Recht auf Teilzeit: 5 Antworten, die jeder HR Manager kennen muss

Welche Mitarbeiter haben ein Recht auf Teilzeit?

Wenn Mitarbeiter ihre Stunden herunterschrauben wollen, wittern manche Personalchefs unrunde Prozesse und liegengebliebene Aufgaben. Dabei ist simple Organisation der Schlüssel.

Wir verraten, was Sie über das Recht auf Teilzeit wissen müssen und wie Sie sinnvolle Prozesse gestalten – los geht’s.

Karriere in Teilzeit – das Modell der Zukunft?

Flattern Ihnen gelegentlich Anträge für Teilzeitarbeit auf den Schreibtisch? In Zukunft könnte das deutlich öfter passieren: Die Zahl an Teilzeitbeschäftigten in Deutschland wächst kontinuierlich. Zwischen 1991 und 2018 laut Bundesregierung um 14,3 %.

Während das Recht auf Teilzeit bis dato vorrangig aus familiären Gründen in Anspruch genommen wurde, wünscht sich die neue Generation von Arbeitnehmern schlichtweg mehr Flexibilität und Zeit für sich. Karriere in Teilzeit könnte also durchaus ein Arbeitskonzept der Zukunft sein.

Damit Sie auf die Teilzeitwünsche Ihrer Mitarbeiter gut vorbereitet sind, beantworten wir die wichtigsten Fragen. Nervöse Lidzuckungen beim Gedanken an Teilzeitanträge bleiben Ihnen damit erspart – versprochen.

Frage 1: Wer hat Anspruch auf Teilzeit?

Unter gewissen Voraussetzungen hat jeder Angestellte – auch Führungskräfte – das Recht, seine Arbeitszeit zu verringern, wieder zu steigern oder anders zu verteilen. Das regelt seit 2001 das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

Eine gesetzliche Mindeststundenzahl bei Teilzeit besteht zwar nicht, stattdessen werden Arbeitsstunden individuell im Arbeitsvertrag festgelegt. Sie können beispielsweise über praktische Zeiterfassungssysteme dokumentiert werden. Das macht die Zeiterfassung online für Sie nicht nur leichter, zugleich gewährleisten Sie, dass Teilzeitmitarbeiter für Überstunden entsprechend bezahlt werden.

Übrigens: Teilzeitbeschäftigte sind arbeitsrechtlich mit Vollzeitkräften gleichgestellt. Auch für sie gelten Lohnfortzahlung bei Krankheit, die gleiche Bezahlung (anteilig entsprechend der verringerten Arbeitszeit) und sonstige Leistungen wie anteiliges Weihnachtsgeld.

Frage 2: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Besonders kleine Unternehmen würde ein uneingeschränktes Recht auf Teilzeit hart treffen. Wenn bei einem 10-Mann-Büro plötzlich drei Leute ihre Stundenzahl herunterfahren, kann das für den Arbeitgeber ein glattes K.O. bedeuten.

Deshalb müssen für das Recht auf Teilzeit zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Mitarbeiter arbeitet länger als sechs Monate im Unternehmen (§ 8 Abs. 1 TzBfG).
  2. Der Arbeitgeber beschäftigt mehr als 15 Mitarbeiter (§ 8 Abs. 7 TzBfG).

Damit ein Mitarbeiter seine wöchentliche Arbeitszeit wirksam verringern kann, muss er seinen Wunsch dem Arbeitgeber gegenüber mindestens drei Monate vorher ankündigen. Das gibt Vorgesetzten und Personalabteilungen Zeit, die Details zu regeln. Ihr Mitarbeiter muss angeben, wie viele Stunden er reduzieren will und wie er seine Arbeitszeit künftig verteilen will. Begründen muss er seinen Teilzeitwunsch nicht.

Achtung: Der Teilzeitwunsch tritt in dem vom Mitarbeiter geforderten Umfang in Kraft, wenn der Vorgesetzte diesen nicht spätestens einen Monat vor dem vorgeschlagenen Beginn in Schriftform ablehnt – eine E-Mail reicht nicht!

Ein Mitarbeiter, der seinen Arbeitsumfang schon einmal verringert hat, kann diesen erst nach zwei Jahren weiter reduzieren. Die Zwei-Jahres-Frist gilt auch, wenn der Arbeitgeber das Teilzeitgesuch aus betrieblichen Gründen wirksam abgelehnt hat.

Checkliste: Das müssen Sie prüfen, wenn Mitarbeiter in Teilzeit gehen

Wenn Mitarbeiter in Teilzeit gehen wollen, entstehen viele Fragen – und noch mehr To-Dos.Teaserbild Checkliste Recht auf Teilzeit

Damit Ihnen wichtige Aufgaben nicht unter den Tisch fallen, haben wir für Sie eine kostenlose Checkliste mit den wichtigsten Punkten zum Abhaken erstellt.

Frage 3: Kann der Arbeitgeber Teilzeit ablehnen?

Prinzipiell ja – aber nicht ohne Weiteres. Ein Arbeitgeber mit mehr als 15 Mitarbeitern kann nur wirksam ablehnen, wenn betriebliche Gründe gegen eine Teilzeit sprechen, etwa wenn

  • die Organisation dadurch wesentlich beeinträchtigt wird.
  • die Arbeitsabläufe dadurch gestört werden.
  • die Sicherheit im Betrieb vermindert wird.
  • unverhältnismäßig hohe Kosten für den Arbeitgeber entstehen.

Beispiel: Dem Arbeitgeber ist es nicht zuzumuten, eine Vollzeitkraft einzustellen, um den Arbeitsausfall auszugleichen oder die Arbeit so umzuverteilen, dass andere Mitarbeiter deshalb dauerhaft Überstunden schieben müssen.

Wenn Ihr Unternehmen keine Teilzeitarbeit erlauben will, sollten Sie in der Lage sein, diese Gründe konkret und nachvollziehbar zu belegen. Außerdem sind Arbeitgeber verpflichtet, mit dem Arbeitnehmer zu verhandeln – vielleicht eignet sich statt der 40-Stunden-Woche ja eine 35-Stunden-Woche?

Übrigens sollten Sie Teilzeitarbeit nicht partout ablehnen. Hier ein paar schlagkräftige Argumente:

  • Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) ergab, dass Teilzeitangestellte motivierter, produktiver und seltener krank sind.
  • 78,1 % der in einer Studie befragten Führungskräfte in Österreich schätzten ihre Teilzeitkräfte als effektiver ein – sie würden sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren.

Frage 4: Wer hat ein Recht auf Brückenteilzeit?

Seit dem 1. Januar 2019 erlaubt das Teilzeitgesetz Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeit für einen festgesetzten Zeitraum zu verringern und danach wieder zu ihrer ursprünglichen Arbeitszeit zurückzukehren. Doch nicht jeder hat Anspruch auf diese Art von Teilzeit – dafür müssen folgende Kriterien zutreffen.

Anspruch auf Brückenteilzeit: Voraussetzungen

  • Beschäftigen Sie dauerhaft mehr als 45 Arbeitnehmer im Unternehmen?
  • Besteht das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters ohne Unterbrechung länger als sechs Monate?
  • Hat Ihr Mitarbeiter den Antrag mindestens drei Monate vor Beginn der gewünschten Teilzeitbeschäftigung eingereicht?
  • Enthält der Antrag konkrete Angaben zum Umfang, Beginn und Ende der Arbeitszeitreduzierung?
  • Liegt der Umfang der Arbeitszeitreduzierung zwischen mindestens einem und höchstens fünf Jahren?
  • Liegen keine betrieblichen Gründe vor, die Organisation, Arbeitsprozesse oder Sicherheit im Unternehmen wesentlich beeinträchtigen?
  • Befinden sich nicht zu viele Mitarbeiter in Brückenteilzeit? Laut Gesetz müssen Sie nur einem von 15 Arbeitnehmern den Anspruch auf Brückenteilzeit gewähren.

Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales

 

Die Brückenteilzeit ist eine der wichtigsten Neuerungen im Arbeitsrecht 2019. Deshalb hat uns Thomas Wahlig, Fachanwalt für Arbeitsrecht, genauere Einblicke gegeben.

Alle, die sich in das Thema Brückenteilzeit fuchsen wollen, finden hier die Aufzeichnung unseres Webinars:

Frage 5: Wie berechnet sich der Urlaubsanspruch bei Teilzeitkräften?

Die Anzahl der Urlaubstage hängt davon ab, auf wie viele Tage Ihr Teammitglied seine Arbeitsstunden verteilt hat.

Beispiel: Zwei Teilzeitmitarbeiter mit 30-Stunden-Woche, deren Unternehmen einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr gewähren, können unterschiedliche Urlaubsansprüche haben. Mitarbeiter A arbeitet an fünf Tagen die Woche, genau wie seine Kollegen mit 40-Stunden-Woche. Mitarbeiter B verteilt seine Arbeitsstunden auf drei Tage. So hat Mitarbeiter A im Kalenderjahr die vollen 30 Urlaubstage, Mitarbeiter B hingegen nur 18.

Alles rund um das Thema Urlaubsansprüche bei Teilzeit finden Sie in diesem Artikel.

7-Punkte-Checkliste für sinnvolle Teilzeit-Prozesse

Teilzeitmitarbeiter sind ein Gewinn für Ihr Team – sie arbeiten oft motivierter und effizienter als ihre Vollzeitkollegen. Das ist allerdings nur möglich, wenn Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten im Vorfeld geklärt werden. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.

✓ Ansprüche prüfen

Hat Ihr Mitarbeiter rechtlich gesehen Anspruch auf Teilzeit? Siehe Frage 2 / Frage 4.

✓ Hinderungsgründe abklären

Steht der Teilzeitarbeit aus Arbeitgebersicht nichts im Wege? Falls ja, haben Sie rechtzeitig, also spätestens einen Monat vor gewünschtem Beginn der Teilzeitarbeit Ihres Mitarbeiters, schriftlich Einspruch eingelegt?

✓ Formalitäten einhalten

Wurden alle Fristen und Formalien eingehalten?

✓ Rahmenbedingungen festlegen

Haben Sie Umfang und Umverteilung der Stundenzahl klar definiert und dem Arbeitsvertrag hinzugefügt?

✓ Organisation und Struktur besprechen

Haben Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten besprochen, wie er seine Zeit sinnvoll gliedern und seine Arbeit zukünftig organisieren kann?

✓ Teammitglieder informieren

Wurden alle wichtigen Ansprechpartner und Teammitglieder von der Veränderung informiert und Aufgaben ggf. umverteilt?

✓ Urlaubsansprüche und Gehalt anpassen

Berechnen Sie, wie viel Gehalt Ihr Mitarbeiter ab sofort erhält und wie sich seine Urlaubsansprüche verändern.

Aufgepasst: Personio erspart Ihnen lästige administrative Details – alle Änderungen werden in der Lohnabrechnung online automatisch durch unser Lohnprogramm erfasst.

Arbeitszeiten immer im Blick!

Hinterlegen Sie in Personio Ihr gewünschtes Arbeitszeitmodell und sehen Sie immer, wer wie viele Überstunden hat. So können Sie im Zweifelsfall rechtzeitig reagieren.