11. Januar 2017 in Erfolgsgeschichten

Quadriga: Automatisierte Prozesse statt manuellem Aufwand

Quadriga Meeting

Die einfache Abbildung von komplexen HR Prozessen mit Personio

HR-Prozesse wurden bei Quadriga meist manuell mithilfe von Excel, Outlook und verschiedenen Einzelanwendungen organisiert. Mithilfe der ganzheitlichen HR-Lösung von Personio konnte eine zentrale Anlaufstelle für alle Belange des Human Resource Managements geschaffen werden.

Gründe für die Einführung einer HR Management Software

Die manuelle Bearbeitung der Personalprozesse bedeutete einen immensen Aufwand für Quadrigas Personalabteilung. Anfragen konnten oft nicht optimal bearbeitet werden und Prozesse nahmen mehr Zeit in Anspruch als nötig.

Probleme in der Stammdatenpflege

Die Einspeisung und Pflege von Mitarbeiterinformationen wurde mit zeitintensiver manueller Eingabe realisiert. Durch die Verwendung verschiedener Tools verloren die Daten an Übersichtlichkeit. So wurden beispielsweise Urlaubsanträge zentral durch die Personalabteilung verwaltet, die von Mitarbeitern nur per E-Mail einreichet werden konnte. Das Mitarbeiter-Onboarding gestaltete sich ebenfalls nicht optimal: Die Nutzung von Excel-Formularen erschwerte die rechtzeitige Ausführung von Onboarding-Aufgaben und führte im schlimmsten Fall zu Versäumnissen von Deadlines. Quadriga schätzt, dass allein die administrativen Aufgaben 40 % bis 60 % der gesamten Arbeitszeit in Anspruch nahmen.

  • Unübersichtliches Stammdaten-Management
  • Antragswesen per E-Mail
  • Uneinheitliches Mitarbeiter-Onboarding

Probleme im Recruiting

Die Integration neuer Mitarbeiter in das bereits bestehende Team gestaltete sich aufgrund fehlender Tools teils ineffizient und verlängerte sich. So wurden beispielsweise Teamleiter, statt durch automatisierte Erinnerungen, durch Laufzettel über neues Personal und damit verbundene Aufgaben informiert. Auch der Übergang von Bewerbern in den Mitarbeiterstatus wurde manuell durchgeführt. Die Kommunikation über dezentrale E-Mail-Systeme führte zu langwierigen Informationswegen, sodass Mitteilungen oder Feedbacks erst verspätet zur Kenntnis genommen wurden.

  • Ineffiziente Kommunikation per E-Mail
  • Händischer Abgleich von Bewerber- und Mitarbeiterinformationen
  • Langwierige Feedbackschleifen bei Bewerbungen

Nachdem wir bislang alle Prozesse manuell betreut haben, ist Personio ein Segen: Automatisierte Prozesse, transparentes Abwesenheitsmanagement und alle Daten auf einen Blick und Klick. Personio ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Quadriga Testimonial Portrait

Annett Rentsch – HR Manager Quadriga Media Berlin GmbH

HR 4.0 bei Quadriga: Mehr Zeit fürs Wesentliche mit Personio

Die Gründe für die Auswahl von Personio als ganzheitliche HR Management Lösung reichten von Kundenempfehlungen bis hin zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Durch individuelle Gestaltungsmöglichkeiten sowie die flexible Anpassung des Systems ist Personio laut Annett Rentsch und des HR Teams zum wichtigen Bestandteil des Unternehmensalltags geworden.

Effizientes HR Management

Mit Personio konnte ein transparentes und effizientes Management der Stammdaten an einer zentralen Stelle etabliert werden. Dadurch hat jeder Mitarbeiter volle Übersicht über Urlaubstage, Fehlzeiten sowie alle weiteren Daten und kann diese bequem durch das Programm verwalten. Der Onboarding-Prozess ist in einzelne Stationen mit bis zu 48 Schritten und 12 internen Beteiligten gegliedert und führt somit zu einer effizienten Einarbeitung und verbesserter Employee Retention. Eine vereinfachte Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen reduzieren den Arbeitsaufwand für die HR-Abteilung. Wichtige Termine wie Probezeiten und Vertragsdaten sind Bestandteil automatischer Erinnerungen von Personio, mit denen keine Frist versäumt wird.

  • transparentes Management
  • strukturierte Datenverwaltung
  • automatische Erinnerungen

Voll integrierte Recruiting Lösung

Das bestehende Recruitiung-System konnte durch Personio problemlos und unkompliziert abgelöst werden. Im Unternehmensalltag erforderliche Prozesse wie der nahtlose Übergang vom Bewerber zum Mitarbeiter und direktes Onboarding werden zeitsparend gewährleistet. Auf diese Weise wird nicht nur die Integration vereinfacht, sondern auch die HR-Abteilung in vielen Feldern entlastet.

  • nahtloser Übergang
  • müheloses Tracking von Kennzahlen
  • Entlastung des Unternehmensalltags

Einfache Implementierung

Basierend auf der Unternehmensgröße entschied sich Quadriga, die Module einzeln aufzusetzen. Für jeden anfallenden Bearbeitungsschritt war der Kontakt zu einem Ansprechpartner bei Personio möglich, welcher die Implementierung mit Lösungsvorschlägen und Tipps begleitete.

Spezifische Feature-Wünsche und Produktfeedback wurden zeitnah umgesetzt, um die Arbeit mit Personio individuell zu vereinfachen. Das Betreuungsangebot wird auch nach der Implementierung fortgeführt und bis heute findet eine reger Austausch über Wünsche und Verbesserungen zwischen Quadriga und Personio statt.

  • persönlicher Ansprechpartner
  • laufende Verbesserungen

 

Möchten auch Sie Ihre HR-Prozesse besser strukturieren? – Jetzt kostenlos testen