Und wenn das Projekt scheitert?! Typische Bedenken vor der Einführung von HR Software

Personaler hat Bedenken zu HR Software

Neues verunsichert. Die Angst damit zu scheitern, ist größer als die Aussicht darauf, Dinge verbessern zu können – so auch bei HR Software. Doch mittlerweile bedeutet Stillstand gleich Rückschritt. Wer sich nicht auf Neues einlässt, scheitert früher oder später sowieso. Stattdessen: Lassen Sie sich Ihre Sorgen nehmen. Oder in Schopenhauers Worten:

Am Anfang wird das Neue ausgelacht, danach bis aufs Blut bekämpft und am Ende ist es das alltäglichste der Welt.

In diesem Artikel lernen Sie typische Bedenken zu HR Software kennen und erfahren, warum diese Sorgen unberechtigt sind.

Bedenken zur Software-Einführung

Personalverantwortliche haben bei der Einführung einer HR Software oft Bedenken. Welche das sind und welche Antworten es darauf gibt, erzählt Antonio, Implementation Manager bei Personio.

Noch ein zusätzliches Projekt? Zu viele Ressourcen nötig? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Einführung von HR Software auf jeden Fall gelingt.

#1: Schaffe ich das zusätzliche Projekt alleine?

Nein – und das müssen und sollen Sie auch nicht. Jede Neuanschaffung ist erstmal mit einem gewissen Aufwand verbunden. Mit Ihrem Anbieter haben Sie deshalb einen Partner an Ihrer Seite, mit dem Sie die Software gemeinsam aufsetzen und kennenlernen.

Eines unserer Leitsätze bei Personio ist “Customers first”. Der Kunde steht vor allem anderen. Deshalb kümmern sich gleich zwei Teams – Implementation und Support – darum, dass die Software-Einführung und -Nutzung so leicht und reibungslos wie möglich verlaufen.

#2: Reicht mein technisches Know-How?

Selbst wenn Sie kein oder nur wenig technisches Know-How haben, werden Sie nach kurzer Einarbeitungsphase problemlos mit der Software umgehen können. Denn HR-Systeme wie Personio sind extra so gebaut, dass Personaler sie intuitiv bedienen können. Schließlich ist es unser Ziel, Ihre Personalarbeit zu vereinfachen.

Abgesehen davon unterstützen Sie unsere Implementation und Support Teams dabei, Personio kennenzulernen und bestmöglich zu nutzen:

  • Da jedem Kunden ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite steht, ist ein enger Austausch garantiert. Er begleitet Sie durch den gesamten Einführungsprozess und bereitet Sie bestmöglich auf die HR-Arbeit mit Personio vor. Konkret heißt das: Ihr Implementation Manager unterstützt Sie zwei bis dreimal pro Woche dabei, Ihren Account einzurichten. Durch den engen Austausch wollen wir sichergehen, dass alle Einstellungen fehlerfrei und nach Ihren Vorstellungen eingerichtet sind.
  • Nach der Einrichtung übernimmt unser Support Team Ihre Betreuung. Bei Problemen oder Fragen können Sie sich immer per Telefon oder E-Mail an die Kollegen wenden.

#3: Wie kann ich komplizierte oder eingefahrene Prozesse abbilden?

Nutzen Sie die Softwareeinführung als Chance, intern aufzuräumen. Das wirkt anfangs wie eine Mammutaufgabe, wird Ihnen aber die zukünftige Arbeit erleichtern. Aus kompliziert wird unkompliziert und aus eingefahren wird agil.

Starten Sie, indem Sie Ihre Prozesse und Strukturen auf Papier bringen. Dadurch werden sie konkreter, zum Beispiel: Welche Kollegen sind in Personalprozesse involviert und wie? Wer braucht Bewerber- und Mitarbeiterrechte? Wie viele Standorte hat Ihr Unternehmen mit wie vielen Mitarbeitern? Wie werden Arbeitszeiten erfasst?

Aber nicht jedes Unternehmen will seine Prozesse ändern – muss es auch nicht. Denn Personio ist flexibel. Egal, wie Ihre Prozesse aussehen: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse in unserem System abzubilden.

Dazu hat unser Implementation Team einen Fragebogen entwickelt, der zum einen Ihnen helfen soll, über Ihre Prozesse zu reflektieren. Zum anderen helfen uns die Antworten dabei, Ihre Unternehmensstruktur und -prozesse bestmöglich in Personio abzubilden.

#4: Kann ich mit Personio wirklich datenschutzkonform arbeiten?

Ja. Personio ist als Software und Unternehmen datenschutzkonform, denn wir erfüllen alle datenschutzrechtlichen Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung. Das betrifft zum Beispiel Hosting-Server, die Verarbeitung und das Speichern von Daten.

Innerhalb der Software sorgen wir zum Beispiel über unser “Rollen & Rechte”-System, dass Ihre internen Prozesse datenschutzkonform ablaufen.

  • Wo sind die Bewerbungsunterlagen geblieben? Wenn Sie Dokumente oder Informationen per E-Mail verschicken, wissen Sie nicht immer, wer in welche Dateien einsehen kann. Intransparenz führt zu Datenschutzlücken. Mit Personio drehen Sie den Spieß einfach um: Das Dokument kommt nicht mehr zum Mitarbeiter, sondern der Mitarbeiter kommt zum Dokument. Sie verteilen unterschiedliche Rollen und Rechte an Ihre Mitarbeiter und wissen so immer, wer Zugriff auf die Unterlagen hat.
  • Im Fall einer Absage sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, alle Bewerberdaten nach sechs Monaten im gesamten Unternehmen zu löschen. Ohne Software ist das kaum umzusetzen. Personio löscht oder anonymisiert die Daten automatisch für Sie. So laufen Sie kein Risiko, nicht doch irgendwo eine E-Mail übersehen zu haben.

Sie bestimmen, wer einzelne Daten einsehen und ändern darf. In der Einführungsphase legt Ihr Implementation Manager besonderen Wert darauf, dass diese Einstellungen korrekt sind. Deshalb werden sie auch nach dem Vier-Augen-Prinzip von zwei Mitarbeitern überprüft. Erst wenn es hier keine Fehler mehr gibt, geht es im Prozess weiter. Sollten Sie später bei eigenen Änderungen Fehler machen oder entdecken, können Sie sich natürlich jederzeit an Ihren Administrator oder unser Support Team wenden.

Datenschutzkonformes Recruiting mit Personio

Datenschutz in Personio am Beispiel “Recruiting”:

Achtung: Wir können nicht beeinflussen, ob Ihre Mitarbeiter Dokumente abspeichern oder Screenshots von vertraulichen Daten machen und dann nicht rechtzeitig löschen. Ist dies der Fall, arbeitet Ihr Mitarbeiter nicht mehr datenschutzkonform.

 

Schluss mit Ausreden

8 Ausreden gegen HR Software und 8 Argumente für HR Software – warum auch Sie sich endlich von Excel verabschieden sollten.

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Generelle Bedenken zur Software-Nutzung

#1: Habe ich mich für mein Unternehmen wirklich richtig entschieden?

Vor allem am Anfang werden Sie Zweifel haben, ob nicht doch ein anderes Tool für Ihre Zwecke besser gewesen wäre. Alles am Tool ist neu und wirkt fremd. Reflektieren Sie deshalb über folgende Fragen: Wie schnell reagiert der Anbieter auf Ihre Fragen? Wie viel Unterstützung bekommen Sie von Ihrem Anbieter während des Einführungsprozesses? Der Umgang mit Kunden sagt bereits viel über das Unternehmen und die zukünftige Zusammenarbeit aus.

Probleme kann es immer geben – bei jeder Software. Wie Ihr Anbieter mit Ihren Anfragen umgeht, ist entscheidend. Schnelligkeit und Kompetenz steht bei Personios Support Team ganz oben. Zum Beispiel hat das Team im zweiten Halbjahr 2018 im Schnitt unter sechs Business-Stunden gebraucht, um auf E-Mail-Anfragen zu reagieren. Das zeigt sich auch in der Zufriedenheit unserer Kunden: Die Freundlichkeit und Kompetenz unseres Support Teams wird von 90 % der befragten Kunden als gut oder sehr gut bewertet.

#2: Wie soll mein (technisch nicht affiner) Mitarbeiter ein neues System verstehen?

Die eigene Arbeitsweise umzustellen, ist nie leicht. Durch ein kompliziertes Tool wird das nochmals erschwert. Die Software sollte deshalb selbsterklärend und leicht zu bedienen sein.

Personio ist ein Tool für das ganze Unternehmen, daher haben wir es uns auch zum Auftrag gemacht, das jeder damit arbeiten kann. Ihre Mitarbeiter haben zum Beispiel nur auf die Funktionen Zugriff, die wirklich wichtig für ihre Rolle sind. Dadurch sehen sie eine schlankere Variante der Software und finden sich schneller zurecht.

So gut eine Software auch ist, bei ersten Schritten auf neuem Terrain stolpert man hin und wieder: Deswegen haben wir einen kurzen Guide inkl. Video erstellt, der Ihren Mitarbeitern helfen soll, Personio zum ersten Mal zu nutzen. Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen. Zusätzlich veranstalten wir regelmäßig Trainings, um HR Manager und ihre Kollegen zum Produkt zu schulen. Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen zu unserer Personio Akademie.

Damit sich Ihre Mitarbeiter schneller mit dem Tool zurechtfinden, sollten Sie sie auch unterstützen. Geben Sie bestehenden Mitarbeitern eine kurze Einführungsschulung. Neuen Mitarbeitern können Sie die wichtigsten Handgriffe und Prozesse beim Onboarding erklären. Bitten Sie auch bestehende Mitarbeiter, neuen Kollegen zu helfen und das Tool zu zeigen. Im Alltag lassen sich so viele Aspekte von alleine klären.

Werden die Mitarbeiter das Tool überhaupt nutzen? In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie alle Interessengruppen in Ihrem Unternehmen von der HR Software überzeugen.

#3: Brauche ich für Anpassungen nach der Implementierung jedes Mal Personio?

Nein, im Regelfall sind Sie nach der Einführungsphase Personio-Experte und können Änderungen selbst vornehmen. Denn während der Einführung lernen Sie alle Einstellungsmöglichkeiten in Personio praktisch kennen und stellen zusammen mit Ihrem Ansprechpartner alles Nötige ein. Das bereitet Sie optimal auf die Arbeit mit Personio und mögliche Änderungen vor.

Zudem bekommen Sie von uns Hilfe zur Selbsthilfe: Wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, finden Sie in unserem Helpcenter Anleitungen, Best Practises und Erklärungen zu unterschiedlichen Funktionen – in Video-, PowerPoint- und Textform. Sollten Sie dann immer noch Fragen haben, können Sie sich zu jeder Zeit an unseren Support wenden.

#4: Wie komme ich an meine Daten, wenn ich sie brauche?

Da Sie Ihre gesamte Personalverwaltung softwaregestützt in Personio erledigen, sammeln Sie automatisch wichtige Daten zu Ihren Prozessen. Sie können per Knopfdruck zu jeder Funktion und zu jedem Prozess einen Bericht oder eine Auswertung erstellen, z. B. zu Ihrer Krankenstatistik, Fluktuation oder Performance von Bewerberkänalen.

Während der Einführungsphase lernen Sie sämtliche Möglichkeiten, Berichte und Auswertungen zu erstellen, kennen. Einen ersten Überblick finden Sie in unserem Helpcenter.

#5: Was passiert mit den Daten, sollte Personio pleite gehen?

Wir sind ein junges Unternehmen. Jedoch haben wir innerhalb eines Jahres unsere Mitarbeiterzahl verdoppelt und die Personalprozesse von über 800 Kunden vereinfacht – Tendenz steigend. Die Sorge, dass Personio pleite geht, ist deshalb unberechtigt.

Sie bleiben grundsätzlich “HerrIn der Daten”. Sie bzw. eine weisungsberechtigte Person aus Ihrem Unternehmen können die Daten zu jederzeit exportieren lassen.

#6: Gibt es bei Personio versteckte Kosten?

Nein. Sie zahlen lediglich die monatliche Grundgebühr, die Sie mit Ihrem Account Manager vereinbart haben, und die Kosten für die Einrichtung Ihres Accounts. Sowohl die Grundgebühr als auch die Einrichtungskosten orientieren sich an Ihrer Unternehmensgröße – bei der Grundgebühr ist außerdem entscheidend, ob Sie Personio nur als HR Management Tool nutzen oder auch Recruiting dazubuchen.

Ihre Stellenausschreibungen bei kostenpflichtigen Portalen können Sie auch über Personio einstellen, abrechnen und von unseren Sonderkonditionen profitieren. Wenn Sie dieses Angebot nutzen, sind dies die einzigen Zusatzkosten, die auf Sie zukommen könnten.

Sie wollen mehr zu Personio erfahren?

Dann schauen Sie gemeinsam mit uns in die Software. In einer 30-minütigen Webdemo zeigen wir Ihnen gerne die Vorzüge von Personio und beantworten all Ihre Fragen.

Sie wollen sich lieber alleine einen Überblick verschaffen? Dann testen Sie Personio unverbindlich und kostenlos. Auf dieser Seite geht es los.

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Marina Buller

Marina Buller ist Online Redakteurin bei Personio und hat sich ganz HR- und Recruiting-Themen verschrieben. Bereits nach ihrem Master-Studium im schwedischen Lund sammelte sie HR Insights während ihrer Arbeit bei XING. Diese Erfahrungen lässt sie nun in ihre Texte einfließen – immer nach Personios Devise “Personalarbeit vereinfachen”.