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Mitarbeiterbeurteilung

ein wichtiges Führungsinstrument

Die Mitarbeiterbeurteilung ist für Unternehmen jeder Größe ein unverzichtbares Instrument. Sie nimmt für Kleinbetriebe eine gleich wichtige Funktion wie für mittelständische Unternehmen oder Konzerne ein. Durch eine detaillierte Beurteilung seiner Mitarbeiter ist ein Unternehmen in der Lage, die verfügbaren Ressourcen optimal einzusetzen. Innovative Softwarelösungen optimieren diese Form der Beurteilung und die damit verbundenen Prozesse zusätzlich.

Feedbackgespräch Führungskraft HR

Anlässe und Ziele der Mitarbeiterbeurteilung

Für regelmäßige Feedbackgespräche und die Beurteilung von Mitarbeitern gibt es die unterschiedlichsten Anlässe und Ziele. Dabei erfolgt die Mitarbeiterbeurteilung, abhängig von den Zielen, auf unterschiedlichen Ebenen.

Eine Beurteilung auf der individuellen Ebene ist dann erforderlich, wenn eine Entscheidung um die Eingruppierung oder Höhergruppierung eines Mitarbeiters ansteht. Dies trifft ebenfalls auf mögliche Beförderungen oder Verlagerung von Aufgabengebieten zu. Auch das Anstoßen einer begründeten Kündigung erfordert eine Mitarbeiterbeurteilung.

Ebenfalls ein wichtiger Anlass ist die Beurteilung im zwischenmenschlichen Kontext, um Verhaltensänderungen zu bewirken oder einen Beratungsprozess einzuleiten. Beurteilungen auf Organisations-Ebene sind mit dem Ziel einer detaillierten Personalplanung oder der Konzeption von Personalentwicklungsmaßnahmen notwendig.

Die verschiedenen Ebenen der Mitarbeiterbeurteilung

Unter Berücksichtigung der Ziele erfolgt eine Mitarbeiterbeurteilung auf der individuellen, zwischenmenschlichen oder organisatorischen Ebene. Abgeleitet aus dieser eher oberflächlichen Betrachtung resultieren die spiralförmig und aufeinander aufbauenden Ebenen der Mitarbeiterbeurteilung mit ihren einzelnen Komponenten.

  • Verhaltensebene mit den Komponenten Wissen, Können und Wollen (Motivation).
  • Leistungsebene; basiert auf der Verhaltensebene
  • Erfolgsebene unter Berücksichtigung eines im Vorfeld definierten Ziels.

Beurteilung der Verhaltensebene

Die Beurteilung der Verhaltensebene eines Mitarbeiters ist mit Sicherheit die komplexeste Aufgabe jeder Führungskraft. Nutzen Sie bereits im Vorfeld eine für diesen Zweck entwickelte Softwarelösung, erleichtert Ihnen dies Ihre Arbeit. Denn moderne Softwarelösungen sind mit der digitalen Personalakte verknüpft und liefern so bereits im Vorfeld wertvolle Zusatzinformationen zu Werdegang und beruflicher Entwicklung der Person.

Bei der Beurteilung des Verhaltens einer Person bewerten Sie die drei Komponenten Wissen, Können und Wollen.

  • Wissen – alle Qualifikationen und Kompetenzen eines Mitarbeiters, die er bisher erworben und erlernt hat.
  • Können – Fähigkeit zur praktischen Umsetzung des erworbenen und erlernten Wissens.
  • Wollen – Ausprägung der Motivation, vorhandenes Wissen und Können einzusetzen oder es sich anzueignen und zu trainieren.

Die erforderlichen Qualifikationen beurteilen Sie anhand von Zeugnissen, Zertifikaten und ähnlichen Dokumenten. Diese sind in der Personalakte hinterlegt und über die Softwarelösung zur Mitarbeiterbeurteilung jederzeit abrufbar.

Etwas schwieriger zu beurteilen sind die Kompetenzen, da diese zusätzlich zu den durch Zeugnisse und Beurteilungen nachweisbaren Fähigkeiten zusätzliche Faktoren beinhalten. Dazu zählen Soft Skills wie intrapersonelle Kompetenzen (Flexibilität, Beurteilungsvermögen), interpersonelle Kompetenzen (Verhandlungsgeschick, Menschenkenntnis) und übergeordnete Führungskompetenzen wie beispielsweise die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren.

Um das „Wollen“, also die Motivation, zu beurteilen, benötigen Sie ausführliche Ergebnisse der tatsächlichen Umsetzung der übertragenen Aufgaben. Um sich bereits frühzeitig auf die regelmäßig anstehende Mitarbeiterbeurteilung vorzubereiten, hinterlegen Sie in regelmäßigen Zeitabständen entsprechende Informationen in der Personalakte. So verfügen Sie über aussagekräftige Informationen, die als Basis für eine faire und sachliche Beurteilung Ihrer Mitarbeiter dient.

Beurteilung von erbrachter Leistung und erzieltem Erfolg

Diese Beurteilungsebene stellt die Leistung und den Erfolg des Mitarbeiters in den Mittelpunkt. Dabei muss ganz klar zwischen der erbrachten Leistung und dem erzielten Erfolg differenziert werden.

Die erbrachte Leistung ist abhängig von der Menge an Input innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Dabei spielt es jedoch eine wichtige Rolle, ob diese erbrachte Leistung für das Unternehmen effektiv war. Dies bedeutet, dass zusätzlich die Qualität betrachtet werden muss. Denn ein Mitarbeiter mit hoher Leistung bei überdurchschnittlich hoher Fehlerquote ist für kein Unternehmen erstrebenswert. Daraus resultiert: Die Leistung und deren Qualität müssen im Einklang stehen.

Eine Bewertung des erzielten Erfolgs ist nur mit bestehender Zielvorgabe möglich. In diesem Fall wird nicht die Leistung bewertet, sondern ausschließlich der Output des Mitarbeiters. Das Ziel wurde im Vorfeld vom Unternehmen oder Mitarbeiter vorgegeben oder mit dem Mitarbeiter vereinbart. Im Normalfall erfolgt diese Erfolgsmessung nach Ablauf des vereinbarten Zeitrahmens oder in periodischen Schritten unter Berücksichtigung des aktuellen Prozentsatzes der Zielerreichung.

Bei beiden Beurteilungskriterien ist der Weg an sich irrelevant, solange er mit den firmeninternen und gesetzlichen Vorgaben konform geht.

Gütekriterien einer objektiven Mitarbeiterbeurteilung

Um eine möglichst faire und objektive Mitarbeiterbeurteilung zu gewährleisten, sind verschiedene Gütekriterien unverzichtbar.

  • Gültigkeit – es wird nur das beurteilt, was im Vorfeld vereinbart wurde.
  • Verlässlichkeit und Genauigkeit – Beurteilungskriterien werden objektiv festgelegt
  • Ökonomie – Aufwand und erzielter Nutzen der Beurteilung eines Mitarbeiters stehen in einem vertretbaren Verhältnis.
  • Chancengleichheit – für alle herrschen gleiche Bedingungen.

Legen Sie die allgemeingültigen Kriterien der Mitarbeiterbeurteilung bereits im Vorfeld fest und standardisieren Sie dieses Verfahren innerhalb des Unternehmens. So sind theoretisches Wissen und praktische Kenntnisse wichtige Kriterien für die Beurteilung von Arbeitsverhalten und Arbeitsergebnis. Intrapersonelle Kompetenzen wirken sich auf das Arbeitsverhalten aus, aber auch auf die Organisation und Sorgfalt der Arbeit. Interpersonelle Kompetenzen wiederum prägen die Zusammenarbeit und den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden und Lieferanten.

Softwaregestützte Beurteilung von Mitarbeitern optimiert Prozesse

Eine Mitarbeiterbeurteilung unter Berücksichtigung der Gütekriterien erfolgt mit Unterstützung spezieller Softwarelösungen besonders effizient und effektiv. Dies beginnt bereits mit der Terminierung der Feedbackgespräche und endet mit der Integration von Vereinbarungen in die Gehaltsabrechnung oder der digitalen Ablage der Gesprächsprotokolle.

Für ein hohes Maß an Fairness für beide Seiten sorgen Funktionen wie Performance Kommentare. Hier pflegen Sie alle wichtigen Informationen wie die Qualität der Arbeitsleistung anhand von Beispielen, persönliche Beobachtungen oder andere Informationen ein. Diese Angaben bilden eine wichtige Grundlage für eine faire Mitarbeiterbeurteilung.

Sie definieren mit Ihren Mitarbeitern flexible Zielvereinbarungen? Auch in dieser Situation ist eine speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmte Softwarelösung mehr als ein praktisches Tool, da es über eine Schnittstelle mit der Gehaltsabrechnung kommuniziert und flexible Gehaltsbestandteile automatisch überträgt.

Im Rahmen der kontinuierlich fortschreitenden Automatisierung der zahlreichen Unternehmensprozesse ist eine individuell auf die Unternehmensbedürfnisse optimierte IT-Lösung unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies gilt ebenfalls für die Mitarbeiterbeurteilung. Denn Human Resources zählen zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens.

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