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Digitale Personalakte

Ersetzen Sie die traditionelle Personalakte und lernen Sie die Vorteile der digitalen Personalakte kennen:
Verschlankte administrative Prozesse und Informationen auf Knopfdruck.

Employee Self Service

Mitarbeiter können vordefinierte Bereiche selbst einsehen und aktualisieren

Schneller Zugriff

Mitarbeiterinformationen sind jederzeit ortsunabhängig abrufbar

Einfach archivieren

Dokumente und Verträge können digital archiviert und einfach durchsucht werden

Geringere Kosten

Der Verzicht auf die Papierakte spart Zeit, Lagerraum und bares Geld

Präzises Rechtemanagement

Gezielt steuern, wer welche Informationen sehen und ändern darf

Einfacher Datenaustausch

Informationen schnell, konsistent und sicher an Steuerberater weitergeben

Verwalten Sie Ihre Personaldaten mit Personio

Sammeln Sie alle Informationen und Dokumente Ihrer Mitarbeiter in einer digitalen Akte mit frei definierbaren Zugriffsrechten

Stammdatenerfassung und -verwaltung

Erfassen Sie alle Daten in einem Programm und vermeiden Sie Redundanzen

Genehmigungen einrichten

Steuern Sie granular wer welche Bereiche sehen und Einträge vornehmen kann

Änderungen terminieren

Tragen Sie anstehende Änderungen bereits im Vorfeld ein und definieren Sie ein Änderungsdatum

Importfunktion

Importieren Sie bestehende Personaldaten aus Excel

Templates

Erstellen Sie einfach Vorlagen für häufig benötigte Dokumente

Erinnerungen

Lassen Sie sich per E-Mail an Geburtstage oder andere wichtige Daten erinnern

Personio war immer für uns erreichbar und alle Daten wurden genauso importiert, wie wir es uns gewünscht haben.

Isa Happke
Assistenz der Geschäftsführung, talocasa GmbH

Ich habe seit meinem ersten Kontakt im Sales bis hin zum Onboarding außerordentliche Sympathie und Effizienz erlebt. Ich hatte stets das Gefühl, dass meine Themen und meine Perspektive Prio 1 sind.

Pedro da Costa Palmeira
Head of Human Resources, Mensemedia Gesellschaft für Neue Medien mbH

Unsere Implementation Managerin ist selbstständig auf uns zugekommen, um nach dem Status zu fragen und ob wir Hilfe benötigen. Sie war jederzeit erreichbar und hat Fragen umgehend beantwortet.

Daniela Bache
Teamlead HR, Outfittery GmbH
Stylight

Wir lieben die Tatsache, dass Personio nicht nur HRM und Recruiting-Prozesse in einem Tool kombiniert, sondern auch schnellen Customer Support bietet.

Annabel Kutter
HR Manager bei Stylight
Lesara

Mit unseren zwei Büros in Berlin und Guangzhou war es uns wichtig, dass wir einen Überblick über die Mitarbeiter und Bewerber an beiden Standorten haben. Dabei ist Personio in der Nutzung sehr intuitiv und flexibel, sodass wir es perfekt an die Bedürfnisse unseres Teams anpassen konnten.

Julie Görgen
Head of People & Culture bei Lesara
Statista

Ich hätte nicht gedacht, dass die Verwaltung von über 400 Mitarbeitern an vier Standorten weltweit so einfach sein kann.

Sebastian Bourmer
CFO bei Statista
Next Big Thing AG

Durch die Kombination von HR Management und Recruiting benötigen wir nur eine Software und Bewerber können direkt in neue Mitarbeiter umgewandelt werden.

Dennis Wegener
Head of HR bei Service Partner One
Geschenkidee

Die Integration unserer Daten in Personio war super einfach und im Tagesgeschäft nimmt das Tool unserer HR-Abteilung jede Menge administrative Arbeit ab.

Jessica Dumoulin
Head of HR at Geschenkidee

Wie viel Spielraum haben Sie, Ihr HR-Management zu
verbessern?

Personio unterstützt Sie bei sämtlichen HR Prozessen, von Bewerbermanagement über Urlaubsverwaltung bis Lohnbuchhaltung. Sichern Sie sich eine kostenlosen Test-Account oder finden Sie bei einer 20-minütigen Webdemo heraus, welche Prozesse Sie durch den Einsatz effizienter Software optimieren können.

Mitarbeiterverwaltung und digitale Personalakte in Personio

  • Öffentliches Profil und interne HR-Informationen

    Verwalten Sie im Mitarbeiterprofil HR-interne und firmeninterne Informationen und bestimmen Sie, welche Ansichtsrechte für Teams, Abteilungen oder alle Mitarbeiter gelten sollen.

  • Beliebig viele individuelle Mitarbeiterattribute

    Entscheiden Sie, welche Informationen Sie in der Personalakte speichern wollen und legen Sie neue Sektionen & Attribute an, die Sie im Mitarbeiterprofil abbilden möchten.

  • Büros, Abteilungen und Kostenstellen

    Auch komplexe Unternehmensstrukturen lassen sich in Personio abbilden. Definieren Sie Ihre Abteilungen, Büros und Kostenstellen und entscheiden Sie, welche Informationen im Mitarbeiterprofil hinterlegt werden.

  • Tabellen- und Organigramm-Ansicht

    Lassen Sie sich die Mitarbeiterübersicht tabellarisch oder im Organigramm darstellen und exportieren.

  • Rollenbasiert Ansichts- und Bearbeitungsrechte für Mitarbeiterdaten

    Sie entscheiden, welche Mitarbeiterrollen in Personio angelegt werden sollen und welche Zugriffs- , Vorschlags- und Bearbeitungsrechte eine Rolle erhalten soll.

  • Gesellschaften

    Erfassen Sie in Personio all Ihre Subunternehmen und verwalten Sie diese unabhängig voneinander. Dies ermöglicht Ihnen eine zentrale HR-Verwaltung übermehrereUnternehmen hinweg.

  • Massenoperationen von Mitarbeitern

    Wählen Sie in der Mitarbeiterübersicht mehrere Mitarbeiter auf einmal aus, für die Sie in Personio einen Zugang erstellen wollen oder für die Sie eine Attributs- oder Regeländerung durchführen möchten.

Datenschutz made in Germany

Wir speichern und verarbeiten Kundendaten ausschließlich auf unseren ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Frankfurt. Zusätzlich werden Backups in separaten Brandschutzzonen aufbewahrt.
Softwareseitige Sicherheitsmaßnahmen und SSL Verschlüsselung der Verbindung zu Personio schützen Ihre Daten zusätzlich vor Angriffen aller Art.
Durch 2-Faktor-Authentifizierung sowie unser präzises Rollen- und Berechtigungskonzept sind Sie extern aber auch intern datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

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Inhalt der Personalakte

In der Personalakte werden Daten aufbewahrt, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau dazugehört ist nicht gesetzlich definiert.

In der Regel gehören dazu:

  • der Arbeitsvertrag
  • Belege über Fortbildungen
  • bei ausländischen Arbeitskräften die Arbeitserlaubnis
  • eventuelle Abmahnungen (in der Regel bis zu 3 Jahre lang)
  • der Lebenslauf aus der Bewerbung

Nichts in der Personalakte verloren haben hingegen Informationen zu Krankheiten und alles, was mit der Privatsphäre des Mitarbeiters zu tun hat.

Einsicht in die Personalakte durch Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat das Recht seine Personalakte einzusehen. Wird sie vom Personalwesen elektronisch gespeichert und über eine entsprechende Software archiviert, kann er das bequem vom Schreibtisch oder sogar Smartphone aus erledigen.

Werden die Personaldokumente in Papierform abgelegt, muss ein Berechtigter aus der Personalabteilung die Akten zugänglich machen.

Moderne Software-Lösungen verfügen in der Regel über ein Berechtigungskonzept, das Rollen für Mitarbeiter(-gruppen) festlegen lässt. So können zum Beispiel normale Angestellte nur Ihre eigene Akte sehen, während Vorgesetzte auch die Akten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Für Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalabteilung können spezifische Zugriffsrechte vergeben werden.

Mitarbeiter ohne eigenen Computer können über einen Terminal-PC oder durch den Gang ins Personalbüro von ihrem Recht Gebrauch machen.

Datenschutz und digitale Personalakte

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Wird die Personalakte elektronisch verwaltet, so ist darauf zu achten, dass die Server, auf denen die Dokumente gespeichert werden, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen und das ggf. ein Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen wird.

Dokumente, die über die HR Management Software von Personio verwaltet werden, werden ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Damit steht einer erfolgreichen Digitalisierung nichts mehr im Wege.