Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis

Im Arbeitszeugnis halten Sie neben der Dauer und Art der Beschäftigung fachliche Aspekte wie Qualifikationen und Leistungen Ihres Mitarbeiters fest, dokumentieren aber auch sein Sozialverhalten. Bei der Erstellung gibt es bestimmte rechtliche, aber auch aus einem Gewohnheitsrecht entstandene, Vorgaben zu beachten. Grundsätzlich dürfen Sie als Arbeitgeber davon ausgehen, dass Sie zur Ausstellung am Ende eines Arbeitsverhältnisses verpflichtet sind, sofern der Arbeitnehmer dieses verlangt.

Zeugnisse gehören zu den wichtigsten Kriterien bei einer Bewerbung

Laut einer Studie von Kienbaum erachten 72 % der befragten Unternehmen Zeugnisse immer noch als wichtig oder sehr wichtig bei einer Bewerbung. Wichtiger sind nur noch Lebenslauf (99 %) und Übersichtlichkeit/Struktur (87 %). Das Anschreiben (71 %) und Bewerbungsfoto (38 %) reihen sich auf Platz vier und fünf ein. Das Design (16 %) liegt an letzter Stelle. Bei der Bewerbung zählt für Unternehmen also die Qualifikation vor der Kreativität.

Die Studie macht deutlich, dass Zeugnisse nicht nur für den Bewerber relevant sind. Auch Unternehmen sehen dadurch besser, wer für die Stelle geeignet ist und wer nicht. Selbst Zeugnisse zu erstellen, gehört also zum guten Business-Ton für Unternehmen. Auch wichtig: Ehemalige Mitarbeiter sprechen mit unterschiedlichen Parteien und über unterschiedliche Medien über ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass der letzte Eindruck sitzt. Sätze wie „meinem Zeugnis musste ich noch nach dem letzten Arbeitstag hinterherlaufen“ schaden Ihrem Image und Ihrer Arbeitgeberattraktivität.

Geltende Rechtsgrundsätze für das Arbeitszeugnis

Obwohl die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses auf Verlangen eine Pflicht darstellt, gibt es Situationen, in denen diese Pflicht nicht mehr gegeben ist. Dazu zählen die Verjährung und die Verwirkung.

  • Verjährungsfrist ab Austritt aus dem Unternehmen beträgt 3 Jahre.
  • Verwirkung kann, bezogen auf den Einzelfall, bereits nach zehn Monaten eintreten.

Da es sich beim Arbeitszeugnis um einen schuldrechtlichen Anspruch des Arbeitnehmers handelt, kann dieser Anspruch verwirken. Diese Situation ist dann gegeben, wenn die Erfüllung der Zeugnis-Ausstellung unmöglich wurde. So ist der Arbeitgeber beispielsweise nicht mehr in der Lage, das Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß zu formulieren. Erweckt der ehemalige Arbeitnehmer eindeutig den Eindruck, dass er seinen Anspruch auf ein Zeugnis nicht mehr geltend macht, gilt dieser ebenfalls als verwirkt.

Formale Voraussetzungen für die Gültigkeit

Es gibt beim Arbeitszeugnis nur wenige formale Voraussetzungen, die der Arbeitgeber beachten sollte. Trotzdem gibt es Fallstricke, die Mehraufwand oder schlimmstenfalls sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung nach sich ziehen.

So kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sein Zeugnis das Format DIN A4 aufweist und optisch ordentlich und sauber ist. Dies gilt ebenfalls für ein handschriftlich ausgestelltes Arbeitszeugnis, dessen Annahme jederzeit verweigert werden kann. Beinhaltet das Zeugnis Grammatik- und Rechtschreibfehler, hat der Mitarbeiter ebenfalls Anspruch auf die Neuausstellung.

Neben den verschiedenen Beurteilungen und Informationen enthält ein Arbeitszeugnis immer

  • den vollständigen Namen und das Geburtsdatum
  • die aktuelle Anschrift des Mitarbeiters
  • die Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Stammdaten des Arbeitnehmers
  • das Datum der Ausstellung und
  • eine korrekte Unterschrift

Die Unterschrift ist dann korrekt, wenn sie der Arbeitgeber selbst oder ein Bevollmächtigter in höherer Position als der Mitarbeiter leistet. Name, Position und Vertretungsvollmacht der unterschreibenden Person müssen klar erkennbar sein.

Denken Sie unbedingt daran: Ein Arbeitszeugnis muss drei Bedingungen zwingend erfüllen. Es muss vollständig, wahr und wohlwollend sein und darf den scheidenden Mitarbeiter keinesfalls bei der Suche nach einer neuen Herausforderung beeinträchtigen. Vor allem der Aspekt der Vollständigkeit darf nicht unterschätzt werden. Denn dies bedeutet, dass eine Leistung beispielsweise vollständig beschrieben werden muss. Eine ehrliche Verkäuferin muss im Zeugnis als ehrlich bezeichnet werden und einem hervorragenden Einkäufer muss Verhandlungsgeschick bescheinigt werden.

Achten Sie auf die Fälligkeit des Zeugnisses. In der Regel ist dies für das einfache Arbeitszeugnis das Ende des Arbeitsverhältnisses. Vorläufige Zeugnisse im Rahmen einer Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind zum vereinbarten Termin nach Kündigungserhalt fällig.

So strukturieren Sie ein Arbeitszeugnis

Starten Sie das Zeugnis mit einer Einleitung, in der Sie den Mitarbeiter und seine Tätigkeit vorstellen. Dazu gehören Name, Geburtstag, Beschäftigungszeitraum und Position/Tätigkeit.

Stellen Sie im nächsten Abschnitt Ihr Unternehmen vor. Hier sind wichtig: Name, Branche, Produkt/Tätigkeitsgebiet, Größe des Unternehmens/Mitarbeiter, Hauptsitz und ggf. Standorte und Rechtsform.

Danach folgt die Auflistung der Aufgaben/Bereiche, für die der Mitarbeiter verantwortlich war. Diesen Teil füllt der Mitarbeiter meistens selbst aus und schickt ihn der Personalabteilung oder der Führungskraft. Die Aufgaben werden wie folgt sortiert: An den Anfang und den Schluss gehört das Relevanteste. Im Mittelteil zweitrangige Aufgaben genannt.

Anschließend folgt die Leistungsbewertung. Orientieren Sie sich bei diesem Abschnitt an folgenden Kriterien: Arbeitsbereitschaft und die Fähigkeit dazu, Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolge und ggf. Führungsqualitäten.

Im vorletzten Schritt bewerten Sie das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit zwischen diesen Parteien und wie ist Ihr Mitarbeiter mit ihnen umgegangen?

An den Schluss sollten Sie einen Beendigungsgruß sowie eine Dankessagung und Zukunftswünsche setzen.

Wann liegt ein Anspruch auf ein Zeugnis vor?

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf die Zeugnis-Ausstellung. Dazu zählen leitende Angestellte genauso wie Aushilfen oder Teilzeitkräfte. Aber auch Praktikanten, Zivildienstleistende und Auszubildende besitzen den Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Allerdings muss der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis ausdrücklich verlangen und der Anspruch muss begründet sein.

In folgenden Situationen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis oder ein abschließendes Arbeitszeugnis gegeben:

  • Normale Kündigung, unabhängig ob durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber
  • Ablauf eines befristeten Dienstvertrags, Betriebsübergang auf einen neuen Eigentümer
  • Insolvenz; ein Zeugnis bis zum Datum der Insolvenzeröffnung. Besteht das Arbeitsverhältnis darüber hinaus, besteht Anspruch auf ein zweites Zeugnis mit Ende des Arbeitsverhältnisses.

Einfaches und qualifiziertes Zeugnis – der Unterschied

Es gibt zwei grundlegende Formen von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Der Unterschied liegt im inhaltlichen Umfang, den die beiden Dokumente aufweisen. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise ein Arbeitszeugnis für die Behörde als Beschäftigungsnachweis, ist das einfach formulierte Dokument vollkommen ausreichend. Darauf kann der Arbeitgeber in diesem Fall sogar bestehen.

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält nur die erforderlichen Mindestangaben eines Zeugnisses. Dazu zählen die formal erforderlichen Informationen sowie die Beschreibung der Tätigkeit. Anders gestaltet sich das qualifizierte Arbeitszeugnis. Es bewertet sowohl die fachliche sowie die soziale Kompetenz ausführlich.

Beurteilungskriterien bei der Zeugnis-Erstellung

Die Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse setzt zahlreiche verfügbare Informationen über den Mitarbeiter voraus. Sind diese vorhanden, unterstützen Sie Textbausteine Ihrer Personalsoftware bei der Zeugniserstellung. Dies ist eine empfohlene Vorgehensweise, um das Zeugnis zwar so individuell wie möglich zu formulieren, trotzdem den Zeitaufwand dafür in einem vernünftigen Rahmen zu halten.

Folgende Beurteilungskriterien sind Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

  • Fachliche Kompetenz – Fachwissen, Spezialkenntnisse, PC- und IT-Kenntnisse, Fremdsprachen und Weiterbildungsmaßnahmen
  • Geistige und kreative Fähigkeiten in Form des mündlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögens
  • Soziale Kompetenz mit den Themen Veränderungs-, Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft
  • Leistung mit den Faktoren Arbeitsweise, Nutzen für das Unternehmen oder Managementfähigkeit
  • Verhalten im Unternehmen gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie Kunden.

Diese Informationen sind im Zeugnis nicht erlaubt

Doppeldeutige Formulierungen sind in einem Arbeitszeugnis genauso wenig erlaubt wie Auslassungen. Dabei handelt es sich um sogenannte „Nichtinformationen“ an Stellen, an denen der Leser des Zeugnisses eine Information erwarten darf. Dies bedeutet beispielsweise bei einem qualifizierten Zeugnis eine vollumfängliche Bewertung aller üblichen Kriterien.

Wurde das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber gekündigt, ist es nicht erlaubt, im Arbeitszeugnis darauf zu verweisen. Dies gilt für jede Form der Kündigung und für die Formulierung „im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst“. Da diese Aussage die arbeitgeberseitige Kündigung impliziert, dürfen Sie diese Formulierung nur mit dem Einverständnis des Mitarbeiters aufnehmen. Laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf ist in dieser Situation nur der Hinweis, dass das Arbeitsverhältnis zum bestimmten Datum endet, zulässig.

Folgende Informationen dürfen auf keinen Fall Inhalte eines Arbeitszeugnisses sein.

  • Privates Verhalten und Vorkommnisse
  • Tätigkeit als Betriebsrat bei einer Freistellung bis zu maximal einem Jahr
  • Zugehörigkeit zu Gewerkschaften oder Parteien
  • Schwangerschaft inklusive Mutterschutz
  • Nebenberufliche Tätigkeiten
  • Gesundheitszustand, soweit dadurch keine Gefährdung Dritter vorliegt
  • Schwerbehinderungen
  • Anzahl der Krankentage, solange sie im Verhältnis zur Arbeitszeit nicht als beträchtlich gelten
  • Das Arbeitsverhältnis nicht berührende Straftaten
  • Verdacht auf eine oder mehrere strafbare Handlungen

Beurteilungssystem in Notenform erlaubt

Abschließend soll noch auf das Beurteilungssystem in Notenform eingegangen werden. Für diesen Zweck kommen bei der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung standardisierte Formulierungen zum Einsatz.

Die Leistungsbeurteilung erfolgt durch die Beurteilungskriterien von „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ bis „zur Zufriedenheit“. Diese Bewertungen decken den Notenbereich von sehr gut bis unterdurchschnittlich ab. Für das Verhalten bewerten Zeugnisersteller die Formulierungen „stets vorbildlich“ bis „ohne Tadel“.

Nutzen Sie diese standardisierten Formulierungen bei der Zeugnis-Erstellung, vermeiden Sie zuverlässig doppeldeutige Aussagen. Dies bestätigt unter anderem die Rechtsprechung mehrfach.

Im Download-Bereich bieten wir Ihnen folgende Vorlagen an: