10. Januar 2018 in HR Management

Bekommen Sie Ihre interne und externe Kommunikation in den Griff

Wenn einst interessierte Kandidaten ihre Bewerbung zurückziehen oder Kollegen die Kündigung einreichen, sollten bei jedem Unternehmen die Alarmglocken läuten. Gute Mitarbeiter zu finden und zu halten, ist für das Wachstum eines jeden Betriebs unverzichtbar. Wer Aufträge nicht annehmen kann, weil Kapazitäten fehlen, der sollte seine Employer-Branding-Praxis auf den Prüfstand stellen. Sprich: Hinterfragen, wie er Bewerber ansprechen und Kollegen binden kann.

Kostentreiber Fluktuation vermeiden

Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, hat Priorität, weil der Weggang erfahrener Mitarbeiter hohe Kosten verursacht. Zwar hängt die Summe von verschiedenen Faktoren, wie Position, Marktumfeld oder Einarbeitungskosten ab und kann daher nur ungefähr beziffert werden. Doch Experten sind sich einig, dass Investitionen in die Mitarbeiterbindung günstiger kommt, als neues Personal anzuwerben.

Dabei erfassen manche Betriebe die Fluktuation noch nicht einmal. Entweder weil ihnen die Bedeutung nicht bewusst ist, oder weil sie nicht wissen, wie es geht. Dabei gibt es Tools, die die Mitarbeiterentwicklung transparent machen und per Klick verraten, wie viele offene Stellen es aktuell gibt. Wie viele Mitarbeiter im vergangenen Jahr befördert wurden, ob die Fluktuation steigt oder sinkt, welche Abteilung die meisten Kündigungen zu verzeichnen hatte, verraten Tools ebenfalls. Wer auf solche Daten zurückgreifen kann, kann gegensteuern, bevor noch mehr wertvolles Know-how aus dem Unternehmen abfließt, und festlegen, welche Bausteine des Employer Branding sich verbessern lassen.

Externes Employer Branding

Zu den wichtigsten Elementen des Employer Brandings gehört die Kommunikation. Sie sollte stets von Respekt und Wertschätzung geprägt sein. Weil Jobsuchende in Zeiten des Fachkräftemangels nicht mehr Bittsteller sind, sollten Unternehmen Kandidaten individueller und besser ansprechen. Noch lässt der Umgang mit Bewerbern oft zu wünschen übrig. Im Sommer 2017 berichtete die Wirtschaftswoche, dass keine oder eine sehr späte Antwort zu erhalten, den größten Frust unter Jobsuchenden verursacht. Zudem erzählten Bewerber von Unternehmen, die Termine für Vorstellungsgespräche verbummelt hatten oder sich im Jobinterview arrogant und unhöflich benahmen.

Professionell auf Bewerbungen reagieren

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu den Unternehmen gehören, über die man sich ärgern muss. Seien sie schnell, zuverlässig und immer freundlich. Wenn eine Firma eine Bewerbung erhalten hat, sollte unverzüglich eine Eingangsbestätigung rausgehen. Darin sollte sich das Unternehmen für das Interesse bedanken, ankündigen, dass die Unterlagen sorgfältig geprüft werden, und eine Einschätzung abgeben, wann der Bewerber mit einer Antwort rechnen kann. Im nächsten Schritt erfolgt entweder eine Einladung zum Gespräch oder eine höfliche Absage. Je individueller und je deutlicher auf die Person des Bewerbers zugeschnitten dieses Schreiben ausfällt, desto nützlicher ist es für den Jobsuchenden. Er wird das Unternehmen idealerweise als Institution in Erinnerung behalten, die ihn ernst genommen hat und die er gerne weiterempfiehlt.

Gerade wenn ein Unternehmen auf Wachstumskurs ist und seine Belegschaft vergrößert, kann das fristgerechte Handhaben der Bewerberkommunikation viel Arbeit verursachen. Definieren Sie bzw. noch besser – automatisieren Sie -, welche Nachricht in welcher Situation und zu welchem Zeitpunkt verschickt werden soll. Eine Absage, eine Einladung zum persönlichen Gespräch, eine Absage nach Jobinterview und Assessment.

Internes Employer Branding

Mit der Anstellung eines Mitarbeiters ist das Thema Employer Branding noch lange nicht abgeschlossen. Denn Maßnahmen zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität wirken nach außen wie nach innen – und damit auch auf die vorhandene Belegschaft. Wie in einer zwischenmenschlichen Beziehung sollte sich das Unternehmen um Mitarbeiter bemühen– sonst bemüht sich vielleicht jemand anderes. Was Angestellten im Job wichtig ist, hat eine Befragung zur Jobzufriedenheit der ManpowerGroup Deutschland zutage gefördert. Mit jeweils 91 Prozent landeten der Wunsch, der Chef möge seine Wertschätzung aussprechen und das Bedürfnis nach regelmäßigem und ehrlichem Feedback an der Spitze. 88 Prozent der Befragten sagten, es sei ihnen wichtig, dass ihr Vorgesetzter Interesse an ihnen als Mensch zeigt. Die Realität hingegen ist oftmals von einer Kultur der Mitarbeitergespräche geprägt, in der sich Chef und Mitarbeiter einmal jährlich gegenübersitzen und um Prozentzahlen in der Zielvereinbarung feilschen. Den Vorstellungen der Fachkräfte wird eine solche Vorgehensweise nicht gerecht.

Was gute Feedback-Kultur ausmacht

Schaffen Sie stattdessen eine lebendige Feedbackkultur, in der Vorgesetzte und Teammitglieder häufig und offen aufeinander zugehen. Wer eine gelungene Präsentation gehalten oder einen wichtigen Kunden an Land gezogen hat, will sich nicht erst nach einem Jahr dafür loben lassen. Der Mitarbeiter hat Anerkennung verdient – hier und jetzt. Ein simples „Das haben Sie gut gemacht“ als Ad-hoc-Feedback wirkt Wunder auf seine Motivation.

Es gibt verschiedene Arten, Feedback zu geben: in der Nachlese, in Form einer Geste wie zum Beispiel spontanem Applaus oder einem Blumenstrauß. Wichtig ist, dass der Vorgesetzte sich regelmäßig Zeit nimmt und eine Atmosphäre der Ruhe und des Vertrauens schafft, in der jeder ehrlich reflektieren kann.

Üben Sie auch sachliche und respektvolle Kritik, wenn es notwendig ist. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob er Verbesserungsvorschläge hat oder bieten Sie ihm Weiterbildungsmaßnahmen an. So helfen Sie ihm, sich weiterzuentwickeln und seine Fähigkeiten auszubauen. Ermuntern Sie ihren Mitarbeiter außerdem, seine Meinung zu äußern. Das gibt ihm das Gefühl gehört zu werden und sich einbringen zu dürfen. Nebenbei erfährt ein Vorgesetzter dadurch, wo Verbesserungsbedarf herrscht. Denn oftmals wissen Mitarbeiter ganz genau, wo es im Getriebe knirscht.
Noch ist der Umgang mit Teammitgliedern auf Augenhöhe nicht allen Führungskräften vertraut und angenehm. Bauen Sie Hemmschwellen ab, indem Sie auch das Management oder sich selbst schulen lassen. Moderne Führung erfordert den Dialog. Kommunikation top-down hat ausgedient. Insbesondere junge, gut ausgebildete Fachkräfte wird vertreiben, wer daran festhält.

Mein Mitarbeiter: Vom unbekannten zum bekannten Wesen

Regelmäßiges Feedback hat auch Vorteile für den Betrieb: Es zwingt den Chef, sich bewusst mit seinem Mitarbeiter auseinanderzusetzen, ihn besser kennenzulernen und zu erfahren, wo seine Talente und Fähigkeiten liegen. Auch der Angestellte wird seine Stärken und Schwächen besser einschätzen können, wenn ihm die Qualität seiner Leistung zurückgespiegelt wird.

Dokumentieren Sie in der Personalakte oder einer Datenbank, worin die Ziele, Fertigkeiten und Stärken einzelner Teammitglieder bestehen. Wenn es darum geht, neue Aufgaben zu verteilen, lässt sich auf diese Daten zurückgreifen. Vielleicht wartet der beste Mann, die beste Frau für den Job schon innerhalb der Belegschaft. Manchmal schlummert ein Talent für Pionieraufgaben in der Verwaltung, manchmal versauert ein großer Kommunikator in der Buchhaltung. Finden Sie heraus, was neben Diplomen, Fremdsprachenkenntnissen und IT-Zertifikaten noch in ihren Mitarbeitern steckt. Ein Mitarbeiter dessen Persönlichkeit wahrgenommen und gefördert wird, hat keinen Grund, sich eine neue Stelle in einem anderen Unternehmen zu suchen.

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