Recruiting-Strategie: In 6 Schritten zum perfekten Plan

Recruiting-Strategie

Die passenden Mitarbeitenden einstellen trotz Bewerbungsrückgang und gekürzten Budgets? Das erfordert Planung. Eine gute Recruiting-Strategie war noch nie so wichtig wie jetzt. Erfahren Sie in diesem Artikel, worauf es bei der Strategie-Entwicklung ankommt und wie Sie in sechs Schritten einen geeigneten Plan aufsetzen.

Wie machen wir es bei Personio? Erfahren Sie die Tipps unserer Recruiteers in diesem kostenlosen E-Mail-Kurs.

Was ist eine Recruiting-Strategie?

Die Recruiting-Strategie ist Ihr Plan, um offene Stellen mit qualifizierten Mitarbeiter:innen zu besetzen. Sie beantwortet vier grundlegende Fragen:

  • Welche Positionen wollen oder müssen wir (neu) besetzen?
  • Wie wollen wir das erreichen?
  • Wer ist am Recruiting-Prozess beteiligt?
  • In welchem Zeitraum sollen die Stellen besetzt werden?

Die Anforderungen

Erinnern Sie sich noch an “Malen nach Zahlen”? Mit der Recruiting-Strategie ist es ähnlich: Sie gibt den großen, generellen Rahmen vor und definiert, welche kleinen Ausmal-Felder (= Ihre offenen Stellen) das Bild vervollständigen. Mit welcher Farbe und welchen Pinsel(strichen) diese Felder letztendlich ausgemalt werden, wird dann pro Feld individuell festgelegt.

Für Ihre Recruiting-Strategie bedeutet das: Legen Sie allgemeingültige Rahmenbedingungen fest und brechen Sie diese dann auf jede offene Stelle herunter, denn je Position unterscheidet sich das Bewerberprofil.

Ihre Recruiting-Strategie sollte insgesamt …

  • anpassbar sein, z. B. wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
  • sicherstellen, dass Ihre Kandidat:innen-Pipeline stets gefüllt ist.
  • auch Kandidat:innen berücksichtigen, die sich nicht aktiv auf eine Stelle bewerben.
  • Agilität ermöglichen, damit Sie schnell Entscheidungen treffen können, z. B. falls unerwartet mehr Stellen als geplant besetzt werden sollen.

Strategisch abheben dank digitalisiertem Recruiting

Stellenanzeigen zentral schalten, Recruiting-Kanäle leicht auswerten und dank vordefinierten Evaluationsbögen bessere Personalentscheidung treffen – alles möglich mit Personio.

Warum ist eine Strategie wichtig?

Laut der Studie “Recruiting in der Coronakrise” von stellenanzeigen.de sagt knapp die Hälfte der befragten Unternehmen (49,8 %), dass sie wegen der Krise (viel) weniger Bewerbungen erhalten haben. Vor allem den Mittelstand hat’s stark erwischt.

Die Folge: Unternehmen werden ausgebremst, da ihnen wichtige Ressourcen fehlen. Mit einer agilen Recruiting-Strategie können Sie dem entgegenwirken, denn die hilft Ihnen, Ihre Prozesse, Pläne und Maßnahmen schnell an veränderte Umstände anzupassen.

Weitere Studienergebnisse

Potenzielle Gefahr oder Recruiting-Chance? Knapp die Hälfte der befragten Arbeitnehmer:innen sagt, dass sie in den nächsten Monaten ihren Job wechseln will. Quelle: Personio & Opinium

Die Gewinner der Krise sind die Digitalisierung der Recruiting-Prozesse, die Interviewführung und die Personalauswahl. Sie sind die drei Top-Bereiche, die Unternehmen zukünftig optimieren wollen. Quelle: “Recruiting in der Coronakrise” von stellenanzeigen.de

Wie entwickeln Sie eine Recruiting-Strategie?

1. Richten Sie Ihre Recruiting-Ziele an Ihren Unternehmenszielen aus

Nicht die spontane Eingebung Ihres Vertriebsleiters oder die Tagesform Ihres IT-Chefs entscheidet darüber, wer eingestellt werden sollte, sondern Ihre Unternehmensziele. Sie geben Ihnen klare Vorgaben zum Recruiting – die Hiring Manager nehmen dann eine unterstützende Rolle ein.

Beispiele:

  • Soll das Angebot, die Software oder Dienstleistung ausgebaut werden? Dann brauchen Sie mehr Unterstützung in IT, Produkt oder Category Management.
  • Ihr Produkt wird in den nächsten Monaten mäßig wachsen, aber dafür soll sich der Umsatz verdreifachen? Dann sind mehr Mitarbeitende im Vertrieb wichtig.
  • In welcher Abteilung ist “landunter” an der Tagesordnung und Unterstützung dringend nötig, um die gesteckten Ziele zu erreichen?
  • Welche Fähigkeiten bzw. Spezialisten brauchen Sie langfristig in Ihrem Unternehmen? Machen Sie ein Kompetenzmodell, um die Antwort für sich zu finden.

2. Machen Sie einen Erfolgscheck Ihrer bisherigen Maßnahmen

Um zukünftig volle Recruiting-Power geben zu können, lohnt sich ein Blick in die Vergangenheit. Gleichen Sie Ihren Ist-Zustand mit dem Ziel-Zustand ab und evaluieren Sie, in welchen Bereichen Sie Kanäle, Prozesse oder Tools optimieren müssen, um Ihre Ziele auch zu erreichen.

Kanäle

Recruiting-Kanäle gibt es viele. Umso schwieriger ist es, die zu finden, die wirklich für Ihr Unternehmen funktionieren. Entscheidend ist dafür ein Blick auf die Conversion “Kanal > Angebote”.

Bei der Wahl der Kanäle ist nicht entscheidend, wie viele Bewerbungen sie bringen, sondern wie viele Einstellungen aus ihnen resultieren. Letztendlich ist das Ihr Ziel und definiert den Kanalerfolg.

Martina Ruiß, Director Recruiting bei Personio

Erstellen Sie eine Analyse, in der Sie pro Kanal und Bewerbungsschritt auflisten, wie viele Bewerber jeweils in die nächste Phase weiterkommen. Aus welchem Kanal resultieren im Endeffekt die meisten Angebote? Unsere kostenlose Vorlage hilft Ihnen, die Antwort auf diese Frage zu finden.

Prozesse

Zu viel E-Mail-Verkehr, Interview-Planungschaos und fehlendes Feedback von anderen Beteiligten: Wenn Prozesse nicht stimmen, bremst das Ihr gesamtes Recruiting aus und gefährdet Ihre Ziele.

Ein typisches Beispiel ist die Dauer zwischen Bewerbung und Angebot. Wenn Kandidat:innen zu lange auf ihr nächstes Interview warten müssen, weil es zum Beispiel zu wenig Interviewer gibt oder sie keine Kapazitäten für Bewerbungsgespräche haben, kann das den gesamten Recruiting-Prozess in die Länge ziehen. Die Folge: In der Zwischenzeit ist die Konkurrenz schneller und Ihre Kandidat:innen unterschreiben den Vertrag woanders.

Zum Glück geht es auch anders. Damit Prozesse Sie bei Ihren Zielen unterstützen, statt gegen Sie zu arbeiten, helfen folgende Fragen zur Reflektion:

  • Welche Prozessschritte verursachen zu viel manuelle Arbeit?
  • Wo gibt es lange Warteschleifen, z. B. auf Feedback von anderen und Ihnen?
  • Haben alle Stakeholder plangemäß im Prozess mitgewirkt?
  • Welches Feedback bekommen Sie von Bewerber:innen zu Ihrem Recruiting-Prozess?
  • Ist der Prozess fokussiert genug, z. B. ermittelt er wirklich nur nötige Fähigkeiten der Bewerber:innen oder sind auch irrelevante Schritte dabei?

Tools

Um Ihre Prozesse und Recruiting-Strategie zu unterstützen, sind passende Tools unumgänglich. Auch hier lohnt sich ein Ist-Soll-Vergleich, um Lücken und Verbesserungspotenzial zu finden: Wie kann Software Sie dabei unterstützen, Ihre Prozesse und Ergebnisse zu optimieren?

Recruiting-Tools sollten immer Ihre Strategie unterstützen und nicht des Einsatzes Willen genutzt werden. Legen Sie also bei Ihrer Reflektion fest, in welchen Bereichen oder bei welchen Prozessen Sie technische Unterstützung brauchen und wählen Sie danach passende Software aus.

Denken Sie immer daran: Was automatisiert werden kann, spart wertvolle Zeit, die Sie oder Ihre Recruiter:innen ins Interviewen oder Sourcen neuer Mitarbeiter:innen investieren können.

3. Erstellen Sie Candidate Personas und Experiences

Mit Candidate Personas definieren Sie, wie Ihre Zielgruppe(n) ticken und wie Sie sie am besten erreichen können. Dabei müssen Sie nicht für jede offene Position eine Persona erstellen. Konzentrieren Sie sich lieber auf Kernzielgruppen, um zu vermeiden, dass Sie mit Informationen überfrachtet werden, die gar keinen Sinn erfüllen.

Das sollten Sie über Ihre Candidate Personas festhalten:

  • Wer ist Ihre Candidate Persona, z. B. Alter, Ausbildung, Wohnsituation?
  • Wo erreichen/finden Sie Ihre Candidate Persona, z. B. Plattformen und Veranstaltungen?
  • Was sind ihre private und berufliche Ziele?
  • Was motiviert sie?
  • Was mag sie und was nicht?
  • Was sind ihre Erwartungen und Ziele?

Aus Basis dieser Informationen erstellen Sie im Anschluss Candidate Experiences bzw. Candidate Journeys je Persona. So können Sie die komplette Reise von Wunschkandidat bis zum Mitarbeitenden visualisieren und geeignete Maßnahmen definieren, um die Persona zu erreichen und als Kolleg:in zu gewinnen.

Kostenlose Vorlage: Candidate Personas

Candidate Persona VorschauSprechen Sie mit dieser anpassbaren Vorlage Bewerber:innen noch gezielter an.

4. Definieren Sie Ihre Maßnahmen

Bei diesem Schritt legen Sie Plattformen und Wege fest, über die Sie potenzielle Bewerber:innen erreichen wollen. Dazu können Sie aus einem großen Pool an Kanälen auswählen und an Ihre Candidate Persona anpassen.

Jobbörsen: Hierzu gehören Stepstone, Indeed, Honeybird & Co. Auf diesen Plattformen schalten Sie Stellenanzeigen, z. B. über das Multiposting, und sprechen aktiv suchende Bewerber:innen an.

>> Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie wirkungsvolle Stellenanzeigen schreiben.

Active Sourcing: Beim Active Sourcing gehen Sie aktiv auf potenzielle Bewerber:innen zu, meist auf verschiedenen Social-Media-Kanälen, und adressieren vor allem passive Kandidat:innen.

Mitarbeiterempfehlungen: Mit einem sogenannten Referral-Programm unterstützen bestehende Mitarbeitende Ihre Recruiting-Initiativen. Wie? Sie werben in ihrem eigenen Netzwerk Kontakte an und empfehlen sie für eine konkrete Stelle.

Internes Recruiting: Bestehende Mitarbeiter:innen suchen neue Aufgaben, wollen sich umorientieren, aber weiterhin für Sie arbeiten? Kein Problem! Besetzen Sie offene Stellen einfach intern.

Employer Branding: Mit dem Employer Branding machen Sie quasi Marketing für sich als Arbeitgeber. Sie kann sowohl aktiv suchende als auch passive Interessent:innen von ihrem Unternehmen überzeugen.

>> Erhalten Sie in hier wertvolle Tipps, wie Sie eine überzeugende Employer Value Proposition entwickeln können.

Karriereseite: Sie ist das Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Auf der Karriereseite stellen Sie nicht nur die offene Position vor, sondern auch das Unternehmen und die jeweiligen Teams.

Social Media Recruiting: Hier suchen Sie neue Kolleg:innen auf sozialen Netzwerken wie LinkedIn, XING oder Instagram – ob über Active Sourcing, bezahlte Stellenanzeigen, Performance Marketing oder Employer Branding. Wie genau Sie dabei vorgehen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Hochschul-Marketing: Lohnt sich vor allem, wenn Sie Junior-Stellen besetzen möchten oder Praktikant:innen und Werkstudenten suchen. Hier zählt vor allem Einzigartigkeit zeigen und dranbleiben, weiß unser Head of People Experience Cassandra Hoermann. In diesem Artikel teilt sie wertvolle Tipps mit Ihnen.

Recruiting Events: Veranstalten Sie alternativ Recruiting Events, z. B. Karrieremessen oder eigene Veranstaltungen in Ihrem Büro (sofern es die aktuelle Situation erlaubt). Mit TODAY haben wir bei Personio zum Beispiel eine Art Speed-Dating für einen Tag veranstaltet, bei dem sich Bewerberinnen und Fachabteilungen kennenlernen konnten. Am Ende konnten wir sieben neue Einstellungen feiern.

Talent Pool: Manchmal überzeugen Kandidat:innen, sind aber nicht für die ausgeschriebene Stelle geeignet. Mit einem Talent Pool schaffen Sie eine Art Reservebank für spätere Vakanzen. Segmentieren Sie hier am besten nach Region, Berufserfahrung, Kandidatennähe, Qualifikationen und Motiv der Interessenten. So finden Sie später optimale Kandidat:innen schneller wieder.

>> Dieser Artikel bereitet Sie optimal auf die Erstellung eines Talent Pools vor.

E-Mail-Kurs: Vollgas für Ihr Recruiting

Unsere Recruiting-Experten von Personio teilen in sieben E-Mails ihre ganz exklusiven Tipps für eine erfolgreiche Talent-Akquise.

5. Holen Sie alle Stakeholder frühzeitig ins Boot

Recruiting ist ein Mannschaftssport, sodass klar ist, dass jede:r mal an den Ball kommt – sowohl das Recruiting Team als auch die Fachabteilungen. Sobald Sie Ihren Prozess und Ihre Maßnahmen festgelegt haben, sollten Sie sie darüber aufklären, was wann von ihnen erwartet wird:

  • Wann sollen Führungskräfte Input für die Stellenanzeige geben und wie?
  • Wie stark sollen Führungskräfte ins Sourcing involviert werden?
  • Sie haben ein Referral-Programm? Stellen Sie es Mitarbeiter:innen in Info-Sessions vor.
  • Wer soll alles Interviews führen und an der Hiring-Entscheidung beteiligt sein?

6. Planen Sie die Ressourcen Ihres Teams realistisch ein

Bei diesem Punkt laufen zwei verschiedene Ansätze zusammen. 1. Damit Ihr Unternehmen planungsgemäß wachsen kann, muss auch die Mitarbeiterzahl Ihres Recruiting-Teams stimmen.

Werfen Sie auch hier wieder einen Blick in Ihre Daten: Wie viele Besetzungen schafft ein:e Recruiter:in pro Quartal? Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihr Recruiting Team gut aufgestellt ist, um Ihre Ziele zu erreichen.

Martina Ruiß, Director Recruiting bei Personio

Werfen Sie bei diesem Aspekt wie immer ein Auge auf Ihre Ziele: Wenn Sie kurzfristig mehr offene Stellen haben und die Einstellungskurve anschließend wieder abflacht, brauchen Sie keine zusätzlichen Recruiter:innen Team. Setzen Sie in diesem Fall eher auf externe Ressourcen wie Freelancer oder Agenturen, die Interim-Recruiter:innen vermitteln. Das kann auch eine gute Möglichkeit sein, um die Zeit zu überbrücken, bis man sein internes Team aufgebaut hat.

2. Eine Rückwärtsrechnung hilft Ihnen, Kapazitäten realistisch zu planen. Sie beantwortet Ihnen wichtige Fragen, um Einstellungen realistisch zu planen und bei der Geschäftsführung konkrete Erwartungen zu schüren:

  • Wie viele Bewerbungen brauchen Sie, um Ihre Hiring-Ziele zu erreichen?
  • Wie viele Bewerber:innen müssen welchen Recruiting-Schritt weiterkommen, damit Ihre Ziele erreicht werden?
  • Welche Kanäle sind am erfolgreichsten und wie viele Bewerbungen pro Kanal brauchen Sie?

>> Laden Sie hier eine kostenlose Vorlage für die Rückwärts-Rechnung herunter.

Messen, optimieren, messen, optimieren

Ein aussagekräftiges und regelmäßiges Reporting wird Ihnen im Laufe der Recruiting-Reise helfen, Schwachstellen und Lücken zu entlarven – und anschließend Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Dazu ist es wichtig, sich geeignete Kennzahlen entlang des gesamten Recruiting-Prozesses anzuschauen.

Schauen Sie sich die Performance des Kandidaten entlang des Interview-Prozesses an: An welchem Punkt im Prozess steigen die meisten Kandidaten aus?
Schauen Sie sich die Funnel-Performance heruntergebrochen an, z. B. nach einzelnen Jobs und nach Bewerbungskanälen. Identifizieren Sie darauf basierend Schwachstellen und leiten Maßnahmen ab.

Unsere Vorlage Recruiting entlang des Bewerbungsprozesses optimieren, unterstützt Sie dabei.

Vorlage: Inspirationen für Ihre Recruiting-KPIs

Hier Vorlage herunterladen