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Digitalisiung HR 4.0 - Laptop Ordner

HR 4.0 – Jetzt digitalisieren?

Warum Personalabteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen bei der Digitalisierung lange hinten dran waren, aber jetzt rasant aufholen können.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet unaufhaltsam voran. Nachdem zahlengetriebene Abläufe wie Buchhaltung und Controlling in den meisten Firmen schon seit Jahrzehnten mit Unterstützung von Software abgewickelt werden, wurden in den letzten Jahren auch die Prozesse in Bereichen wie Marketing und Sales zunehmend digitalisiert.

Die genannte Reihenfolge der Digitalisierung von Unternehmensprozessen verwundert kaum, da zahlenlastige, wiederkehrende Aufgaben wie Controlling sich relativ einfach und mit einem hohen Mehrwert digital abbilden lassen. Marketing und Sales dagegen sind stark umsatzrelevant und kostenintensiv, so dass eine Optimierung große Auswirkungen auf das Betriebsergebnis hat. Aus diesem Grund wird hier schon seit Jahren auf Softwarelösungen gesetzt.

Wie steht es jedoch um die Personalabteilung, die sich, nicht zuletzt aufgrund von Veränderungen am Arbeitsmarkt und dem “war for talents”, von einer unterstützenden Funktion zur Kernfunktion erfolgreicher Unternehmen entwickelt hat?

Nachzügler HR

Im Jahr 2016 bildeten Personalabteilungen laut einer Studie von Cornerstone noch das Schlusslicht beim Thema Digitalisierung. Prozesse wurden häufig noch analog oder über eine Reihe von Excel-Listen abgebildet. Das hat verschiedene, auch historische Gründe und beginnt sich langsam aber sicher zu drehen. Der digitale Wandel, der zunächst bei Konzernen begann, wird nun vom Mittelstand immer schneller aufgegriffen und wird dank einiger begünstigender Faktoren 2017 Einzug in immer mehr Unternehmen halten.

Vorreiter Konzerne – Vorsprung durch Finanzkraft

Neben der Abteilung lässt sich die Entwicklung der Digitalisierung noch anhand eines anderen Merkmals beschreiben: der Unternehmensgröße.

Lange Zeit waren große Unternehmen die Vorreiter beim Digitalisieren von Unternehmensprozessen. Software war teuer, Implementierungsprojekte dauerten Jahre und die kundenspezifische Programmierung inklusive Beratung kostete Summen, die nur von Konzernen bezahlt werden konnten. Zusätzlich war es für große Unternehmen oft unmöglich der zunehmenden Komplexität überhaupt noch ohne Software gerecht zu werden. Daher wurden häufig Unternehmensweite ERP Systeme wie SAP oder Oracle ausgerollt, welche unter anderem integrierte HR Module anbieten.

Auch wenn hin und wieder viel Geld in IT-Projekten versenkt wurde, haben sich Konzerne trotzdem einen Vorsprung erarbeitet, dem sich viele Mittelständler nun stellen müssen. Denn sie konkurrieren nicht nur um die gleichen Kunden, sondern auch um gute Mitarbeiter.

Multinationale Konzerne profitieren dabei nicht nur von der Strahlkraft ihrer Marke, sondern haben in der Regel auch in puncto Arbeitsplatzsicherheit und Gehaltsspielraum die Nase vorn. Besonders für Absolventen und Arbeitnehmer der Generation Y ist aber auch der Digitalisierungsgrad von Unternehmen ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Wahl des Arbeitgebers.

Der Mittelstand zieht nach

Der Kampf um die besten Arbeitskräfte ist in vollem Gange und Unternehmen mühen sich nach Kräften, gute Arbeitgeber zu sein und auch als solche erkannt zu werden.

Schlechte Erfahrungen von Bewerbern oder Mitarbeitern werden schneller denn je publik und Unternehmen, die langfristig ihre Personalarbeit schleifen lassen, haben Probleme, neue Mitarbeiter zu finden und gute Mitarbeiter zu halten.

Um Prozesse zu optimieren und Mitarbeitern sowie Bewerbern einen besseren Service zu bieten, setzen daher auch immer mehr mittelständische Unternehmen auf Softwareunterstützung in der Personalabteilung.

Digitalisierung wird einfacher. Und nützlicher.

Im Bereich Human Resources kann Software Personaler dabei unterstützen, die richtigen Mitarbeiter zu identifizieren und einzustellen. Moderne Applicant Tracking Systeme vereinfachen das Sourcing von Kandidaten, können eine Vielzahl von Bewerbern effizient managen und durch Partizipation verschiedener Parteien eine objektive Auswahl sicherstellen. Auch bei der Verwaltung von bestehenden Mitarbeitern können Softwarelösungen unterstützen, da sie beispielsweise die Onboarding Erfahrung verbessern, die Lohnabrechnung vereinfachen und Ergebnisse von Feedbackgesprächen dokumentieren.

Im Zuge dessen werden häufig Entscheidungen und Arbeitsvorgänge in die Fachabteilung oder zum Mitarbeiter selbst ausgelagert oder automatisiert. Die zentrale Personalabteilung wird dadurch nicht obsolet, sondern kann projektorientierter arbeiten und sich wertschöpfenden HR Themen widmen.

Cloud vs. on-premise

Die oben angesprochenen finanziellen Hürden bei der Digitalisierung liegen häufig an teuren “on-premise”-Lösungen, welche lokal installiert und gewartet werden muss. Fairerweise muss gesagt werden, dass es lange Zeit auch keine Alternativen gab. Neue Technologien bei der Softwareentwicklung und schnelle Internetverbindungen haben den Aufstieg von cloud-basierten Softwarelösungen ermöglicht. Davon sind auch die HR-Softwarelösungen betroffen, wie eine Studie von Roland Berger aus dem vergangenen Jahr belegt. Demnach sorgen cloud-basierte Lösungen sogar für das größte Wachstum im gesamten HR Softwaremarkt.

Unternehmen, die gerade mit der Digitalisierung ihrer Personalarbeit beginnen, können einen Schritt überspringen und direkt cloud-basierte Software einsetzen. Cloud-Lösungen und Software-as-a-Service (SaaS) erlauben es, die gleichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von “on-premise” Software zu weitaus günstigeren Preisen einzuführen. Zusätzlich ist die Implementierung in der Regel ohne das Einbinden der IT-Abteilung möglich, da die Software nicht lokal installiert werden muss.

Einarbeitung und Change Management

Die Einführung einer neuen Software stößt hin und wieder auf Widerstand bei Mitarbeitern, die gerne an bekannten Prozessen festhalten. Moderne SaaS-Lösungen sind in der Regel jedoch so intuitiv gestaltet, dass sich die Personaler, Führungskräfte und Mitarbeiter schnell und mit wenig Schulungsaufwand einarbeiten können.

Gleichzeitig sind Mitarbeiter heute so vertraut mit Software wie nie zuvor. Die meisten Angestellten nutzen sowohl privat als auch beruflich täglich Apps und Programme, so dass die Eingewöhnung leichter fällt und Change Management Prozesse mit weniger Reibungsverlusten vonstattengehen.

Wichtiger Entscheidungsfaktor: Datenschutz

Datenschutz ist speziell in Deutschland ein wichtiges Thema, gerade im Bezug auf Personaldaten. Kein Wunder, befinden sich doch sensible Informationen wie Gehalt, Abwesenheitsgründe und Bewertungen in der digitalen Personalakte.

Sicheres Aufbewahren von Daten ist heute allerdings kein Privileg der Großen mehr, die sich eigene Rechenzentren leisten können. Datenschutz kann auch in der Cloud gewährleistet werden. Hierbei müssen allerdings ein paar grundlegende Punkte beachtet werden.

Im Licht vergangener Skandale um die NSA und angesichts der Pläne von US-Präsident Trump das Privacy Shield Abkommen zu kündigen, ist es für europäische Unternehmen schwer vorstellbar, Personaldaten außerhalb Europas zu speichern. Die Verpflichtung, persönliche Daten von Mitarbeitern vor Einblicken Dritter zu schützen, wird unabhängig von den Entscheidungen ausländischer Regierungen weiter Bestand haben. Die Unsicherheiten rund um den Brexit zeigen, dass selbst das europäische Ausland hinsichtlich Datenschutz vorsichtig beurteilt werden muss.
Um sowohl dem deutschen Datenschutzgesetz zu entsprechen, als auch auf die ab Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutzgrundverordnung vorbereitet zu sein, ist die Auswahl eines datenschutzkonformen Anbieter von großer Relevanz. Zentrale Punkte sind dabei ISO-zertifizierte Server mit Standort in Deutschland sowie der Abschluss eines rechtsgültigen ADV-Vertrages mit dem die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten dokumentiert wird.

Fazit

Die Digitalisierung macht auch vor der Personalabteilung nicht halt und ist im Jahr 2017 einfacher denn je geworden. Die Entwicklung in der Arbeitswelt hin zu HR 4.0 ist unumkehrbar und bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Chancen, um sich im “war for talents” durch Professionalisierung gegen Konzerne zu behaupten.

Hanno Renner

Hanno ist Co-Founder & CEO von Personio, der umfassenden HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit seinem Unternehmen arbeitet er daran, HR Managern in ganz Europa administrative Aufgaben abzunehmen damit diese mehr Zeit für wertschöpfende Personalarbeit haben. In seiner Freizeit macht Hanno viel Sport oder geht segeln.