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Aufbewahrungsfrist Personalakte

Welche Frist für welche Dokumente?

Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte ist zum Teil kompliziert und umständlich zu verwalten. Denn allgemeingültige Vorgaben für diese Dokumente gibt es nicht, da sich die Aufbewahrungsfrist durch äußere Rahmenbedingungen definiert.

In diesem Artikel klären wir

  • Welche Arten von Unterlagen gibt es?
  • Wie lange sind die verschiedenen Unterlagen aufzubewahren?
  • Was muss vor dem Vernichten beachtet werden?
Manager gewährt Einsicht in Personalakteam Laptop

Allgemeines zur Personalakte und deren Aufbewahrungsfrist

Laut Arbeitsrecht hat ein Unternehmen die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche durch den Arbeitnehmer verjähren. Da diese grundsätzliche Regelung laut Arbeitsrecht jedoch von weiteren Faktoren beeinflusst wird, ergibt sich eine zum Teil sehr unterschiedliche Aufbewahrungsfrist für eine Personalakte. Daraus ergeben sich in Unternehmen, die noch auf die Akte aus Papier setzen, komplexe und oft zeitraubende und dadurch wenig effiziente Vorgänge. Anders stellt sich diese Situation beim Einsatz der digitalen Personalakte mit ihren automatisierten Prozessen dar. Während der Dauer der Beschäftigung hat der Mitarbeiter grundsätzlich jederzeit das Recht seine Personalakte einzusehen.

Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten gibt es?

Zur allgemeinen Information bezüglich der Aufbewahrungsfristen: Jede für eine Personalakte gültige Aufbewahrungsfrist beginnt nach §199 BGB grundsätzlich mit dem Beginn des Kalenderjahres, das der letzten Aktivität folgt, und endet mit dem 31.Dezember des letzten Jahres der Gesamtfrist. Doch wie gestalten sich nun die verschiedenen Aufbewahrungsfristen?

Lohnkonten und Lohnunterlagen

Lohnkonten unterliegen einer generellen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren beginnend am 1. Januar des auf die letzte Lohnauszahlung folgenden Jahres. Dies gilt ebenfalls für alle Lohnunterlagen, die für den Lohnsteuerabzug maßgeblich sind.

Dazu zählen beispielsweise

  • Arbeitszeitlisten,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Freistellungsbescheinigungen,
  • Fahrtenbücher oder
  • Rechnungsbelege zum Auslagenersatz.

Anders gestaltet sich die Situation für die Personalakte und deren Aufbewahrungsfrist bei Lohnunterlagen, die Sie für die Gewinnermittlung heranziehen. In diesem Fall gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

10 Jahre aufzubewahren sind alle in der Personalakte vorhandenen oder mit ihr verbundenen Belege.

  • Lohnsteuerunterlagen und Lohnlisten,
  • Inventurunterlagen und Inventarlisten,
  • Buchführungsunterlagen einschließlich aller in der Personalakte enthaltenen Buchungsbelege und
  • Jahresabschlüsse einschließlich der Jahresabschlusserläuterungen.

Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte liegt in der übersichtlichen Darstellung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und dem geringen Bedarf an Speicherplatz. Diese Kriterien sind bezüglich der Aufbewahrung wichtige Faktoren für eine zeit- und kosteneffiziente Verwaltung der Personalakte während der Aufbewahrungsfrist. Denn bei Papierakten ist alleine aus Platzgründen die regelmäßige Kontrolle der abgelaufenen Aufbewahrungsfristen unverzichtbar. Dieser große Aufwand entfällt bei der digitalen Personalakte, indem die Aufbewahrungsfrist für alle mit Löhnen und Lohnsteuern im Zusammenhang stehenden Unterlagen grundsätzlich mit zehn Jahren definiert wird.

Zeitgleich erfüllt die digitale Personalakte in einem wesentlich zuverlässigeren Umfang den vom Gesetzgeber vorgegebenen Schutz sensibler Daten. Denn während der Zutritt in ein Archiv durch unbefugte Dritte verhältnismäßig unkompliziert ist, schützt die Software durch eine strikte Rechtevergabe alle in der Personalakte enthaltenen Daten.

Welche Inhalte allgemein in die Personalakte gehören und welche Dokumente dort nichts verloren haben erfahren Sie hier.

Lange Fristen bei Versorgungsanspruch

Obwohl sich die gesetzlich vorgegebenen Fristen allgemein an der 6-Jahresfrist für Lohnkonten orientieren, variiert die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen im Zusammenhang mit Versorgungsansprüchen. Tritt die dauerhafte Versorgungsleistung innerhalb der vorgegebenen sechs Jahre ein, ist diese Frist ausreichend.

Anders stellt sich die Situation dar, wenn die Versorgungsansprüche wesentlich später eintreten. Für diesen Fall sieht das Gesetz eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren vor. Dies bedeutet für Sie als Unternehmen, dass Sie alle relevanten Unterlagen ehemaliger Arbeitnehmer entweder bis zum Eintritt des Anspruchs auf Altersversorgung oder bis zum Ablauf der 30-jährigen Verjährungsfrist aufbewahren.

Wann darf ein Unternehmen allgemeine Dokumente vernichten?

Es besteht keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die nicht der gesetzlichen Frist unterliegen. Darunter fallen beispielsweise Dokumente zum allgemeinen Schriftwechsel, Informationen zur betrieblichen Weiterbildung oder Adressänderungen. Diese Unterlagen dürfen Sie zeitnah nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters vernichten. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den ehemaligen Arbeitnehmer zu informieren und ihm die Wahl zu lassen, ob er einer Vernichtung zustimmt oder die Unterlagen selbst weiter aufbewahrt.

Trotzdem sollten auch diese Unterlagen nicht zu früh vernichtet werden. Denn nach §195 BGB hat ein ehemaliger Arbeitnehmer drei Jahre Zeit, um Schadenersatzansprüche verschiedenster Formen geltend zu machen. Auch die Frist zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses endet erst nach drei Jahren. Argumente, die für die Aufbewahrung aller in der Personalakte enthaltenen Unterlagen für einen Zeitraum von mindestens drei Jahren sprechen.

Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Personalakte erfolgt die Vernichtung

Für eine höhere Effizienz bei der Verwaltung der Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist der Personalakte ist es ratsam, die vorgegebene 10-Jahresfrist für alle Personalunterlagen zu definieren; mit Ausnahme der für die Altersversorgung relevanten Dokumente, für die situationsabhängig längere Fristen gelten.

Nach Ablauf dieser Fristen schreibt der Gesetzgeber die Vernichtung der Daten vor. Dabei muss die Sicherheit der Personaldaten, die der Schutzklasse 2 zugeordnet sind, sichergestellt sein.

Definition Schutzklasse 2:
Bei der Schutzklasse 2 handelt es sich um vertrauliche Daten mit hohem Sicherheitsbedarf. Erfolgt die Einsichtnahme durch unbefugte Personen, ist das Risiko hoch, dass die gesellschaftliche Stellung oder die wirtschaftlichen Verhältnisse des Betroffenen wesentlich beeinträchtigt werden.

Durch die hohe Vertraulichkeit dieser Daten erfolgt die zusätzliche Zuordnung der Sicherheitsstufen 3, 4 und 5. Dies bedeutet, dass die Daten so vernichtet werden müssen, dass eine Reproduktion nur mit erheblichem oder außergewöhnlichem Aufwand oder zweifelhaften Methoden möglich ist..

Aufgrund dieser Definition muss die Vernichtung dieses Datentyps, ob auf Papier oder auf digitalen Datenträgern, unbedingt so erfolgen, dass eine Wiederherstellung der Daten grundsätzlich nicht möglich ist. Für die Aktenvernichtung genutzte Geräte müssen der DIN 66399 entsprechen, die alle wichtigen Details zur gesetzeskonformen Vernichtung von Daten enthält.

Digitale Personalakte

Alle Informationen an einem Ort
Zugriff auf Dokumente individuell steuerbar
Up-/Download durch Mitarbeiter möglich

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