Absage auf Bewerbung (mit Muster): So formulieren Sie freundlich und rechtssicher

Absage Bewerbung Brief

Sie haben sich entschieden, einen Kandidaten einzustellen und müssen den anderen nun eine Absage auf ihre Bewerbung schicken? Für einige Bewerber könnte hier ein Traum zerplatzen. Wie also kommunizieren Sie die Absage richtig?

Andhand von drei verschiedenen Mustern zeigen wir, wie Sie Absagen auf Bewerbungen freundlich, rechtssicher und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl formulieren. Denn wer weiß? Vielleicht passt ein Bewerber ja nochmal auf eine andere Stelle!

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Warum eine gute Bewerbungsabsage so wichtig ist

Ok, verpflichtend sind Absagen nicht. Geht es rein ums Arbeitsrecht, müssen Sie Absagen weder schreiben noch begründen. Juristen empfehlen mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sogar, Absagen nicht genau zu erläutern.

Dennoch ist es wichtig, Absagen zu schreiben. Erstens haben die Bewerber Zeit und Mühe investiert – es ist also eine Frage der Höflichkeit. Zweitens leben wir in einer transparenten Welt, in der ein unseriöser Umgang mit Bewerbern sich sehr schnell herumspricht – Gift für Ihr Employer Branding!

Trotzdem scheinen sich HR-Verantwortliche gerne zu drücken: Laut einer Studie von Meta HR und Stellenanzeigen.de haben über 25 Prozent der teilnehmenden Jobsuchenden schon einmal erlebt, dass sie auf ihre Bewerbung keine Absage erhalten haben.

Eine Befragung unter den Lesern von Karrierebibel.de kam zu folgendem Ergebnis: Die Punkte „Nach der Bewerbung nie wieder etwas hören“ und „Nach dem Gespräch keine Rückmeldung erhalten“ landeten auf Platz zwei und drei der größten Nerv-Faktoren im Bewerbungsverfahren. Überboten wurde das mangelnde Feedback lediglich davon, dass „keiner ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist“. Kein Wunder also, wenn insgesamt 62 Prozent sehr bis völlig frustriert waren, wenn ein Arbeitgeber nach einer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr geantwortet hat.

Wie schnell sollten Arbeitgeber absagen?

Mit der Verlagerung der Jobsuche ins Internet, haben sich auch die Erwartungen von Talenten geändert: Wer eine Mail mit seinem Lebenslauf und Zeugnissen abschickt oder ein Formular auf einer Online-Karriereseite ausfüllt, rechnet mit einer schnellen Antwort. Im Schnitt dauert es zwei Tage, bis eine Eingangsbestätigung eintrifft. Zu lange in Zeiten der Digitalisierung.

Das erste Feedback, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte unverzüglich erfolgen. Darin darf niemals die endgültige Absage erteilt werden. In so einem Fall könnte der Kandidat denken, dass nicht ein Mensch, sondern ein Algorithmus seine Angaben ausgewertet hat. Stattdessen sollte in dem Text stehen, dass die Unterlagen geprüft werden und wann man sich wieder bei ihm melden werde.

Persönliche Eingangsbestätigungen automatisch mit Personio versenden

HR Vorlagen

Namen und Position des Kandidaten werden in die Vorlage eingefügt bevor die E-Mail versendet wird. So hat der Bewerber seine persönliche Eingangsbestätigung innerhalb von Minuten ohne dass Sie als Recruiter dafür etwas machen müssen.

Der nächste Kontakt sollte innerhalb von maximal 10 Tagen erfolgen. Der Bewerber sollte nach Ablauf dieses Zeitraums entweder eine Mail mit einer Absage oder die Einladung zum (telefonischen) Vorstellungsgespräch bekommen. Wer sich in dieser Zeitspanne nicht entscheiden kann, verschickt einen Zwischenbescheid. Andernfalls muss ein Personaler mit telefonischen Rückfragen rechnen. Lediglich großen Unternehmen mit komplexen Strukturen sehen Talente es nach, wenn sie sich mehr Zeit lassen.

Wie Sie freundlich absagen

Überlegen Sie sich zuerst, in wessen Namen der Absagetext formuliert wird. Als Faustregel bietet sich an: Wer den Vorgang bearbeitet, sagt auch ab und bleibt bei Rückfragen Ansprechpartner. Deshalb und aus Gründen der Höflichkeit sollte stets ein Verfasser des Textes namentlich erkennbar sein.

Was die Länge von Bewerbungsabsagen angeht, gilt: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Insgesamt sollte der Text ausgedruckt auf einen Briefbogen passen.

Die Mindestlänge ergibt sich aus den Bausteinen, die in einem Absageschreiben üblich sind. Was den Empfänger am meisten interessiert, bereitet Unternehmen die größten Bauchschmerzen: die Begründung für die Jobabsage.

Für Absagen die richtige Struktur finden

In der Regel werden Sie Absageschreiben per E-Mail verschickt. Dabei sollten Sie schon in der Betreffzeile klar machen, um welche Stelle es sich handelt. Denn nicht nur Sie bekommen viele Bewerbungen, auch der Kandidat auf Stellensuche hat womöglich mehrere Pferde im Rennen. Er freut sich daher, wenn er die E-Mail gleich zuordnen kann.

Nach der Begrüßung sollten Sie sich zunächst für die Zeit und Mühe, die der Bewerber aufgebracht hat, bedanken. Je nachdem wie weit die Person im Prozess gekommen ist, fällt das Dankeschön etwas größer aus.

Jetzt geht es an die Begründung: Formulieren Sie den Inhalt positiv und loben Sie den Kandidaten, wenn er gewisse Aspekte besonders gut abgedeckt hat. Den Grund, warum Sie sich für einen Konkurrenten entschieden haben, sollten Sie ebenfalls positiv formulieren.

Eine Abschluss- und Grußformel sollte dem Bewerber – ähnlich wie in einem Arbeitszeugnis – auf seinem weiteren Weg Mut machen. Der Jobsuchende hat gerade einen Korb bekommen. Vielleicht nicht den ersten. Unabhängig von seiner tatsächlichen Eignung hat er einen aufmunternden Satz verdient. Wie gut dieser gelingt, hängt oftmals von Nuancen ab.

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Bei Absagen den richtigen Ton treffen

Weil Absageschreiben Teil der Bewerberkommunikation sind, haben Jobware und Kienbaum Communications in der Vergangenheit sogar einen Wettbewerb über die besten Bewerbungsabsagen ins Leben gerufen. Doch in der Praxis beherrschen oft hölzerne Formulierungen einen Absagetext. Das muss nicht sein. Auch ein Absageschreiben darf natürlich, individuell und kreativ verfasst sein – solange es den Bewerber ernst nimmt. Nehmen Sie beispielsweise Bezug auf das Anschreiben oder den Lebenslauf des Bewerbers. Damit zeigen Sie, dass Sie sich wirklich ausführlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben.

Natürlich lassen sich Textbausteine vorbereiten und immer wieder neu zusammensetzen. Aber auch diese dürfen motivieren, statt den Empfänger in den Sekundenschlaf zu versetzen. Gut beraten ist, wer so schreibt, wie er am Telefon spricht und ohne bürokratische Begriffe auskommt. Vermeiden Sie Standardsätze wie „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „nach reiflichen Überlegungen haben wir uns entschlossen“.

Formulierung und Tonalität richten sich nach dem Betrieb, seiner Unternehmenskultur sowie nach der ausgeschriebenen Stelle. Ein Bewerber für einen Posten als Fachbereichsleiter in einem mittelständischen Traditionsbetrieb verträgt mehr Seriosität als ein Berufseinsteiger. Ein internationaler Großkonzern darf sich gediegen bis distanziert geben. Ein Start-up, das seine Bewerber schon in der Stellenanzeige und im Jobinterview mit „Du“ angesprochen hat, darf das im Absagetext so beibehalten. Vor allem, wer Auszubildende sucht, sollte berücksichtigen, dass er es mit jungen, unerfahrenen Menschen zu tun hat, die noch leichter in ihrem Selbstwertgefühl zu erschüttern sind, als ein erfahrener Bewerber.

Absage auf eine Bewerbung – nach diesem Muster klappt es

Eine Absage auf eine Bewerbung zu schreiben, erfordert Fingerspitzengefühl. Immerhin wollen Sie keine Brücken verbrennen!

Rechtssichere Absagen

Aus Angst vor einer Klage auf Basis des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verzichten viele Betriebe heutzutage darauf, dem Bewerber ihre Auswahlkriterien mitzuteilen und flüchten sich in Allgemeinplätze. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität. Ohne Begründung für eine Bewerbungsabsage bleibt der Kandidat jedoch in der Ungewissheit.

Jede Abfuhr lässt sich einfacher verkraften, wenn die Gründe dargelegt werden. Ein Unternehmen, das seinen Bewerbern auf Augenhöhe begegnet, macht transparent, welche Qualifikationen oder Erfahrungen andere Mitbewerber ihm voraus hatten. Dies motiviert den Bewerber, sich weiterzuentwickeln und sich in ein paar Jahren evtl. noch einmal bei dem Unternehmen zu bewerben.

Sie können das Risiko einer Klage ggf. etwas senken, indem Sie telefonisch absagen, da ihre Begründung dann nirgends festgehalten ist. Hoffentlich fußt Ihre Begründung aber auf nachvollziehbaren, nicht diskriminierenden Argumenten, die Sie gar nicht in die Nähe einer Klage bringen. Eine telefonische Absage bei einem guten Kandidaten, der knapp gescheitert ist, bietet immer auch die Chance auf eine weitere Bewerbung auf eine passendere Stelle.

3 Muster für professionelle Absageschreiben

Je nach Position und Unternehmensgröße wird auch Ihr Absageschreiben unterschiedlich ausfallen. Hier finden Sie drei Beispiele zur Orientierung.

Muster 1: Mitarbeiter im Start-up

Ausgangslage: Bewerbung eines jungen Berufstätigen bei einem Start-up, Absage ohne Vorstellungsgespräch.

Betreff: Deine Bewerbung für unser Team

Hallo (Vorname),

vielen Dank, dass du bei uns als (Jobtitel) arbeiten möchtest und damit zeigst, dass du an (Firmenname) und unsere Geschäftsidee glaubst. Deine Unterlagen zu lesen war sehr spannend. Sie haben uns einen lebhaften Eindruck vermittelt, wer du bist und was du kannst.

Leider suchen wir jemanden, der bereits Erfahrungen als (Jobtitel) gesammelt hat und Zusatzkenntnisse in (Zusatzkenntnisse) besitzt. Deshalb können wir dir diesmal keinen Job anbieten.

Deine Daten würden wir gerne bei uns speichern. Unser Team soll weiterhin wachsen und wenn wir in Zukunft eine Stelle schaffen sollten, auf die dein Profil besser passt, würden wir wieder auf dich zukommen. Melde dich bitte kurz bei uns, wenn du damit einverstanden bist.

Bei deinen Fähigkeiten wird es bestimmt nicht lange dauern, bis du einen Job findest, in dem du zeigen kannst, was in dir steckt. Wir wünschen dir alle Gute!

Viele Grüße

(Vorname)

Muster 2: Azubi

Ausgangslage: Bewerbung eines Schulabgängers um einen Ausbildungsplatz. Absage nach Vorstellungsgespräch.

Betreff: Es tut uns sehr leid…

Guten Tag (Vorname Nachname),

wir freuen uns, dass Sie (Firmenname) ausgesucht haben, um in Ihr Berufsleben zu starten und sich Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben.

Bei der Vielzahl an Bewerbungen um unseren Ausbildungsplatz als (Ausbildungsbezeichnung), die mich erreicht haben, ist die Entscheidung nicht leicht gefallen. Ein anderer Kandidat konnte leider besser überzeugen, sodass ich Ihnen heute absagen muss.

Seien Sie bitte nicht enttäuscht, dass es diesmal nicht geklappt hat. Diese Absage ist keine Kritik an Ihrer Persönlichkeit oder Ihren Fähigkeiten. Sicherlich werden auch Sie bald eine Ausbildungsstelle finden, in der sie Ihre Zukunftspläne verwirklichen können.

Sollten Sie sich ein detaillierteres Feedback zu Ihrer Bewerbung und dem Jobinterview wünschen, können wir uns gerne noch einmal unterhalten. Rufen Sie mich jederzeit an.

Viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünscht

(Vorname Nachname)
(Abteilung oder Position)

Muster 3: Fachkraft im Mittelstandsunternehmen

Ausgangslage: Mittelständischer Betrieb, Bewerbung einer erfahrenen Fachkraft. Absage ohne Einladung zum Bewerbungsgespräch.

Betreff: Ihre Bewerbung als (Jobtitel)

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname),

Ihre Bewerbung um die Stelle als (Jobtitel) bei (Firmenname) haben wir sorgfältig geprüft.

Es freut uns, dass Sie sich als erfahrene Fachkraft vorstellen können, für unsere Firma tätig zu werden. Da wir jedoch für die Position als (Jobtitel) nach einem Kandidaten mit umfangreichen Marktkenntnissen und Netzwerken innerhalb unsere Branche suchen, können wir Sie diesmal leider nicht berücksichtigen.

Ihre Bewerberdaten werden wir im Einklang mit den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes nach zwei Monaten löschen.

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg auf Ihrem Karriereweg.

Mit besten Grüßen

(Vorname Nachname)
(Abteilung)

Weitere Muster sowie Beispiele auf Englisch finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage.

Was muss bezüglich Datenschutz beachtet werden?

Sie wollen die Daten eines vielversprechenden Kandidaten behalten, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren? Dann holen Sie sich seine Einwilligung ein. Besonders bei Initiativbewerbungen gibt es oft Kandidaten, die gut ins Unternehmen passen würden. Da nicht immer eine Stelle frei ist, möchten Personaler diese Bewerber gerne später berücksichtigen.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Bewerberdaten aber nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Dann endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen. So lange darf ein Betrieb die Bewerbungsunterlagen behalten, um sich im Ernstfall zur Wehr setzen zu können. Wenn Sie die Daten länger speichern wollen, muss der Bewerber schriftlich zustimmen. Bei einem elektronischen Bewerbermanagement-System lässt sich diese Erlaubnis per Klick erteilen.

Fazit: Wertschätzung zahlt sich aus

Den Bewerber mit Wertschätzung zu behandeln, liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens und wird immer wichtiger. Wer einen neuen Job sucht, tauscht sich in der Regel mit Freunden, Familie und (Ex-)Kollegen über seine Erfahrungen aus. Zudem bieten Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu längst auch Kategorien für den Bewerbungsprozess. Wer auf seine mühsam zusammengestellten Unterlagen keine Reaktion erhält oder in seinem Absageschreiben eine unpassende Formulierung liest, kann dies mit einer breiten Öffentlichkeit teilen.

Bei Personio sagen wir allen Kandidaten, die wir zum persönlichen Gespräch getroffen haben, telefonisch ab. Wer sich die Zeit für ein Vorstellungsgespräch genommen hat, hat auch eine persönliche Rückmeldung verdient. Erst wenn wir einen Kandidaten nach zwei Versuchen nicht erreicht haben, senden wir eine Absage per E-Mail.

Ein Betrieb, der Bewerber verprellt und sein Image beschädigt, verliert nicht nur potentielle Talente, sondern womöglich auch Kunden. Umgekehrt kann sich ein abgelehnter, aber zuvorkommend behandelter Bewerber in einem Markenbotschafter verwandeln – sogar bei einer Absage (mehr zur Candidate Experience).

Disclaimer:

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Freundliches und professionelles Absageschreiben

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