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Mitarbeitergespräch

Für viele Experten das wichtigste Führungsinstrument

Experten sind sich bereits seit vielen Jahren einig über den großen Wert, den das regelmäßige Mitarbeitergespräch hat. In vielen Unternehmen sind die alljährlichen Mitarbeitergespräche jedoch eine lästige Pflichtübung. Um Ihnen den Wert der Gespräche zu verdeutlichen und den Einstieg in das Thema zu erleichtern, finden Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zu Mitarbeitergesprächen und wie Sie sie produktiv nutzen können.

Feedbackgespräch Führungskraft HR

So führen Sie das Mitarbeitergespräch mit Mehrwert für Ihr Unternehmen

Während anlassbezogene Mitarbeitergespräche verhältnismäßig häufig durchgeführt werden, ist das institutionalisierte Gespräch ein echtes Stiefkind in deutschen Unternehmen. Dabei gibt es kein überzeugendes Argument, warum dieses wichtigen Führungsinstrument so stiefmütterlich behandelt wird. Entschließen Sie sich, in Ihrem Unternehmen das regelmäßige Mitarbeitergespräch aktiv zu etablieren und zu nutzen, sollten Sie sich endlich ausreichend Zeit für die Vorbereitung nehmen. Gewährleisten Sie eine ausreichende Schulung der Führungskräfte und ergänzen Sie Ihre IT mit einer speziell auf diese Anforderungen entwickelten Softwarelösung, um die Prozesse rund um das Mitarbeitergespräch zu optimieren.

Zu den abschließenden Schritten zählt die ausführliche Informationsweitergabe an die Mitarbeiter, um mögliche Ängste und Unsicherheiten zu vermeiden. Vielleicht geben Sie ihnen diesen Vergleich des Schriftsteller Hermann Lahm mit. Er vergleicht ein Mitarbeitergespräch mit einem TÜV-Termin. Dieser kann zwar zu Beanstandungen führen, in Folge jedoch eine beruhigende Weiterfahrt ermöglichen. Nichts anderes sind Mitarbeitergespräche. Der TÜV-Termin der Personalführung.

Die verschiedenen Anlässe für ein Mitarbeitergespräch

Grundsätzlich unterscheidet die Literatur zwischen dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch und institutionalisierten Gespräch. Anlassbezogene Gespräche initiieren sowohl Führungskräfte wie Mitarbeiter. Diese weisen immer einen Bezug zu einem aktuellen Ereignis auf.

Folgende Anlässe können zu einem Mitarbeitergespräch führen:

  • Besonders herausragende oder schlechte Leistungen.
  • Konflikte
  • Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen
  • Nichteinhaltung von Vorgaben
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Arbeitsunfälle
  • Längere oder häufige Krankheit eines Arbeitnehmers

Aus solchen Anlässen resultieren Anerkennungsgespräche, Kritikgespräche, Konfliktgespräche oder Abmahngespräche.

Im Gegensatz zum anlassbezogenen Mitarbeitergespräch beziehen sich institutionalisierte Gespräche auf die allgemeine Betrachtung der Leistung der Beschäftigten eines Unternehmens in regelmäßigen Zeitabständen. Diese sind normalerweise in einer standardisierten Vorgehensweise mit einem Leitfaden zur Gesprächsführung hinterlegt.

Das Mitarbeitergespräch in seinen Varianten

Wie bereits erwähnt, gibt es die unterschiedlichsten Formen an Mitarbeitergesprächen. Anlassbezogen handelt es sich dabei wie bei den Anerkennungsgesprächen oder Delegationsgesprächen um inhaltlich grundsätzlich positiven Austausch . Aber auch Konflikt- und Kritikgespräche, wenn sie richtig geführt werden, empfinden viele Mitarbeiter letztendlich als angenehme Erfahrung, da sie die Zusammenarbeit voranbringen.

Diese Tipps helfen Ihnen bei der Optimierung der unterschiedlichen Gesprächsformen.

  • Anerkennungsgespräch – gezieltes Lob verstärkt positives Verhalten und zeigt Mitarbeitern Ihre Wertschätzung.
  • Beurteilungsgespräch – achten Sie auf einen Dialog und geben Sie dem Mitarbeiter die faire Chance, seine Sicht der Dinge zu schildern.
  • Informations- und Beratungsgespräch – hören Sie genau zu und stellen Sie die richtigen Fragen.
  • Kritikgespräch – führen Sie diese Gespräche ausschließlich unter vier Augen und bereiten Sie sich in Ruhe vor.
  • Konfliktgespräch – bleiben Sie neutral und nehmen Sie sich Zeit
  • Mitteilungsgespräch – geben Sie Mitarbeitern die Chance, trotz der bereits gefallenen Entscheidung die eigene Sichtweise darzulegen.

Die Königsdisziplin der Mitarbeitergespräche ist mit Sicherheit das Mitarbeiterjahresgespräch. Es umfasst zahlreiche Themenpunkte und beleuchtet die Leistung eines Mitarbeiters über einen längeren Zeitrahmen hinweg. Neben einer Mitarbeiterbewertung kommunizieren Sie individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen oder allgemeine Maßnahmen zur weiteren Zusammenarbeit. Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern ausreichend Raum, um unterschiedliche Details Ihres Verhältnisses zu besprechen. Es sollte als Chance und nicht als notwendiges Übel wahrgenommen werden.

Die positiven Effekte dieser Gespräche

Je professioneller ein Mitarbeitergespräch geführt wird, umso positiver gestaltet sich das Aufwands-Nutzen-Verhältnis. Denn trotz des zeitlichen Aufwands erleichtern diese Gespräche Ihre Führungsarbeit. Ob Sie nun Konflikte im Gespräch klären oder durch Wertschätzung im Anerkennungsgespräch einen wichtigen Beitrag zur Motivation und damit zur Mitarbeiterbindung leisten. Das Mitarbeitergespräch weist angesichts immer niedrigerer Personaldecken einen kontinuierlich steigenden Stellenwert auf.

Regelmäßig durchgeführte und ehrliche Gespräche mit Ihren Mitarbeitern optimieren die Personalentwicklung. Sie lernen die Kompetenzen und Fähigkeiten der Menschen detailliert kennen. Im Rahmen der Personalplanung ein unverzichtbares Gut, da Sie mit diesem Wissen die wertvollste Ressource in Ihrem Unternehmen zielgerichtet und bedarfsorientiert einsetzen können – das Humankapital. Profitieren Sie von diesen Gesprächen und optimieren Sie die Vorbereitung der Gespräche mittels entsprechender Vorbereitung. Mit einer speziellen und auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmten Software an Ihrer Seite können Sie die zeitliche Entwicklung und die wichtigsten Reporte transparent dokumentieren und auswerten.

Gute Vorbereitung von Führungskraft und Mitarbeiter unerlässlich

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch setzt ausführliche Vorbereitungen voraus. Je besser vorherige Gespräche dokumentiert wurden und wenn Sie sich bereits in den Zeiträumen zwischen den Gesprächen wichtige Punkte notiert haben, können Sie Zeitaufwand bei der Vorbereitung einsparen. Digital und zentral in einer Software gebündelte Notizen können hierbei eine große Unterstützung sein. Durch automatisierte Erinnerungen, die mit den Dokumenten verknüpft sind, werden Sie automatisch erinnert, wenn es Zeit ist, das nächste Gespräch zu führen. Inhaltlich können ihre Notizen sowohl über positive Aspekte der Arbeit sein, wie auch Kritikpunkte enthalten. Diese sollten jedoch immer anhand dokumentierter Situationen angebracht werden, nur so wird eine Mitarbeiterbeurteilung als objektiv wahrgenommen.

Die Organisation des Mitarbeitergesprächs gliedert sich in drei Phasen. Berücksichtigen Sie die einzelnen Punkte in jeder dieser Phase und führen Sie auf diese Weise ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch.

Vorbereitungsphase

  • Laden Sie den Mitarbeiter frühzeitig ein und informieren Sie ihn über die Besprechungspunkte.
  • Reservieren Sie einen geeigneten Raum, in dem Sie ungestört sind.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein.
  • Beschaffen Sie sich alle wichtigen Informationen
  • Führen Sie die Bewertung rechtzeitig durch und übermitteln Sie dem Mitarbeiter ebenfalls einen Bewertungsbogen für die Selbstbewertung.

Während des Gesprächs

  • Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre ohne Störungen (kein Handy, keine durchgestellten Telefonate)
  • Fördern Sie den Dialog und lassen Sie den Mitarbeiter erzählen
  • Definieren Sie Ziele und Inhalte zu Gesprächsbeginn
  • Aktives Zuhören und Aufmerksamkeit
  • Dokumentieren Sie wichtige Punkte
  • Abschließend erfolgt eine klare Festlegung realistischer Vereinbarungen.

Nach dem Gespräch

  • Gesprächsverlauf reflektieren, um gegebenenfalls Anpassungen für das nächste Mitarbeitergespräch vorzunehmen.
  • Protokoll erstellen und an Gesprächspartner übermitteln
  • Unterstützung bei der Umsetzung vereinbarter Ziele

Bei der Vor- und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen kann HR Management Software, wie Personio, Sie entlasten. Mit den Feedback und Performance Funktionen hilft Ihnen Personio Mitarbeiter objektiv zu beurteilen, regelmäßige Termine zu erstellen und die Ergebnisse so zu dokumentieren, dass sie von den Beteiligten jederzeit eingesehen werden können.

Sie möchten erfahren, wie Software nicht nur das Mitarbeitergespräch, sondern die gesamte Mitarbeiterbeurteilung und Personalentwicklung erleichtert? Zu diesem Thema informieren wir Sie in unserem Beitrag „Mitarbeiterbeurteilung – ein wichtiges Führungsinstrument„.

Mitarbeitergespräche einfacher vorbereiten und dokumentieren

Mehr Transparenz
Sichtbare Fortschritte
Erhöhte Effizienz

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