Nachfolgeplanung: In 7 Schritten zur Thronübergabe

Mitarbeiterin mit Brille im Interview

Wenn Mitarbeiter auf Schlüsselpositionen das Unternehmen verlassen, kann das dramatische Folgen haben: langwieriges, teures Recruiting – ganz zu schweigen vom Know-how, das das Teammitglied zusammen mit der Schreibtischpflanze mitgenommen hat.

Damit Sie der Verlust wichtiger Mitarbeiter nicht auf dem falschen Fuß erwischt, hilft eine vorausschauende Personalpolitik. Konkret: die Nachfolgeplanung.

 

Es gibt Mitarbeiter, die eng mit dem Erfolg eines Unternehmens verflochten sind. Etwa die Chefin, die den Familienbetrieb seit Jahren leitet. Der Spitzen-IT-ler, der die Unternehmenssoftware entwickelt hat. Oder der Vertriebsverantwortliche, an den die wichtigsten Kundenkontakte geknüpft sind.

Wenn diese Menschen ihre Posten aufgeben, kann das ohne konkrete Nachfolgeregelung für stürmische Zeiten im Unternehmen sorgen. Oder, noch schlimmer, für Flaute. Damit das Unternehmen beim Verlust eines Schlüsselmitarbeiters weiterhin Wind im Segel hat, müssen HR-Abteilungen vorausplanen.

Was ist Nachfolgeplanung?

In den kommenden Jahren geht eine ganze Generation – die geburtenstarken Baby Boomer – in Rente. Qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die die entstehenden Lücken füllen, wird damit zur Mammutaufgabe. Schon heute können 48 % der Unternehmen in Deutschland offene Stellen längerfristig nicht besetzen. Bei den Mittelständlern zwischen 200 und 1.000 Mitarbeitern berichten sogar 59 % von Recruiting-Schwierigkeiten.

Die Nachfolgeplanung greift dann, wenn wichtige Fach- und Führungskräfte das Unternehmen verlassen. Als personalpolitisches Instrument soll sie dafür sorgen, dass Schlüsselfunktionen im Unternehmen nicht vakant bleiben, sondern schnell und passend besetzt werden.

So erhalten Unternehmen ihre Schlüsselqualifikationen, sparen sich unverhältnismäßig lange und teure Recruiting-Prozesse und bleiben dauerhaft wettbewerbsfähig.

Die Nachfolgeplanung umfasst eine Serie von Maßnahmen, z. B.

  • Die Identifikation von Schlüsselpositionen für das Unternehmen
  • Eine Risikoabschätzung, wann welche Stellen vakant werden unter Berücksichtigung von Fluktuation, Rente etc.
  • Talentidentifikation im Unternehmen
  • Internes Talentmanagement und Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Aufbau eines Talent Pools

Wie sinnvoll eine strategische Nachfolgeplanung für ein Unternehmen ist, kommt darauf an, wie stark es an bestimmte Fähigkeiten bzw. Personen gebunden ist.

Nachfolgeregelungen sind übrigens nicht nur für große und mittelständische Unternehmen relevant. Auch ein kleiner Familienbetrieb muss sich systematisch mit der Personalplanung befassen, wenn es um Dinge wie die Unternehmensnachfolge geht.

Nachfolgeplanung in 7 simplen Schritten

Nur 15 bzw. 18 Prozent der KMU können Stellen reibungslos besetzen.

*Quelle: DIHK-Arbeitsmarktreport 2018 

Doch ein paar gut aufeinander abgestimmte Maßnahmen helfen dabei, die passenden Nachfolger für wichtige Schlüsselpositionen zu finden.

1. Schlüsselpositionen identifizieren

Finden Sie heraus, welche Qualifikationen für Ihren Unternehmenserfolg unerlässlich sind und notieren Sie diese in ersten Anforderungsprofilen.

2. Bedarf ermitteln

Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Schlüsselpositionen möglicherweise frei werden könnten: Wer geht in naher Zukunft in Rente? Gibt es Schwangerschaften? Und wie sieht es mit der Fluktuation aus? Planen Sie hier auch finanzielle Ressourcen für den Recruiting-Prozess ein.

3. Anforderungsprofile erarbeiten

Natürlich sollten Sie dafür die Aufgaben und Qualifikationen der Mitarbeiter einbeziehen, die momentan die Schlüsselposition besetzen. Überlegen Sie allerdings auch, wie sich die Stelle zukünftig entwickeln soll und ob hier weitere Skills nötig sind.

4. Recruiting-Maßnahmen umsetzen

Bei der Nachfolgeplanung sollten Sie am besten mehrgleisig fahren. Sinnvoll ist etwa der Aufbau eines Talent Pools, der Einsatz von Employee-Referral-Programmen oder die gezielte Weiterbildung bestehender Mitarbeiter im Rahmen von Talent Management.

Tipp: Definieren Sie Meilensteine für die Nachfolgeplanung. Legen Sie z. B. fest, bis wann Sie einen Kandidaten gefunden haben wollen und in welchem Zeitraum die Übergabe stattfinden soll.

5. Nachfolger ernennen

Um den richtigen Kandidaten zu finden, eignen sich neben Bewerbungsgesprächen auch Assessment Center, Case Studies oder Probearbeiten. Achten Sie aber nicht nur auf fachliche Qualifikationen, sondern auch darauf, ob der Kandidat sich ins Team und die Unternehmenskultur einfügt.

6. Übergabe durchführen

Führen Sie den neuen Mitarbeiter schrittweise an seine neuen Aufgaben heran und sorgen Sie dafür, dass der scheidende Mitarbeiter sein Wissen teilt. Die Übergabe sollte nicht zu kurz sein, insbesondere wenn der Aufgabenbereich komplex ist. Bei einer zu langen Übergabe besteht hingegen die Gefahr, dass der Nachfolgende kein eigenes Profil entwickelt.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass nicht einzelne Mitarbeiter wichtiges Wissen horten. Bieten Sie stattdessen Möglichkeiten zum Knowledge Sharing an, etwa eine Confluence-Seite oder ein Wiki.

7. Wechsel dokumentieren

Notieren Sie, wo die Stellenbesetzung reibungslos geklappt hat und bei welchen Prozessen es gehakt hat. So können Sie diese Schwachstellen beim nächsten Mal gezielt umschiffen.

Wer clever plant, hat schnell Erfolg

Vereinfachte und strukturierte Prozesse sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung. Deshalb begleitet und unterstützt Personio Sie bei wichtigen Kernpunkten: etwa beim Recruiting, beim Onboarding oder der internen Personalentwicklung.

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Wie erkennt man Schlüsselpositionen?

Um herauszufinden, welche Positionen für Ihr Unternehmen essentiell sind, sollten Sie sich einige gezielte Fragen stellen. Dieser Leitfaden, angelehnt an den Ansatz zur Nachwuchsförderung von Dr. Gunnar Kunz, soll Ihnen einen Überblick über die Relevanz einzelner Stellen geben:

  • Haben die Entscheidungen, die der Inhaber der Stelle trifft, eine besondere Tragweite für das Unternehmen? Wirken sie sich auch auf andere Unternehmensbereiche aus?
  • Besitzt der Mitarbeiter Führungsverantwortung und sind (viele) Teammitglieder unter ihm aufgehängt?
  • Erfordert die Position Spezialwissen?
  • Sind die Aufgaben, die der Mitarbeiter bewältigen muss, besonders komplex?
  • Wäre das Risiko fürs eigene Unternehmen hoch, wenn der Mitarbeiter zur Konkurrenz ginge?
  • Wäre es langwierig und teuer, die Stelle neu zu besetzen?
  • Würde es lange dauern, einen Nachfolger einzuarbeiten?

Inzwischen sollte klar sein, dass die Nachfolgeplanung nicht nur bei der Besetzung von Führungspositionen oder der Unternehmensnachfolge sinnvoll ist. Damit es sich um eine Schlüsselposition handelt, müssen Sie also nicht jede einzelne Frage mit „ja“ beantworten.

Auch ein Informatiker, der eine für Sie wichtige Programmiersprache beherrscht, kann eine Schlüsselperson für Ihr Unternehmen sein.

Schlüsselpositionen besetzen: lieber intern oder extern?

Bitte vermeiden: 2 Fehler bei der Unternehmensnachfolge

Wenn es um die wichtigste aller Schlüsselpositionen geht, den Chefsessel nämlich, ist eine gute Nachfolgeplanung das A und O. Meist wird der CEO sich nicht von heute auf morgen zurückziehen. Doch jede zehnte Nachfolge kommt unerwartet. In diesem Fall müssen konkrete Maßnahmen vorbereitet sein.

Diese zwei Fehler bei der Nachfolgeplanung sollten Sie dabei unbedingt vermeiden.

1. Sie unterschätzen den Zeitaufwand.

Fangen Sie unbedingt frühzeitig mit der Nachfolgeplanung an ー am besten fünf Jahre im voraus. Entwickeln Sie konkrete Maßnahmen und Vorgehensweisen, um den idealen Kandidaten für die Unternehmensnachfolge zu finden und die Übergabe zu regeln.

Bedenken Sie: Es geht nicht nur um die rechtlichen Rahmenbedingungen wie die Unternehmensbewertung, Vertragsverhandlungen oder die Übertragungsart. Gerade einen geeigneten Kandidaten zu finden und zu entwickeln, erfordert einen Menge Zeit und Arbeit.

2. Sie haben keinen Notfallplan.

Wenn eine Schlüsselperson das Unternehmen schnell und unvorhergesehen verlässt, kann es sein, dass der Posten erst einmal leer bleibt. Vorausgesetzt, Sie haben sich vorher nicht aktiv um die Nachfolgeplanung gekümmert.

Doch manche Stellen müssen schnell gefüllt werden, damit Ihr Schiff nicht auf Grund läuft. In dieser Ausnahmesituation sollten Sie also nicht ausharren und warten, bis Sie den passenden Kandidaten gefunden haben. Stattdessen bietet sich das Interim Management an.

In der Regel stellt eine Personalberatung dann eine erfahrene Führungskraft für den kurzfristigen Einsatz – so lange, bis ein dauerhafter Nachfolger gefunden wurde.

Übrigens: Externe Kandidaten für eine Unternehmensnachfolge finden Sie zum Beispiel auf Nachfolgebörsen wie nexxt-change.org.