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Produktivität Großraumbüro

Die größten Produktivitätskiller im Büro

Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter – und die sind oft hohen Belastungen ausgesetzt. Viele davon sind jedoch unnötige Produktivitätskiller.

Den Idealzustand produktiven Arbeitens bezeichnen Forscher als “Flow”: Dieser Zustand wird beschrieben als beglückendes Gefühl völliger Vertiefung und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit, die wie von selbst läuft. Leider ist es beinahe unmöglich, diesen Zustand am Unternehmens-Arbeitsplatz zu erreichen. Einflüsse von außen stören die Konzentration, beanspruchen wertvolle Zeit und sorgen dafür, dass ein Arbeiten mit maximaler Effizienz oft unvorstellbar scheint. Unter diesen Produktivitätskillern leiden Unternehmen und Angestellte gleichermaßen. Wie Mitarbeiter ihre Produktivität hoch halten können und wo die Gefahren lauern, erfahren Sie in diesem Artikel.

Multitasking

Der Digital Work Report des US-Unternehmens Wrike, eine Studie zu den Ursachen mangelnder Produktivität, listet “Multitasking” auf Platz eins der größten Produktivitätskiller. Jeder kennt die Situation, dass sich gefühlt sekündlich neue Aufgaben anhäufen, die am besten sofort erledigt werden sollen. Kaum ein Arbeitnehmer widmet sich heute nur einem einzigen Projekt. Binnen Minuten von einer Baustelle zur nächsten zu springen, ist für viele Menschen schon zum Normalzustand geworden. Es entsteht dabei das Gefühl, man habe alles im Griff, weil man sich um alles gleichzeitig kümmert. Doch das Gegenteil ist der Fall. Das menschliche Gehirn ist nicht dafür gemacht, verschiedene kognitiv herausfordernde Prozesse gleichzeitig zu bewältigen, vielmehr wechselt es nur rasant hin und her. Im Schnitt dauert es 23 Minuten, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Während Bügeln und Telefonieren unter Umständen funktionieren kann, wird bei der Bearbeitung komplexer Unternehmensprojekte zur gleichen Zeit immer die Produktivität leiden. Das beweisen sogar Studien.

Die Lösung: Ordnen und priorisieren Sie Ihre Aufgaben, mental, handschriftlich oder in einer App. Sobald Projekte nicht mehr wild im Kopf umherschwirren und in einer To-do-Liste gesammelt sind, kehrt die Konzentration meist schnell zurück.

Zu viele E-Mails

Viele Angestellte erinnern sich nicht mehr an jenen Tag, als ihr Postfach noch unter 1000 ungelesene E-Mails bereit hielt. Die tägliche E-Mail-Flut gehört zu den größten Produktivitätskillern überhaupt. Über die Jahre hinweg landet man gewollt oder ungewollt in unzähligen Verteilern, private Mails verschmischen sich mit beruflichen, dringliche Angelegenheiten gehen zwischen irrelevanten Pressemeldungen unter. Ein überquellendes Postfach ist wie ein unaufgeräumter Schreibtisch: Es sorgt permanent für Unruhe. Zudem steigt mit jeder ungelesenen Mail das Gefühl eines Informationsdefizits.

Die Lösung: Räumen Sie sich bewusst Zeit ein, ihr Postfach zu pflegen. Das heißt lesen, sortieren und vor allem löschen Sie Ihre E-Mails. Es empfiehlt sich zudem, von Anfang an Ordner für unterschiedliche Angelegenheiten oder Prioritätsstufen einzurichten. So halten Sie die Masse ungelesener Mails dauerhaft im Rahmen und wissen immer genau, was noch warten kann und was nicht. Markieren Sie Nachrichten von wichtigen Absendern farblich – auch so überblicken bzw. priorisieren Sie Projekte.

Die Kollegen

Während man Multitasking und E-Mail-Flut selbst in den Griff bekommen kann, lauern im Büro Produktivitätskiller, die man schwer umgehen kann: die Kollegen. Ob unter- oder überfordert, schlecht gelaunt oder gar inkompetent: Es gibt unzählige Gründe, warum Kollegen Sie aus Ihrer Konzentration reißen können. Mal braucht der eine Hilfe, mal will jemand vom Wochenende erzählen. Andere kommen, um Informationen zu erhalten, die sie auch selbst finden würden, wenn es denn ein Intranet oder eine zentrale HR-Plattform gäbe. Natürlich ist ein gutes Verhältnis zu den Bürokollegen essentiell für das Arbeitsklima, doch nur solange es nicht zu Lasten der täglichen Aufgaben geht. Denn dann entsteht Stress, Überforderung und am Ende Unzufriedenheit über die eigene mangelnde Produktivität.

Die Lösung: Kommunizieren Sie klar, wann Sie ansprechbar sind und wann nicht. Setzen Sie Kopfhörer auf oder ändern Sie Ihren Online-Status auf “Besetzt” – niemand wird es Ihnen übel nehmen. Im Gegenteil: Der eine oder andere Kollege ist dankbar für derlei klare Signale. Denn niemand plaudert gerne mit angespannten oder geistig abwesenden Kollegen.

Ineffiziente Meetings

Wer im Meeting sitzt, der arbeitet. So der Anschein. Oftmals ist jedoch das Gegenteil der Fall. Meetings gehören zu den schlimmsten Zeitfressern, da sie oft unstrukturiert sind. Zu den Hauptproblemen gehört, dass keine Agenda vorliegt, dass niemand die Verantwortung über das Endergebnis übernehmen möchte, dass Meetings nicht moderiert werden und zu viele Teilnehmer eingeladen werden. Viele Angestellte verbuchen Meetings als gern gesehene Pause vom Arbeitsalltag, um mal den Kopf auszuschalten. Je mehr Teilnehmer, desto mehr Freiraum bietet ein Meeting für Tagträumer. Außerdem wird es mit zunehmender Teilnehmerzahl tendenziell unmöglich, Einigkeit zu erzielen.

Die Lösung: Vorab eine Agenda mit klaren Zielen oder eine Liste angestrebter Ergebnisse ausarbeiten, die Gruppe klein halten, einen verantwortlichen Moderator bestimmen und die Diskussionszeit begrenzen.

Social Media

Jeder kennt die Situation: Nur mal kurz auf die Uhr geschaut und plötzlich 20 Minuten bei Facebook vertrödelt. Viele Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern aus Kulanz Zugang zu sozialen Netzwerken, denn ein Verbot bestimmter Websites und Internetdienste wäre rein rechtlich zulässig. Dabei besteht immer die Gefahr, dass kleine Leerlaufphasen im Arbeitsalltag die Flucht ins Social-Media-Universum zur Folge haben, statt sich unbequemen Aufgaben zu widmen. Warten auf eine Mail? Diese Zeit kann man sich ja bei WhatsApp vertreiben. Dass darunter die Produktivität massiv leidet, erklärt sich von selbst. Natürlich können Facebook & Co auch dabei helfen, Kollegen miteinander zu vernetzen oder das eigene Netzwerk zur Problemlösung zu nutzen. Die Statistik spricht allerdings eine andere Sprache: Laut einer Studie des Pew Research Centers nutzen 34% soziale Medien am Arbeitsplatz, um eine mentale Pause einzulegen, nur 10-15% setzen sie ein, um arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen.

Die Lösung: Selbstdisziplin. Mitarbeiter sollten das Smartphone in der Tasche oder gar im Flugmodus belassen und ggf. einen bestimmten Zeitpunkt für die Nutzung festlegen. Es gibt Unternehmen, die verbieten Facebook oder Smartphones in Meetings oder grundsätzlich, was dem Mitarbeiter am Ende zugute kommt.

Fazit

Produktivitätskiller scheinen im ersten Moment das Problem von Unternehmen zu sein. Unkonzentriertheit, aufgeschobene Aufgaben und vertrödelte Zeit führen allerdings bald zu Unzufriedenheit beim Mitarbeiter, auf lange Sicht unter Umständen sogar zum sogenannten “Boreout”. Es liegt somit im Interesse des Mitarbeiters, sich selbst zu disziplinieren und Voraussetzungen zu schaffen, in welchen produktives und erfüllendes Arbeiten möglich ist.