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Einsicht in die Personalakte

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Laut Gesetz besitzt jeder Arbeitnehmer das Recht auf die Einsicht in die Personalakte. Trotz dieses grundsätzlich jederzeit ausübbaren Rechts kann es durch gezielte Vereinbarungen entsprechend modifiziert werden. Eine Maßnahme, die vor allem bei rein auf Papier geführten Personalakten sinnvoll sein kann.

In diesem Artikel klären wir

  • Wer darf Einsicht in die Personalakten nehmen?
  • Wann darf ein Mitarbeiter seine Personalakte einsehen?
  • Wie kann der Verwaltungsaufwand niedrig gehalten werden?
Manager gewährt Einsicht in Personalakteam Laptop

Regelungen zur Einsicht in die Personalakte

Das Einsichtsrecht in die Personalakte ist in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt . Laut dieser Gesetzesvorlage hat jeder Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht, ohne Angaben von Gründen und zu jeder Zeit Einsicht in die Personalakte zu nehmen. Da Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet sind, die Mitarbeiter über hinzugefügte Dokumente oder Informationen zu informieren, kann die Akteneinsicht durch den Mitarbeiter für beide Seiten sinnvoll sein. Denn wie oft kommt es zu Missverständnissen und daraus resultierenden Fehleinträgen mit Konflikt-Potenzial. Eine regelmäßige Kontrolle der Inhalte kann dies verhindern. Dabei bleibt es dem Arbeitnehmer überlassen, wie oft und wann er von diesem Recht Gebrauch macht. Die einzige Ausnahme, die dieses Recht einschränkt, ist eine bestehende Betriebsvereinbarung.

Bei der Einsichtnahme in die Personalakte besteht der Anspruch auf die Vorlage aller vorhandenen Unterlagen und Dokumente. Allerdings gibt es keinen Rechtsanspruch auf die Überlassung der Personalakte, um diese mit ins eigene Büro oder nach Hause zu nehmen. Wenn der Mitarbeiter eine Kontrolle der Inhalte seiner Personalunterlagen für erforderlich findet, kann er dieses Recht ausschließlich in einem vom Arbeitgeber oder seiner Vertretung definierten Raum wahrnehmen.

Ebenfalls im BetrVG § 83 Abs.1 verankert ist die Begleitung des Betriebsrats auf Wunsch des Arbeitnehmers. In diesem Fall ist der hinzugezogene Betriebsrat jedoch dazu verpflichtet, alle erhaltenen Informationen absolut vertraulich zu behandeln.

Ein wichtiger Punkt ist das Anfertigen von Kopien von in der Personalakte hinterlegten Unterlagen und Notizen. Diese Form der Informationsbeschaffung dürfen weder der Arbeitgeber noch die Personal-Sachbearbeiter verbieten.

Betriebsvereinbarung zur Einsicht in die Personalakte

Obwohl das Einsichtsrecht fundiert ist, kann es den Tagesablauf der Personal-Sachbearbeiter stören und eine effiziente Erledigung ihrer Arbeit behindern. Vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist es daher sinnvoll, eine Betriebsvereinbarung zu schließen. Diese Möglichkeit ist wie das allgemeine Recht auf Einsicht in die Personalakte im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt.

Eine zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber getroffene Betriebsvereinbarung darf zwar das Recht auf Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer nicht beschränken oder ausschließen, aber in einem vertretbaren Rahmen regeln. Die festgelegten Einzelheiten einer solchen Betriebsvereinbarung regeln bevorzugt die Häufigkeit, den Ort oder die genaue Durchführung der Einsichtnahme.

Auf diese Weise wird die Personalverwaltung an sich entlastet und Konfliktpotenzial durch die kontinuierliche Störung des Arbeitsablaufs weitestgehend ausgeschlossen. Wobei diese Probleme bevorzugt bei der Einsichtnahme in nicht digitalisierte Personalunterlagen auftreten.

Arbeiten Unternehmen ausschließlich mit digitalisierten Personalakten, ist der Mitarbeiter in der Lage, über seinen eigenen Account jederzeit Einsicht in die Personalakte zu nehmen. Intelligente Software-Lösungen ermöglichen sogar die Anpassung frei gegebener Daten durch den Mitarbeiter. Lösungen, die zu einer großen Entlastung der Personalabteilung führt.

Entfernungsansprüche und Stellungnahmen nach Personalakten-Einsicht

Häufig besteht ein sehr konkreter Anlass, warum die Einsicht in die Personalakte verlangt wird. Dies beginnt bei nicht korrekten Angaben zu einfachen Daten wie die Sozialversicherungsnummer und reicht bis zu schriftlichen Gegendarstellungen zu Abmahnungen oder ähnlichen Ereignissen.

Durch die Kontrolle des betroffenen Arbeitnehmers der hinterlegten Informationen ist eine oft unbürokratische Klärung der aktuellen Situation möglich. In vielen Fällen reicht ein einfaches Gespräch aus, um fehlerhafte Informationen zu entfernen oder eine für den Mitarbeiter nachvollziehbare Erklärung abzugeben. Im äußersten Fall hat der Arbeitnehmer jedoch das Recht, auf einer Entfernung bestimmter Inhalte oder dem Hinzufügen einer Gegendarstellung zu bestehen. Kommt das Unternehmen diesem Wunsch nicht nach, kann die Forderung vor Gericht geltend gemacht werden.

Unter diesem Aspekt ist es empfehlenswert, genauestens abzuwägen, welche Inhalte Sie als Unternehmen in den Personalunterlagen hinterlegen. Gleichzeitig ist es jedoch, bezogen auf den Einzelfall von Bedeutung, auf dem Recht als Arbeitgeber zu bestehen.

Digitale Personalakte sorgt für Effizienz

Die digitale Transformation der Unternehmen dringt immer tiefer in einzelne Unternehmen ein. Vor allem im Bereich der Personalverwaltung und der Lohnverrechnung bringt die Digitalisierung zahlreiche positive Effekte mit sich. Die Informationen der automatischen Zeiterfassung fließen direkt in die Lohnverrechnung ein, während in der digitalen Personalakte die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen überwacht werden. Während die Automatisierung der Lohnverrechnungsprozesse in kontinuierlichen Schritten erfolgte und diese seit vielen Jahren ein integrierter Bestandteil vieler Unternehmen ist, kommt die Digitalisierung innerhalb der Personalverwaltung mit kleineren Schritten an. Trotzdem ist sie unverzichtbar, um interne Prozesse zu optimieren.

Einer dieser Prozesse ist der durch das gezielte Setzen von Rechten gewährleistete Zugang zur eigenen Personalakte. Diese Maßnahme gewährleistet Mitarbeitern die Einsicht in die Personalakte, ohne ihre Kollegen mit diesem zusätzlichen Arbeitsaufwand zu belasten. Für die Sachbearbeiter reduziert sich der Arbeitsaufwand insofern, dass sie jeden Mitarbeiter beinahe auf Knopfdruck selektieren und innerhalb kürzester Zeit Änderungen in der Personalakte durchführen. Alles, was dafür nötig ist, ist ein Browser und ein Internetanschluss.

Neben der hohen Effizienz, die eine digitale Personalakte im täglichen Arbeitsablauf oder im Rahmen der Einsicht in die Personalakte bietet, ist sie eine sehr platzsparende Lösung. Denn mit der Digitalisierung reduzieren sich die Massen ausgedruckten und in Hängeregistern, Wandschränken und Archiven abgelegten Papiers.

Zu den Hauptmerkmalen der Digitalisierung der Personalverwaltung zählen eine hohe Effizienz der Prozesse, die schnelle Verfügbarkeit aller Informationen sowie der Verzicht auf kostenintensive Archive, die sich dadurch deutlich reduzieren.

Welcher Inhalt in die Personalakte gehört lesen Sie hier.
Wie lange die Personalakte aufbewahrt werden muss lesen Sie hier.

Digitale Personalakte

Alle Informationen an einem Ort
Zugriff auf Dokumente individuell steuerbar
Up-/Download durch Mitarbeiter möglich

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