wurde durch einen mehrstufigen Bewerbungsprozess abgefragt. Die Dokumentation und die interne Verbreitung der Feedbackdaten war ein Kernproblem für alle Beteiligten. Dies stellte sich mit der wachsenden Mitarbeiterzahl und der Zahl an Bewerbungen als immer komplizierter heraus.

  • Datenkonsistenz
  • Aufwändige Abläufe

Onboarding war vor Personio in den Händen vieler verschiedener Mitarbeiter und musste aufwendig vom jeweiligen Team Lead koordiniert werden. Mit Personio haben wir nun für jeden Mitarbeiter ein passendes Onboarding Template mit teilweise über 20 Schritten und noch mehr einzelnen Items.

12 Monate später: Über 100 Mitarbeiter und die einzige Vollzeit HR Stelle ist Personio

Durch den Fokus auf „Employee Self Service“ mit Personio konnte sich NavVis auf die wirklich wichtigen Themen im HR-Bereich fokussieren. Weiterhin haben die Mitarbeiter hierdurch volle Transparenz über ihre Daten und Fehlzeitenverwaltung und können diese bei Bedarf selbst ändern.
Auch mit knapp 100 Mitarbeitern schafft es NavVis, ohne eine administrative Vollzeit HR Person auszukommen. Die meisten administrativen Aufgaben werden von Personio automatisch abgenommen beziehungsweise direkt auf die betreffenden Personen ausgelagert.

Schlanke Prozesse im HR Management

Das Onboarding hat durch Personio Struktur bekommen. Die Aufgaben sind nun klar definiert und werden direkt an die betreffende Person weitergeleitet. So entsteht nicht nur Arbeitseinsparung, auch der neue Mitarbeiter kann sich direkt über klar strukturierte Prozesse freuen.

Manuelle Stammdatenpflege durch den Steuerberater gehört dank Personio der Vergangenheit an. Die Daten wurden digitalisiert und direkt in Personio übertragen. Nun kann jederzeit darauf zugegriffen und damit gearbeitet werden. Weiterhin wurde der Datenaustausch durch die Digitalisierung zwischen NavVis und dem Steuerberater sehr vereinfacht.

Eine übersichtliche Planungsfunktion ist nun auch bei den Fehlzeiten etabliert. Das transparente Fehlzeitenmanagement verschafft sowohl der HR Abteilung als auch den Mitarbeitern eine gute Übersicht über die jeweiligen Daten.

  • Strukturiertes Onboarding
  • Digitalisierung
  • Transparente Übersichten

Effiziente Recruiting Prozesse – Trotz komplexen Anforderungen

Im Bewerbermanagement können sich nun durch einfache Funktionen mehrere Personen an einem Prozess beteiligen. Eine zentrale und von allen Beteiligten überschaubare Dokumentierung von Feedback und Bewertungsbögen ermöglicht kontinuierliche Kommunikation und Übersicht.

Kennzahlen sind nun anschaulich darstellbar. Sowohl individuell angepasste Balanced-Score-Cards für unterschiedliche Positionen als auch das Tracking von Recruiting KPI’s stellt kein Problem mehr dar.

Die Zufriedenheit der Bewerber im Recruiting Prozess konnte angehoben werden, was einen positiven Einfluss auf Employer Branding Aktivitäten hat.

  • Einfache Dokumentierung
  • Darstellung von KPI’s
  • Steigende Zufriedenheit der Bewerber

Implementierung von Personio

Die Implementierung der neuen Software war durch die enge Zusammenarbeit mit dem Personio-Team schnell geschafft. Das Einpflegen der Stammdaten konnte in kurzer Zeit und ohne großen Mühen durchgeführt werden. Die Implementierung wurde in kleinere Module aufgeteilt und innerhalb von sechs Wochen komplett abgeschlossen.

Bei auftretenden Fragen konnte das Customer Service Team schnelles Feedback geben und war stets mit Rat und Tat zur Stelle.

  • Schnelle Implementierung
  • Customer Service

Möchten auch Sie digitale Daten statt aufwändigem Papierkram? – Testen Sie Personio jetzt selbst