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Arbeitszeitkonto: Die Dokumentation von Arbeitszeit im Unternehmen

Über die Hälfte aller Angestellten in Deutschland führt ein Zeitkonto für die Arbeit. Insbesondere in Betrieben, die Schichtarbeit leisten, oder in Unternehmen, die Gleitzeit oder Kernanwesenheitszeiten praktizieren, sind Arbeitszeitkonten unerlässlich.

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Arbeitszeiten mit einem Arbeitszeitkonto flexibler gestalten

Unter einem Arbeitszeitkonto versteht man die Dokumentation der Arbeitszeit eines Mitarbeiters. Wird mehr gearbeitet als die vertraglich vereinbarte monatliche oder jährliche Stundenanzahl, entstehen Plusstunden auf dem Zeitkonto. Diese können zum Beispiel in Form von Freizeit vergütet werden. Andersherum entstehen auf dem Arbeitszeitkonto Minusstunden, wenn der Mitarbeiter weniger Arbeitsstunden ableistet als vertraglich vereinbart. Diese sollten zu einem anderen Zeitpunkt in Form von Überstunden ausgeglichen werden.

Für ein Unternehmen lohnt sich das Führen von Zeitkonten vor allem bei folgenden Arbeitszeitmodellen:

  • Gleitzeit (mit Kernarbeitszeit) und Funktionszeit (ohne Kernarbeitszeit)
  • Schichtarbeit
  • Zur Arbeitszeitkontrolle im Homeoffice
  • Jahresarbeitszeit
  • Rufbereitschaft
  • Flexible Teilzeitmodelle

Auch Unternehmen mit saisonal stark schwankender Auftragslage profitieren von Arbeitszeitkonten. Dazu zählen zum Beispiel Gartenbauunternehmen, Gastronomiebetriebe mit Biergarten, Betreiber von Skiliften und viele mehr. Während in der Hochsaison viel Mehrarbeit geleistet werden muss, ist das Personal in der Nebensaison oft nicht ausgelastet. Um dies auszugleichen, können Jahresarbeitszeitkonten nützlich sein.

Eindeutige Regelungen für Arbeitszeitkonten notwendig

Wichtig bei der Einführung eines Arbeitszeitkontos ist, dass vertraglich genau festgeschrieben wird, wie mit den Plus- und Minusstunden umgegangen werden soll. Erfolgt der Ausgleich über Freizeit oder Mehrarbeit, muss geregelt sein, innerhalb welches Zeitraums er abgegolten werden muss: Das kann beispielsweise auf wochenweise, monatlich oder quartalsweise festgelegt sein, sollte aber in jedem Fall innerhalb eines Jahres geschehen. Einige Unternehmen vergüten ein Plus auf dem Arbeitszeitkonto durch Auszahlung von Überstundenboni. Auch hierfür sind feste vertragliche Vereinbarungen notwendig.

Neben dem Zeitraum der Ausgleichsvergütung durch Freizeit oder Geld sollte auch eine Höchstgrenze an möglichen Überstunden festgelegt sein. Deren Höhe ist vom Unternehmen selbst zu bestimmen. Es sollte wirtschaftlich immer möglich sein, den Wegfall der Arbeitskraft oder den finanziellen Mehraufwand durch den Arbeitszeitausgleich zu kompensieren.

Vor- und Nachteile eines Arbeitszeitkontos

Ein positiver Effekt des Arbeitszeitkontos ist für den Arbeitgeber, dass er flexibler hinsichtlich der Auftragslage wird. Fällt viel an, kann mehr gearbeitet werden, gibt es Leerlauf, können die Überstunden abgebummelt werden. Dabei bleibt das an den Mitarbeiter ausgezahlte Gehalt konstant, also besser planbar. Natürlich ist für die Dokumentation des Zeitkontos zusätzlicher bürokratischer Aufwand nötig. Dieser kann aber mit Hilfe einer gut strukturierten HR-Software wie Personio auf ein Minimum reduziert werden.

Flexible, an die Auftragslage angepasste Arbeitszeiten bedingen, dass in einkommensstarken Zeiten Rücklagen für die Überstunden gebildet werden, da das Gehalt des Mitarbeiters konstant bleibt. Auch hier erleichtert eine gute Dokumentation der Arbeitszeit es, den Überblick zu behalten und entsprechend zu reagieren.

Dem Beschäftigten erlaubt ein Arbeitszeitkonto mehr Flexibilität. Er kann seine Arbeitszeit sinnvoll dem Arbeitsaufwand anpassen und ist nicht mehr so stark an bestimmte Arbeitszeiten gebunden. Den Freizeitausgleich nutzt er für private Verpflichtungen, was sich positiv auf das Familienleben auswirken kann. Allerdings besteht die Gefahr, mit dem Arbeitgeber in Konflikt zu geraten, wenn dieser die Anhäufung von Überstunden für nicht gerechtfertigt hält.

Um für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen faire Bedingungen zu schaffen, ist eine sorgfältige Dokumentation der Plus- und Minusstunden in einem lückenlos geführten Zeitkonto unbedingt notwendig.

Die Dokumentation der Arbeitszeit mit Personio

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Von der Stechuhr am Eingang bis hin zu eigenverantwortlich geführten Listen ist alles möglich. Effektiver als das Arbeitszeitkonto in der Excel-Tabelle ist die Dokumentation über Personio, dem HR-Betriebssystem für alle Personalprozesse. Der Vorteil: Sämtliche Informationen laufen in einer Software zentral zusammen und können direkt verarbeitet werden. So ist das Arbeitszeitkonto etwa automatisch mit der Lohnbuchhaltung, der Urlaubsverwaltung und der digitalen Personalakte verknüpft.

In Personio tragen die Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeiten ein. Sie loggen sich dafür ins Arbeitszeitkonto ein – das ist von jedem Computer aus möglich – und geben Beginn und Ende sowie Pausenzeiten eigenverantwortlich ein. Die Zeiten werden zum Beispiel vom direkten Vorgesetzten oder dem HR-Manager per Klick bestätigt. Eine individuelle Anpassung der Arbeitszeitenregelung innerhalb der Software ist möglich. Die Arbeitsstunden werden für jeden Tag automatisch errechnet.

Im Arbeitszeitkonto, das ein Bestandteil des Personio Mitarbeiterkontos ist, werden Plus- und Minusstunden minutengenau erfasst und können bei Bedarf abgefragt werden. Durch die Verknüpfung mit der Lohnabrechnung können Gehälter der Arbeitszeit entsprechend angepasst werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Mitarbeiter auf Stundenbasis beschäftigen oder Überstunden finanziell ausgleichen. Auch ins Reporting, das verschiedene für das Personalmanagement relevante Aspekte dokumentiert, können Sie die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter integrieren.

Arbeitszeiterfassung mit Personio

Mitarbeiter können Arbeitszeiten selbst eintragen
Vorgesetzte geben Zeiten per Klick frei
Arbeitszeitregelungen können nach Bedarf angepasst werden