Warum sich HR Manager um die falschen Aufgaben kümmern

Fachkräftemangel und aufwändiges Recruiting gehören aktuell zu den größten Herausforderungen – darin sind sich Verantwortliche einig. Unbesetzte Stellen bremsen in vielen Betrieben das Wachstum. Deshalb wäre es nur logisch, dass der Bereich Personal eine Schlüsselrolle im Unternehmen einnimmt und in alle strategischen Themen einbezogen wird. Die Realität sieht anders aus.

Bereits 1997 formulierte der Management-Berater Dave Ulrich unter dem Begriff “HR Business Partner” die Rolle des Personalmanagements neu. Die Personalabteilung müsse sich vom reinen internen Dienstleister zum Partner der Geschäftsführung entwickeln. Sie solle hauptsächlich an strategischen Themen arbeiten und einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten: Gestalten anstatt nur zu verwalten.

Das “HR Business Partner”-Modell beschreibt in theoretischer Form, was sich viele Personaler heute konkret wünschen: Sie möchten dem Hamsterrad des Tagesgeschäfts und administrativen Klein-Klein entkommen. Stattdessen möchten sie an strategischen Themen arbeiten und die Zukunft ihres Unternehmens mitbestimmen.

Dafür müssen sich Personaler aus der Verwaltungsfalle befreien. Eine HR Software wie Personio unterstützt Sie dabei. Erfahren Sie hier mehr zum Funktionsumfang.

Personaler wissen ganz genau, wo der Schwerpunkt moderner Personalarbeit liegen sollte. Im Rahmen der Studie “RecruitingTrends 2017” wurden Personalabteilungen aus 297 Unternehmen gefragt: Welche Themen sollten auf der Agenda einer Personalabteilung ganz oben stehen?

Die Liste der meistgenannten Antworten liest sich wie eine Aufzählung der Top HR-Trends: Mitarbeiterbindung und -gewinnung, Employer Branding und Talentmanagement finden sich darunter. Auch nicht ganz so selbstverständliche Themen wie die Verbesserung der Unternehmens- und Führungskultur oder die Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen.

Eine weitere Studie mit dem Titel “Innovatives Personalmanagement” bestätigt, dass sich Personalabteilungen bewusst sind, wo die Herausforderungen der kommenden Jahre liegen. 62 Prozent der befragten HR-Führungskräfte stimmen zu, dass die Anpassung der HR-Strategie an die dynamischen Anforderungen des Geschäfts eine (sehr) große Herausforderung darstelle. Bei der Gewinnung von Fach- und Führungskräften sehen das ganze 77 Prozent so, beim Employer Branding – in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor ein Fremdwort – immerhin mehr als die Hälfte.

Diese Studien geben allerdings nur eine Seite der Medaille wieder, wie der Blick auf die alltägliche Arbeit in Personalabteilungen und die Auswertung weiterer Studien zeigt. Wunsch und Wirklichkeit, Selbst- und Außenwahrnehmung liegen teils weit auseinander.

Befreien Sie sich von operativen Aufgaben

HR Software wie Personio automatisiert lästige Doppelarbeit und befreit Sie so vom Verwaltungschaos.

Personio kostenlos testen

Eine Befragung der Fachhochschule Koblenz aus dem Jahr 2012 ergab, dass sich Personalverantwortliche gerne als strategische Partner – HR Business Partner – der anderen Abteilungen sehen. 70 Prozent der internen HR-Kunden, also der Führungskräfte anderer Abteilungen, sahen in der Personalern dagegen lediglich „administrative Experten“.

Eine Studie aus dem Jahr 2013 zeichnet ein ähnliches Bild: Von 158 befragten Geschäftsführern oder Vorständen zeigten sich zwar 67 Prozent insgesamt zufrieden mit der Arbeit des HR-Bereichs. Schaut man sich die strategischen, wertschöpfenden Aufgaben separat an, ist es mit der Zufriedenheit vorbei. So halten nur 17 Prozent der Entscheider die Personalabteilung bei dem Ziel “qualifizierte, kompetente Führungskräfte” zu finden und zu entwickeln, für “sehr kompetent”, beim Aspekt “engagierte, leistungsbereite Mitarbeiter” sind es 18 Prozent.

Hat sich dieser Befund innerhalb der letzten vier Jahre deutlich geändert? Die Unternehmensberatung Kienbaum und die Deutsche Gesellschaft für Personalführung untersuchen seit über 15 Jahre die Rolle der HR in Unternehmen. Auch sie stellen seit langem ein Ungleichgewicht zugunsten von operativen, administrativen Tätigkeiten in der Personalarbeit fest.

In der aktuellen Studie “HR-Strategie & -Organisation 2017” stellen sie fest: “Im Vergleich zum Studienergebnis 2012/2013 ist eine Verbesserung nur in Ansätzen erkennbar. [… ] Beim Wertbeitrag macht die HR nur geringe Fortschritte.“ Heißt zusammengefasst: Dem Ziel, sich mehr um strategische, zukunftsweisende Personalthemen zu kümmern, ist man in den letzten Jahren nicht wirklich näher gekommen.

Personaler machen keinen schlechten Job – ganz im Gegenteil. Sie sind einfach viel zu sehr durch das operative Tagesgeschäft gebunden und mit Routinetätigkeiten ausgelastet. Sie verwalten statt zu gestalten. Sie konzentrieren sich auf die falschen Aufgaben.

Die erwähnte Kienbaum-Studie deckt auf, dass durchschnittlich 39 Prozent der Ressourcen der Personalabteilung allein auf den Bereich Service Operations, auf reine Administrationstätigkeiten entfallen. Optimal seien aber nur 15 bis 25 Prozent, rund die Hälfte. Zwei Drittel der in der Studie befragten Unternehmen haben über 500 Mitarbeiter. In kleineren Unternehmen dürfte der Anteil der Ressourcen, die für die Verwaltung aufgewendet wird, deutlich höher liegen.

Mittlerweile haben Personalentscheider die Problematik selbst erkannt. In einer aktuellen Umfrage gab die Hälfte der Befragten an, sie hätte zu wenig Zeit für strategische Aufgaben wie das Talent-Management. Grund sei die Masse an administrativen Aufgaben.

Wenn sich schon Führungskräfte zu stark durch das Tagesgeschäft gebunden fühlen, wie sieht es dann nur bei Personalern eine Ebene darunter aus? In kleinen und mittleren Unternehmen ist eine kleine Personalabteilung – manchmal auch nur eine Person – für die ganze Bandbreite der Personalarbeit verantwortlich. Ihr Arbeitstag besteht allzu oft aus Tätigkeiten wie:

• Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten erfassen und kalkulieren

• Mitarbeiter-Stammdaten verwalten und aktualisieren

• Personalakten führen

• Lohnabrechnungen online vorbereiten oder komplett erstellen

• Stellenanzeigen veröffentlichen 

• Eingehende Bewerbungen verwalten

• Verträge, Kündigungen, Abmahnungen und Zeugnisse schreiben

• Weiterbildungsmaßnahmen genehmigen

• Personalkostencontrolling

Gerade für wiederkehrende Routineaufgaben wünschen sich Personaler Unterstützung. Datenpflege oder Zeiterfassung sind arbeitsintensiv und müssen erledigt werden, leisten aber keinerlei Beitrag zum Erfolg des Unternehmens.

Eine intelligente HR-Software ist der erste Schritt für Personaler, um sich wieder mehr Zeit für zukunftsgerichtete Themen zu verschaffen. In einer internen Umfrage unter 96 Personio Kunden nannten jeweils rund 70 Prozent die Verwaltung von Fehl- und Urlaubszeiten sowie der Mitarbeiter-Stammdaten als wichtigste Funktionen einer HR-Software. Allein die Unterstützung bei solchen scheinbar trivialen Tätigkeiten ist schon eine riesige Hilfe.

Mit HR-Software lassen sich viele Aufgaben beschleunigen oder komplett automatisieren, z. B. bei der Zeiterfassung online. Über Self-Service-Funktionen können Mitarbeiter ihre Arbeits- und Fehlzeiten eigenständig erfassen, ihren Resturlaub einsehen oder ihre neue Bankverbindung ins System einpflegen. Der Gang zum Personalbüro und die doppelte Erfassung von Daten wird in vielen Fällen überflüssig.

Kostenlosen Wegweiser zur HR Software herunterladen

Dieser Wegweiser gibt Ihnen den kompletten Überblick über den Kaufprozess, beteiligte Personen und mögliche Fallstricke. In 8 Schritten zur passenden Lösung.

Wegweiser zur passenden HR-Software herunterladen

Allerdings haben die meisten Personalabteilungen in Sachen Digitalisierung und Automatisierung noch großen Nachholbedarf. Laut der Studie “Today’s State of Work: At the Breaking Point” von ServiceNow sind nur 30 Prozent der Services in der Personalabteilung automatisiert. Im Mittelstand ist der Einsatz von Personalsoftware keine Selbstverständlichkeit, von einem Lohnprogramm vielleicht abgesehen. Für zwei Drittel unserer Kunden ist Personio die erste Software im Personalbereich. Vorher wurde alles per Hand, mit Excel-Tabellen und anderen provisorischen Lösungen erledigt.

Unser Blick auf aktuelle Studien hat gezeigt: Personaler wissen, worauf es ankommt, welche Themen heute und in Zukunft relevant sind: Mitarbeitergewinnung und -bindung, Employer Branding, Unternehmenskultur, flexible Arbeitsmodelle etc.. An der Umsetzung hapert es in weiten Teilen, denn administrative Aufgaben und Routinearbeiten dominieren den Arbeitsalltag.

An diesem Problem sind Personalmanager weder komplett selbst schuld noch sind sie damit allein. Fast alle Bereiche “leiden” unter zu viel Tagesgeschäft. Doch angesichts von Fachkräftemangel und der immensen Bedeutung von HR-Themen ist die Personalabteilung besonders gefordert – immerhin sichert sie die Zukunft unserer Unternehmen.

Freiraum für HR-Aufgaben, die Sie lieben

Lassen Sie das Admin-Chaos hinter sich und kümmern Sie sich um Aufgaben, für die Sie HR Manager geworden sind. Personio unterstützt Sie dabei.

Personio kostenlos testen