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Inhalt Personalakte

Was gehört in die Personalakte?

Nur im öffentlichen Dienst ist der detaillierte Inhalt einer Personalakte vorgegeben. Unternehmen der freien Wirtschaft entscheiden selbst, welche Unterlagen sie darin aufbewahren. Trotzdem gibt es gewisse Vorgaben, an die sich Arbeitgeber halten müssen.

In diesem Artikel klären wir

  • welche Arten von Unterlagen in die Personalakte aufbewahrt werden
  • welche Dokumente in der Personalakte nichts zu suchen haben
  • wann Arbeitnehmer ihre Personalakte einsehen dürfen
Manager gewährt Einsicht in Personalakteam Laptop

Kategorisierung der Inhalte einer Personalakte

Sind Sie sich nicht sicher, was alles in die Personalakte gehört, bietet das Beamtenrecht mit seiner klaren Definition einen kleinen Leitfaden. Denn hier besagt die Vorschrift, dass alle Unterlagen in die Personalakte gehören, die mit dem Arbeitnehmer und seinem Dienstverhältnis im mittelbaren oder unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Die Aufnahme aller anderen Unterlagen ist nicht erlaubt. Doch welche Dokumente zählen als Inhalt einer Personalakte?

Die nachfolgend grobe Kategorisierung der Personalakte-Inhalte zeigt bereits, wie umfangreich sich eine Personalakte gestalten kann.

  • Personalbezogene Unterlagen
  • Vertragsbezogene Unterlagen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Sonstige Unterlagen

Laut Gesetz darf nur eine Personalakte geführt werden. Ist das Führen einer zweiten Personalakte aufgrund der betrieblichen Gegebenheiten erforderlich, muss der Arbeitnehmer darüber umgehend informiert werden. Denn nur in diesem Fall kann er von seinem gesetzlich verankerten Einsichtsrecht oder Entfernungsansprüchen Gebrauch machen.

Ebenfalls von großer Bedeutung ist die Sicherheit der Personalakte und ihrer Inhalte. Das Gesetz verpflichtet Sie als Unternehmer im Rahmen der Fürsorgepflicht zum höchstmöglichen Schutz aller in der Personalakte abgelegten Daten. Zugriff erhält nur ein ausgewählter kleiner Kreis, wobei der Mitarbeiter selbst grundsätzlich jederzeit das Recht hat seine Personalakte einzusehen. Eine Maßnahme, die für Personalakten in Papierform oft schwer realisierbar ist. Wesentlich größeren Schutz der Daten bieten digitale Personalakten, da der Administrator die Zugriffsrechte durch ein striktes Rechtemanagement vergibt.

Details zum Inhalt der Personalakte

Zu den personalbezogenen Unterlagen zählen alle den Arbeitnehmer persönlich betreffenden Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse oder erforderliche amtliche Führungszeugnisse. Eine medizinische Beurteilung durch den Betriebsarzt ist ebenfalls als Inhalt der Personalakte erlaubt. Nicht erlaubt ist jedoch nach §8 Abs. 1 ASiG die Hinterlegung der Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen. Diese muss der Betriebsarzt unter Wahrung der Schweigepflicht aufbewahren.

Vertragsbezogene Unterlagen setzen sich aus Arbeitsverträgen und damit verbundenen zusätzlichen Vereinbarungen, Erklärungen des Arbeitnehmers über Nebenbeschäftigungen und dem Kündigungsschreiben zusammen.

Die Sozialversicherungsunterlagen bestehen aus allen Informationen zur Sozialversicherung und enthalten den Sozialversicherungsausweis sowie die Anmeldung zur Krankenkasse und andere damit verbundene Nachweise.

Gehalts- und Lohnbescheinigungen sowie alle Lohnsteuerunterlagen bilden die Kategorie Steuerunterlagen, während Kopien von Führerschein, Schwerbehindertenausweis oder Scheidungsurteil amtliche Urkunden darstellen.

In der Kategorie „Sonstige Unterlagen“ befinden sich alle Fortbildungs-Nachweise, der allgemeine Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Abmahnungen und mögliche Gegendarstellungen durch den Arbeitnehmer.

Endet das Beschäftigungsverhältnis, ist es empfehlenswert gewisse Fristen zur Aufbewahrung der Personalakte zu beachten.

Diese Unterlagen sind kein Inhalt der Personalakte

Zusätzlich zu den genannten Unterlagen gibt es im Zusammenhang mit einem Arbeitnehmer zahlreiche Informationen und Dokumente, die auf keinen Fall zum Personalakte Inhalt zählen oder die Sie dort nur in Ausnahmefällen hinterlegen dürfen.

So kann eine Krankmeldung zwar statistisch erfasst werden, darf aber keinesfalls in einer Personalakte hinterlegt werden. Eine Ausnahme bilden sogenannte auffällige Krankschreibungen, bei denen der berechtigte Verdacht besteht, dass die Krankschreibung aus anderen Gründen als Krankheit erfolgte. Auch Informationen über eine Alkoholsucht dürfen nicht in jedem Fall zum Inhalt der Personalakte werden. Ein entsprechender Eintrag ist nur dann gestattet, wenn sich der Alkoholismus nachweislich auf die Tätigkeit im Unternehmen auswirkt.

Dazu gibt es unter dem Aktenzeichen 9AZR 271/06 vom 12.09.2006 ein interessantes Urteil des Bundesarbeitsgerichts. Ein Arbeitnehmer forderte seinen Arbeitgeber über den Klageweg auf, die Aufzeichnungen zu seiner Alkoholerkrankung und den damit verbundenen Dokumenten gesondert und nicht als Personalakte Inhalt aufzubewahren. Diese Forderung wurde vom Gericht abgewiesen.

Arbeitnehmer besitzen ein Einsichtsrecht in die Inhalte der Personalakte

Laut Gesetz hat jeder Arbeitnehmer das Recht zur Einsicht in seine Personalakte. Dabei kann er dieses Recht zu jeder Zeit und ohne Voranmeldung in Anspruch nehmen. Genauso ist jeder Mitarbeiter des Unternehmens dazu berechtigt, die Inhalte seiner Personalakte oder Teile davon zu kopieren oder Notizen zu erstellen. Eine Regelung, die durchaus im Sinne beider Partner, dem Unternehmen und dem Mitarbeiter ist.

Die einzige Problematik an dieser Regelung ist der erhöhte Arbeitsaufwand für die Personal-Sachbearbeiter, da sie zum Ausheben der Akte ihre Arbeit oft spontan unterbrechen müssen. Zeitgleich verlässt der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz. In Summe gesehen wirkt sich diese an sich positive Regelung nachteilig auf die Effizienz aus. Vor allem bei in Papier geführten Personalakten oder nur teilweise digitalisierten Personalkonten.

Anders präsentiert sich diese Situation, wenn die digitale Personalakte vollständig in das Unternehmen implementiert ist. Denn in diesem Fall hat der Mitarbeiter, abhängig vom Arbeitgeber, grundsätzlich Zugriff auf seine Personalakte und alle Inhalte.

Die Vorteile dieser Lösung:

  • Effizienter Prozess bei der Einsicht in die Personalakte und ihre Inhalte durch Mitarbeiter.
  • Vertrauensbildende Maßnahme, da die in der Personalakte enthaltenen Informationen für den betroffenen Mitarbeiter jederzeit zugänglich sind.
  • Nährboden für Mutmaßungen und daraus entstehende Gerüchte oder Unzufriedenheit wird entzogen.

Die digitale Personalakte hat noch weitere Vorteile

Zusätzlich zur direkten Einsicht in den persönlichen Inhalt der Personalakte Inhalt bietet die digitale Personalakte noch zahlreiche andere Vorteile. Innovative Software-Lösungen in diesem Bereich verfügen über ein umfangreiches Rechtemanagement. So ist es problemlos möglich, einen Mitarbeiter zu berechtigen, seine eigenen Daten wie Adresse oder Familienstand selbst zu ändern, sein Arbeitszeitkonto manuell zu pflegen oder für die Personalakte relevante Dokumente hinzuzufügen. Das strikte Rechtemanagement verhindert zuverlässig den unbefugten Zugriff auf andere Informationen.

Für die Mitarbeiter der Personalabteilung bieten diese Softwarelösungen eine klare Struktur und eine wesentlich zügigere Bearbeitung oder Suche nach Dokumenten. Daraus resultiert eine hohe Effizienz innerhalb der Prozesse des Personalmanagements von der Zeiterfassung bis zur Lohnverrechnung mit signifikant reduzierten Kosten. Aber auch auf die Personalverwaltung an sich sowie die Archivierung und die Verwaltung aufbewahrungsfristiger Personalakten wirkt sich die Digitalisierung positiv aus.

Digitale Personalakte

Alle Informationen an einem Ort
Zugriff auf Dokumente individuell steuerbar
Up-/Download durch Mitarbeiter möglich

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