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Entwicklung Digitalisierung Personal

Digitalisierung in schnellen Schritten – der Weg zu HR 4.0

Die Digitalisierung ist allgegenwärtig und verändert die Welt, in der wir leben. Auch in Unternehmen hat der Einsatz von Software und Informationsdienstleistungen in den letzten beiden Jahrzehnten vieles verändert und dabei einiges vereinfacht. Allerdings ist die Digitalisierung kein einmaliges Event, sondern ein gradueller Prozess, sowohl bezogen auf die verschiedenen Unternehmensbereiche, die sich nach und nach digitalisiert haben, als auch innerhalb einzelner Ressorts, wo verschiedene Stufen der Digitalisierung erkennbar sind. Auch heute sind wir noch nicht im Endstadium angekommen und wahrscheinlich werden wir dieses nie erreichen.

Dieser Artikel behandelt die Digitalisierung von Personalmanagement und Entgeltabrechnung, ihre verschiedenen Stufen von analogen Papierakten, der Entwicklung von Mitarbeiterportalen bis hin zu integrierten Systemen, bei denen Employee Self Service ein Kernbestandteil ist.

Digitalisierung 1.0: Erste Informationen werden digitalisiert

Der erste Schritt der Digitalisierung beinhaltete den Transfer von Informationen, die bislang nur in analoger Form vorlagen, in computerbasierte Systeme. Dabei wurden Mitarbeiterstammdaten
und entgeltrelevante Informationen in Datenbanken oder Excellisten geschrieben, was sie durchsuchbar, duplizierbar und leichter übertragbar gemacht hat.

Digitalisierung 2.0: Spezielle Software erlaubt der HR-Abteilung, Prozesse abzubilden

Aufbauend auf diesen ersten Datenbanken hat sich Software entwickelt, welche neben der einfachen Datenspeicherung auch Prozesse abbilden kann. Beispiele sind Onboarding-Prozesse,
Durchführung von Entgeltabrechnungen oder auch Recruiting-Prozesse, bei denen Bewerber verwaltet werden. Dabei war diese Software als reines Werkzeug für die HR-Abteilung gedacht, mit welchem ihre alltägliche Arbeit vereinfacht werden kann.

Digitalisierung 3.0: Mitarbeiterportale übergeben Informationen an die Mitarbeiter

Personalmanagement und Lohnsoftware wurden dann häufig erweitert um sogenannte Mitarbeiterportale. Diese sollen dem Informationsaustausch mit dem Mitarbeiter dienen und neben
allgemeinen unternehmensrelevanten Informationen auch personalisierte Prozesse wie die Gehaltsabrechnung beinhalten. Dabei hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich über seinen
Internetbrowser in ein solches Portal einzuloggen. Über Funktionen wie Employee Self Service (ESS) oder in manchen Systemen auch Manager Self Service (MSS) können die Mitarbeiter
und Führungskräfte auch bestimmte Einstellungen selbst vornehmen oder Informationen anpassen. So können Führungskräfte automatisch Berichte (z. B. Quartalsschnitt der Mitarbeiterzahl)
erstellen und selbstständig über ihren Zugang abrufen. Mitarbeiter wiederum können beispielsweise Änderungen an ihren Stammdaten durchführen oder ihre monatliche Entgeltabrechnung
herunterladen.

Digitalisierung 4.0: Mitarbeiter werden integraler Bestandteil der digitalen Systeme und in die Prozesse mit einbezogen

Durch die immer weiter fortschreitende Ablösung traditioneller Software durch webbasierte Systeme und die neuen Möglichkeiten, die solche Cloud-Anbieter bieten, können die Funktionalitäten von klassischer HR- und Lohnsoftware mit jenen von Mitarbeiterportalen vereint und in ganzheitlichen Systemen verschmolzen werden. Nachdem sich in den USA schon Systeme wie BambooHR oder Namely etabliert haben, gibt es nun auch entsprechende Lösungen für den deutschen Markt, welche komplett auf deutschen Servern gehostet werden und somit mit den deutschen Datenschutzbestimmungen konform sind.

Während diese Systeme nach wie vor von den HR- oder Lohnabteilungen administriert werden, erhält jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen einen eigenen Zugang, welcher über Rollen und Zugriffsrechte frei gestaltet werden kann. Dabei kann für jeden Bereich der Software festgelegt werden, was ein Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle dort sehen oder anpassen darf und für welche Anpassungen Genehmigungen oder Freigaben benötigt werden, welche ebenfalls wiederum im System durch einen anderen Mitarbeiter erteilt werden können.

Konzepte wie das oben erwähnte ESS und MSS sind dabei keine zusätzlichen Funktionen mehr, sondern ein integraler Bestandteil in allen Bereichen. Die Vorteile einer solchen Integration sind immens. Mitarbeiter können ihren Urlaub beantragen, ihre Bankverbindung ändern, Anpassungen an den Stammdaten beantragen (z. B. nach Umzug oder Hochzeit), ihre  Versicherungsbescheinigung in die eigene Personalakte hochladen oder ihre Entgeltabrechnung herunterladen. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter Bestandteil von Prozessen, indem sie zum Beispiel Urlaube von ihnen unterstellten Mitarbeitern genehmigen, Informationen für das Onboarding neuer Mitarbeiter in ihrer Abteilung bereitstellen oder Feedback zu einem potenziellen Bewerber im Recruitingbereich abgeben. Kurzum vereinfachen diese Systeme nicht nur signifikant die Arbeit der HR-Abteilungen, sondern verteilen die administrativen Aufgaben auf die
Schultern aller Mitarbeiter. Das erlaubt den HR Abteilungen wiederum, sich in Zeiten von Fachkräftemangel auf Themen wie Mitarbeiterbindung/-entwicklung und Employer Branding
zu fokussieren, anstatt die Zeit mit Urlaubsanträgen oder Stammdatenpflege zu verbringen.

Durch webbasierte Oberflächen und Multiplattform-Kompatibilität können diese Aufgaben von überall erledigt und Informationen jederzeit abgerufen werden. Der Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag oder die Krankmeldung zum Beispiel von zu Hause über sein Smartphone einreichen oder der Manager kann sich auf seinem Businesstrip Berichte einfach per Tablet anschauen.

Was kommt als Nächstes?

Wie eingangs angesprochen ist die Digitalisierung ein Prozess, der mit Sicherheit auch in Zukunft weiter fortschreiten wird. In welche Richtung er sich entwickelt, kann nur gemutmaßt
werden. Schon heute beobachtbar ist jedoch, dass immer mehr „Micro-Lösungen“ für spezifische Probleme im Bereich HR und der Entgeltabrechnung entwickelt werden. Ein Trend ist an dieser
Stelle die Entwicklung von Plattformen, welche diese einzelnen Tools konsolidieren und in einem System anbieten können. Dabei wird auch die Integration von anderen Anbietern aus
Entgeltabrechnung und Zeiterfassung immer wichtiger. Zentral ist dabei, dass weiterhin die tiefe Integration von Mitarbeiterportalen fortgeführt wird, damit auch über verschiedene Anbieter
hinweg Mitarbeiter wie Manager einen Zugang erhalten, mit welchem HR- und entgeltrelevante Daten gepflegt und die dazugehörigen Prozesse verwaltet werden können.

 

zuerst erschienen in: Lohn & Gehalt

Hanno Renner

Hanno ist Co-Founder & CEO von Personio, der umfassenden HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit seinem Unternehmen arbeitet er daran, HR Managern in ganz Europa administrative Aufgaben abzunehmen damit diese mehr Zeit für wertschöpfende Personalarbeit haben. In seiner Freizeit macht Hanno viel Sport oder geht segeln.