Gesprächsführung: So glänzen Recruiter im Interview

Gesprächsführung im Recruiting

Die Unterlagen sind gesichtet, die Vorauswahl der Kandidat:innen ist getroffen – das Gespräch steht an. Im War for Talents sollten jetzt auch Recruiter:innen auf dem Parkett glänzen. Wie Sie sich am besten auf das persönliche Treffen vorbereiten, das Gespräch in einzelnen Phasen sinnvoll strukturieren und mit der passenden Gesprächsführung für einen positiven Verlauf sorgen. Plus: Was Sie bei Remote-Gesprächen beachten sollten.

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Für ein erfolgreiches Gespräch, das für beide Seiten einen positiven Eindruck hinterlässt, ist es wichtig, sich gezielt vorzubereiten. Klären Sie organisatorische Fragen, wie Terminauswahl, Dauer des Gesprächs, Einladung interner Teilnehmer sowie deren Briefing und buchen Sie den Besprechungsraum. Zudem sollten Sie die Bewerbungsunterlagen noch einmal genau durchgehen und Fragen für das Interview notieren.

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Die wichtigsten Phasen in der Gesprächsführung

Beim ersten persönlichen Treffen ist es nicht nur an den Bewerber:innen, sich von ihrer besten Seite zu zeigen – auch Sie sollten darauf achten, einen guten Eindruck zu vermitteln und sich strukturiert und professionell zu präsentieren. Das gelingt am einfachsten, wenn Sie dem Gespräch eine Struktur geben – dabei ist es hilfreich, es in die einzelnen Phasen der Gesprächsführung zu untergliedern:

Phase eins – Begrüßung und Smalltalk

Der Einstieg ins Gespräch gibt die Richtung und Stimmung für den weiteren Verlauf vor. Mit einer herzlichen Begrüßung und Fragen etwa nach der Anreise können Sie Bewerber:innen von ihrer Nervosität ablenken und sorgen für eine entspannte Atmosphäre.

Phase zwei – Interview

Jetzt geht es darum, Kandidat:innen möglichst gut kennenzulernen und die Eignung für die Position zu beurteilen. Eine gute Möglichkeit hier viel zu erfahren ist, die Bewerber:innen erst mal über sich selbst frei erzählen zu lassen.

Nach dieser Vorstellung können Sie Ihren Fragenkatalog einsetzen, der Fragen zu Motivation, Qualifikation und Persönlichkeit des Kandidaten enthält. Auch fachspezifische Fragen und kleinere Aufgaben können hier gestellt werden, um mehr über das Know-how der Kandidat:innen zu erfahren. In diesem Teil des Gesprächs sollten Sie sich unbedingt Notizen machen, die Ihnen später helfen können, Ihre Eindrücke zu bewerten und verschiedenen Bewerber miteinander zu vergleichen.

Phase drei – Vorstellung des Unternehmens

In der kurzen Präsentation des Unternehmens sollten Bewerber:innen alles für die Position Wichtige erfahren. Die Themen hier sind etwa

Phase vier – Rückfragen des Bewerbers

Jetzt sollten Sie Ihrem Gegenüber Zeit geben, gezielt nachzufragen und Unklarheiten zu beseitigen. Gehen Sie offen auf die Themen ein, und beantworten Sie auch kritische Fragen.

Phase fünf – Gesprächsabschluss

Üblicherweise ist es jetzt an der Zeit, formale und vertragliche Bedingungen zu der neuen Stelle zu klären, wie Arbeitsbeginn, Wochenstunden, Dauer des Arbeitsverhältnisses und Gehalt. Außerdem geben Sie dem Bewerber einen Überblick, wie es nun weitergeht: Wann Sie sich melden, ob es eine zweite Runde gibt oder einen Probearbeitstag. Zum Beenden des Gesprächs bedanken Sie sich, begleiten zum Ausgang und verabschieden sich.

So strukturieren Sie Bewerbungsgespräche

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Dos & Don’ts in der Gesprächsführung

DosDon’ts
Vermeiden Sie in Phase 1 Themen wie Religion, Politik oder Familienverhältnisse. Diese sind unzulässig.Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort.
Führen Sie die Fragerunde in Phase 2 als Gespräch und hören Sie zu. So bekommen Sie wertvolle Informationen über die Kandidat:innen.Stellen Sie keine vorformulierten Standardfragen, sondern beziehen Sie sich mit den Fragen auf den Lebenslauf.
Lassen Sie in Phase 4 Ihrem Gegenüber genügend Zeit für Fragen.Setzen Ihr Gegenüber keinesfalls unter Druck. Fragen zu Sexualität, Vorstrafen, der Religionszugehörigkeit oder einer bestehenden Schwangerschaft müssen nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.
Fassen Sie in jeder Phase die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen.Bleiben Sie offen und ehrlich: Auch bei kritischen Rückfragen sollten Sie bei der Wahrheit bleiben und nicht ausweichen.
Orientieren Sie sich daran, dass für Bewerber:innen ein respektvoller Umgang, Transparenz und ein Gespräch auf Augenhöhe wichtige Kriterien sind.

Methoden und Modelle der Gesprächsführung

Neben einer guten Strukturierung spielt auch die passende Gesprächstechnik eine wichtige Rolle für den Verlauf. Dazu zählt das Stellen der passenden Fragen in jeder Phase. So schaffen Sie Verbindlichkeit. Die Fragen sollten offen formuliert, also nicht nur mit Ja oder Nein zu beantworten sein. Dadurch motivieren Sie Ihr Gegenüber, aus sich herauszugehen und erfahren mehr über Motivation, Soft-Skills, Persönlichkeit und Kritikfähigkeit der Bewerber:innen.

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Mit aktivem Zuhören signalisieren Sie Interesse und bauen Vertrauen auf. Eine offene, unvoreingenommene und respektvolle Haltung zu Ihrem Gegenüber sollte zudem während des gesamten Gespräches vorherrschen.

Verschiedene Methoden der Gesprächsführung sind

  • Motivierende Gesprächsführung
  • Lösungsorientierte Gesprächsführung
  • Systemische Gesprächsführung

Viele dieser Methoden stammen aus dem Coaching, der Psychotherapie und der Sozialarbeit. Ihnen liegen unterschiedliche Ansätze und Schwerpunkte zugrunde, die je nach Anforderung zum Einsatz kommen. Wer in der Gesprächsführung glänzen will, sollte sich mit diesen Methoden etwas genauer beschäftigen, denn sie können dabei helfen, Konflikte zu lösen, Kritik zu äußern und anzunehmen oder Motivationen zu ergründen.

Corona-Pandemie: Gesprächsführung per Video

In der Corona-Pandemie finden bei hohen Inzidenzwerten Vorstellungsgespräche meist nur noch digital statt. Darauf sollten Sie beim Remote-Recruiting achten.

  • Vorbereitung
    Prüfen Sie, ob Ihr Zugang zum Besprechungstool funktioniert und wählen Sie einen passenden Hintergrund.
  • Technik-Check
    Probieren Sie die technische Ausstattung (WLAN, Kamera, Mikro) aus, schalten Sie Benachrichtigungen am PC auf stumm und stellen Sie das Handy auf lautlos. Platzieren Sie die Kamera etwa auf Augenhöhe.
  • Wahl des Ortes
    Suchen Sie sich ein Besprechungszimmer, in dem Sie ungestört sind und wo das Licht günstig ist.
  • Dresscode
    Wählen Sie Ihre Kleidung wie zu einem normalen Gespräch und achten Sie darauf, keine kleingemusterten oder gestreiften Oberteile zu tragen – sie können zu einem Flimmereffekt führen.
  • Unterlagen
    Alles, was Sie an Unterlagen benötigen (Lebenslauf, Stellenanzeige, Fragenkatalog), sollte bereitliegen, ebenso wie Notizblock und Stift.
  • Konversation
    Beim Gespräch sollten Sie darauf achten, etwas langsamer als sonst zu sprechen, Pausen einzubauen und Ihrem Gegenüber Zeit zum Ausreden lassen.
  • Körpersprache
    Versuchen Sie, Gesten so weit wie möglich zu vermeiden und lächeln Sie lieber einmal zu viel als zu wenig.
  • Notizen
    Machen Sie Ihre Notizen auf Papier, dann stören die Geräusche beim Tippen nicht.

Schneller die richtigen Mitarbeiter:innen finden.

So klappt's mit Personio