HRIS: Die transformative HR-Software für Ihr Unternehmen
Bei der Entscheidung für eine neue HR-Software stehen Arbeitgeber und HR-Abteilungen vor der Qual der Wahl: Capterra, ein Vergleichsportal für Business-Software, hat ca. 500 verschiedene Human-Resource-Software-Lösungen für den deutschen Markt gelistet. Darunter Einzel-, Cloud- und integrierte Lösungen. Damit Sie im Wirrwarr der HRIS, HRMS, HCM und Einzellösungen nicht den Durchblick verlieren, verraten wir Ihnen im Folgenden, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.
Das Wichtigste zusammengefasst:
HRIS steht für Human Resource Information System und wird synonym zum Begriff „Personalinformationssystem“ verwendet.
Der Einsatz eines HRIS zielt darauf ab, HR-Aufgaben zu vereinfachen und zu standardisieren. Dazu werden die benötigten Datensätze in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet.
Ob ein HRIS einer Kombination von Einzellösungen vorzuziehen ist, hängt vom Einzelfall ab. Mithilfe einer detaillierten Ist- und Anforderungsanalyse wird die Entscheidungsfindung erleichtert.
HRIS: einfach erklärt
HRIS ist die Abkürzung für Human Resource Information System. Synonym werden auch die Begriffe Personalinformationssystem (PIS) und Personalmanagementsystem (PMS) verwendet. Bei einem HRIS handelt es sich demnach um ein Personalinformationssystem, dessen Zweck darin besteht, die Aufgaben rund um typische HR-Prozesse zu standardisieren, zu vereinfachen und übersichtlich abzubilden. Neben den HR-Kernaufgaben lassen sich abhängig vom eingesetzten HRIS auch komplexere Anwendungen – manchmal mit nur einem Klick – durchführen.
Die meisten HRIS sind klassische All-in-one Lösungen, deren Einsatz nicht nur Fehler reduziert, sondern auch die Produktivität steigert, da die einzelnen Funktionen nahtlos ineinandergreifen.
Personalinformationssysteme im Überblick
Die von Personalinformationssystemen gespeicherten und verwalteten Daten lassen sich in vier verschiedene Kategorien aufteilen:
personenbezogene Daten, z. B. Mitarbeiterstammdaten
beschäftigungsbezogene Daten, z. B. Urlaubs- und Fehlzeiten
lohnbezogene Daten, z. B. Lohn- und Steuermerkmale
organisatorische Daten, z. B. Stellenmerkmale
Die Datenspeicherung erfolgt im Regelfall in einer zentralen Datenbank. Wer auf welche Datensätze welche Art von Zugriff hat, wird meist anhand von Rollen oder individuellen Zugriffsrechten (kein Zugriff/ Nur lesen/ Lesen und schreiben) definiert.
HRIS-Funktionen
Das HRIS umfasst Funktionen des täglichen HR-Bedarfs. Typische Aufgaben sind:
Workforce Planning (Personalplanung)
Personalgewinnung und Akquise
Personalverwaltung und Führung von Personalakten
Aufzeichnung und Reporting
Abhängig vom Funktionsumfang sind auch komplexere Anwendungen implementiert:
Leistungsmanagement
Self-Service-Funktionen
Personalanalyse
Die Begriffe HRMS und HCM werden häufig fälschlicherweise synonym zu HRIS verwendet. Auch wenn die Unterschiede möglicherweise nicht auf den ersten Blick auffallen, hat jede Software ihre individuellen Schwerpunkte.
Ein bedeutender Unterscheidungsfaktor zwischen HRMS (Human Resources Management System) bzw. Personalverwaltungssystem und HRIS ist die Komplexität. Während das HRIS schwerpunktmäßig bei Basisaufgaben Einsatz findet und nur ausgewählte Erweiterungen und Module anbietet, beinhaltet das HRMS spezifischere Funktionen wie Performance Management.
HCM (Human Capital Management) bzw. Personalmanagement-Systeme umfassen ein komplettes HRIS. Darüber hinaus stehen komplexe Funktionen, z. B. HR-Analytics und Vergütungsmanagement, zur Verfügung.
Hier kostenlose Checkliste zu HR-Analytics herunterladen.Tipp: Unabhängig davon, welche HR-Lösung Sie einsetzen – achten Sie für eine Produktivitätsmaximierung stets auf die Nutzerfreundlichkeit der eingesetzten HR-Software!
Integriertes System oder Einzellösung?
Alternativ zu Sammellösungen (wie z. B. HRIS-System) können auch Kombinationen von Einzellösungen zum Einsatz kommen. Finden Sie anhand nachstehender Tabelle heraus, welcher Lösungsweg in welchen Bereichen die Nase vorne hat:
| Einzellösung | Integrierte Lösung | Vorteil |
|---|---|---|---|
Funktionsumfang | Best-of-breed-Ansatz: für jede Aufgabe die beste Software. Überschneidungen des Funktionsumfangs erhöhen dabei die Komplexität. | Integrierte Lösungen haben einen deutlich höheren Funktionsumfang als Einzellösungen. | Integrierte Lösung |
Funktionstiefe | Spezialisierte Software bietet meist eine maximale Abdeckung der (Bereichs-)Anforderungen. | Eine geringere Komplexität geht mitunter mit einem unzureichenden Funktionsumfang einher. | Einzellösung |
Flexibilität | Wenn sich die Anforderungen ändern, können Einzellösungen zwar durch andere ersetzt werden. Im Zuge der Umstellung sind jedoch Schulungen sowie Implementierungs- und Einarbeitungszeiten nötig. | Zusätzlich zum normalen Basisumfang existieren Zusatzmodule und Erweiterungen, die flexibel zugebucht oder zugeschaltet werden. | Integrierte Lösung |
Innovation | Innovationen können schnell aufgegriffen und durch neue Lösungen implementiert werden. | Neue Funktionen müssen stets an das Gesamtsystem angepasst werden. | Einzellösung |
Kompatibilität | Einzellösungen sind für die Zusammenarbeit mit anderen Systemen konzipiert und warten dementsprechend mit zahlreichen Schnittstellen auf. | Alle enthaltenen Funktionen sind miteinander kompatibel, wodurch Schnittstellen nicht benötigt werden. Für die Verbindung zu externen Tools stehen meist zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung. | Integrierte Lösung |
Anschaffungskosten | Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich benötigen. Durch spätere Zukäufe können die Kosten jedoch in die Höhe steigen. | Sie bezahlen den kompletten Funktionsumfang, auch wenn Sie nur einen Teil davon nutzen. | Einzellösung |
Aufwand | Lizenzen müssen für jede Software einzeln verwaltet und mit den entsprechenden Anbietern abgerechnet werden. | Sie wickeln alles mit einem Anbieter ab und auch Ihre IT-Abteilung muss sich nur mit einem System auseinandersetzen. | Integrierte Lösung |
Nutzerfreundlichkeit | Für jede Lösung ist eine individuelle Anmeldung bzw. ein individuelles Login nötig. Oberflächen und Nutzungskonzepte variieren mitunter stark. | Einheitliches Login und einheitliche Oberflächen ermöglichen eine unkomplizierte Anwendung. Nicht genutzte Funktionen lassen sich häufig ausblenden. | Integrierte Lösung |
Produktivität | Durch den vergleichsweise hohen Einarbeitungs- und Schulungsaufwand geht bei der Arbeit mit Einzellösungen viel Zeit verloren. | Sobald Ihre Teammitglieder mit dem System vertraut sind, sind sie dazu befähigt, umfassend damit zu arbeiten. Neue Module sind schnell in den Workflow integriert. | Integrierte Lösung |
5 Tipps, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden
Wie entscheiden Sie, welches das passende Modell für Ihr Unternehmen ist? Ob Sie lieber eine All-in-one-Lösung wählen oder eine Plattform aus mehreren Einzellösungen betreiben? Arbeiten Sie dazu unseren 5-Punkte-Plan ab, der Sie bei der Entscheidung unterstützen soll.
1. Ist-Analyse
Den ersten Schritt bei der Entscheidungsfindung sollte stets die Ist-Analyse der derzeitigen Situation darstellen. Folgende Leitfragen helfen dabei:
Welche Lösungen kommen bereits zum Einsatz?
Erfüllen diese ihren Zweck oder bleibt Potenzial zur Verbesserung?
Welche Probleme und Hindernisse bestehen im HR-Bereich? Kann der Einsatz eines HRIS diese beseitigen?
Wird immer noch ein Großteil der Aufgaben händisch bearbeitet?
Wird mit einer signifikanten Zunahme der Arbeitslast, z. B. bei Unternehmensexpansion, gerechnet?
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie mit der aktuellen Ist-Situation bereits zu einem hohen Grad zufrieden sind, genügt es im Regelfall, diese durch gezieltes Hinzufügen oder Austauschen von Einzellösungen zu optimieren. Bestehen hingegen grundsätzliche Probleme, ist ein Wechsel auf ein HRIS eine attraktive Option.
2. Definieren Sie die benötigten HR-Bereiche
Definieren Sie nun, welche Aufgabenbereiche Ihrer HR durch Software abgedeckt werden sollen. Beachten Sie auch den zukünftigen Bedarf und klären Sie, ob zusätzliche Softwaremodule verfügbar sind. Das Ziel besteht in einer möglichst großen Überschneidung zwischen den benötigten HR-Bereichen und den durch ein HRIS abgedeckten Bereichen. Werden hingegen nur spezifische Lösungen benötigt, lohnt sich der Griff zu spezialisierten Einzellösungen.
Tipp: Wenn im Unternehmen bereits ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) eingesetzt wird, sollte geprüft werden, ob dafür zusätzliche HR-Module zur Verfügung stehen.
3. Zugriffe und Zuständigkeiten
Als Nächstes stellt sich die Frage, wer welche Zugriffsmöglichkeiten erhalten muss. Klären Sie hierzu, welche Mitarbeiter:innen für welche Bereiche verantwortlich sind. Dazu dienen folgende Fragen als Anhaltspunkte:
Wer benutzt welche Module?
Wer ist für welche Bereiche verantwortlich?
Wer muss Zugriff auf welche Daten haben?
Wer gehört bestimmten Rollen (Mitarbeiter:in, HR, Teamleader:in, Vorgesetzte …) an?
4. In der Praxis: die Realität
Schon in der Studie „Global Human Capital Trends 2015“ stellte die Unternehmensberatung Deloitte fest, dass sich Anwender:innen von HR-Software tendenziell weniger Funktionen und weniger Komplexität wünschen.Fest steht allerdings: Auch wenn der Trend beim Thema Software hin zur Vereinfachung geht, ist eine einheitliche Lösung nicht in jedem Unternehmen zu jedem Zeitpunkt umsetzbar.
Denn es gibt keine Lösung, die zu hundert Prozent den Anforderungsbereich abdeckt und alle Probleme des Personalmanagements klärt. Kleinere und mittelständische Unternehmen zum Beispiel setzen sinnvollerweise auf eine All-in-one-Lösung, mit der sie einen Großteil ihrerPersonalaufgaben abdecken. Für Spezialbereiche, wie beispielsweise Wissensmanagement oder neue Recruiting-Methoden, können sie das HRIS gezielt durch weitere Programme ergänzen.
5. Implementations-Check
Bevor die Entscheidung in Stein gemeißelt wird, sollte noch ein Implementations-Check durchgeführt und eine Roadmap erstellt werden. Dabei ist zu klären,
ob die bestehende IT-Infrastruktur sämtliche Systemanforderungen erfüllt,
wie viel Zeit die Umstellung in Anspruch nimmt und wie komplex sich diese gestaltet,
wie viel Budget und welche Investitionen nötig sind,
welche Probleme oder Hindernisse auftreten können und wie sich diese lösen lassen.
Mit HRIS zum HR-Erfolg
Beim Einsatz von Einzellösungen stellt die effiziente und produktive Verknüpfung Unternehmen vor eine große Herausforderung. Aus diesem Grund ist die integrierte Lösung meist die bessere Wahl – insbesondere wenn eine Vielzahl verschiedener HR-Funktionen benötigt wird. Kombiniert mit gezielt angebundenen Einzellösungen, bleibt die Nutzerfreundlichkeit stets auf einem hohen Niveau und sowohl der organisatorische als auch der technische Mehraufwand ist limitiert. Das Personio-HRIS bereichert Ihren Unternehmensalltag mit präzise aufeinander abgestimmten Prozessen und nahtloser Integration eines Benutzerrollensystems samt Umsetzung der geltenden Datenschutzbestimmungen.
FAQ
Was ist HRIS?
Ein HRIS ist ein Personalinformationssystem. Die Abkürzung HRIS steht dabei für Human Resource Information System. Indem sie für Datenkonsistenz, standardisierte Abläufe und nahtlose Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Funktionen sorgen, vereinfachen HRIS-Lösungen eine Vielzahl von HR-Aufgaben.
Welche Vorteile bietet ein HRIS?
Entscheidende Vorteile von HRIS stellen die Steigerung der Produktivität und die Garantie einer hohen Nutzerfreundlichkeit dar. Verglichen mit einer Sammlung von Einzellösungen halten sich Einarbeitungsaufwand und Wartungsbedarf gering.
Was muss bei der Auswahl eines HRIS beachtet werden?
Da die Effizienz eines HRIS stets von den individuellen Rahmenbedingungen abhängt, sollte im Vorhinein eine detaillierte Bedarfs- und Ist-Analyse durchgeführt werden.
