Arbeitszeiterfassung in Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Vollzeit, Gleitzeit, Schichtdienste – eine Arbeitszeiterfassung muss alles abdecken und unkompliziert gehen. Einige Unternehmen entscheiden sich für Erfassung der Arbeitszeit mit Excel, größere Firmen nutzen eher Software. Was bringt ein professionelles Zeiterfassungs-Tool und für wen passt es? Das erfahren Sie im Folgenden. 

In dem E-Book erhalten Sie 8 Argumente, die für eine Umstellung auf ein Tool sprechen

Arbeitszeiterfassung mit Excel: Vor- und Nachteile

Excel für die Arbeitszeiterfassung ist auf den ersten Blick kostenlos. Allerdings dürfen Sie die Kosten der investierten Arbeitszeit bei der Arbeitszeiterfassung mit Excel keinesfalls unterschätzen. Denn die Vorbereitung von Excel-Sheets für die Arbeitszeiterfassung, die Schulung der Anwender und die manuelle Eingabe der Arbeitszeit oder deren Übertragung in die Personalverrechnung beansprucht einen großen Teil der verfügbaren zeitlichen Ressource.

Für Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern kann die Arbeitszeiterfassung mit Excel eine Alternative zur automatisierten Arbeitszeiterfassung über spezielle Softwarelösungen sein.

Excel eignet sich für verschiedenste Auswertungen. Individuelle Fehltage aufgrund von Krankheit liefert Ihnen die Arbeitszeiterfassung mit Excel genauso wie Überstundenstatistiken in allen Variationen. Allerdings sind Softwarelösungen für die Personalverrechnung mit integrierter Zeiterfassung dazu genauso in der Lage; und sie machen keine (manuellen) Fehler.

Vergleichen Sie die Excel-Kosten mit jenen einer automatisierten Lösung zur Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung.

Excel versus Softwarelösung – ein Vergleich

Beim Vergleich der Arbeitszeiterfassung mit Excel und einer für die Arbeitszeiterfassung und Personalverrechnung konzipierten Softwarelösung zeigen sich die Grenzen der Excel-Lösung.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

  • Strikter Schutz der Formelbasis in den einzelnen Zellen erforderlich
  • Start von Auswertungen erfordert entsprechendes Wissen
  • Arbeitszeiterfassung erfolgt manuell ohne Kontrollmechanismen
  • Großteils manueller Übertrag der erfassten Daten in die Personalverrechnung
  • Datenübermittlung in Personalverrechnung nur möglich, wenn vorhandene Software .csv-Dateiformate importiert.
  • Datenschutz (Löschpflicht, Minimalprinzip,…) muss von Personalern und Mitarbeitern explizit eingehalten werden
  • Keine Zusatzkosten

Arbeitszeiterfassung mit Software

  • Eingabe der Arbeitszeit erfolgt in vorgefertigte Maske durch Mitarbeiter; Stundenzettel nicht erforderlich
  • Manuelle Korrekturen zwar möglich, unterliegen jedoch der Kontrolle
  • Kombinierbar mit elektronischen Erfassungsmethoden wie Zeitkarten
  • Kontrollmechanismen, wie beispielsweise der Abgleich mit der Systemzeit, überwachen die korrekte Erfassung der Zeiten
  • Automatischer Datentransfer in die Personalverrechnung
  • Automatische Berechnung von Überstunden und Mehrarbeit
  • Vereinfachte Auswertungen auf Knopfdruck
  • Löhne auf Stundenlohnbasis werden automatisiert berechnet.

So sieht die Arbeitszeiterfassung in Personio aus:

Nachteile bei der Arbeitszeiterfassung mit Excel

Wo liegen die Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel?

  • Die manuelle Eingabe ist zeitaufwendig
  • Fehleranfälligkeit durch Tippfehler: Der Arbeitnehmer selbst kann die Zeiten bewusst falsch eintragen oder sich vertippen; zudem kann es beim Übertragen der Zeiten zu Fehlern kommen. Die Folge sind Misstrauen und ein hoher Arbeitsaufwand durch zusätzliche Prüfungen.
  • Hohe Intransparenz, da kein zusätzliches Kontrollinstrument die korrekte Zeiteingabe überwacht
  • Excel, können Sie das überhaupt? Diese Frage ist zentral, denn das Tool bedarf Fachwissens.
  • Bei zentraler Einpflege der Arbeitszeit auf Basis von Stundenzetteln der Mitarbeiter zusätzlicher großer Aufwand
  • Datenschutz: Die Excel-Dokumente enthalten persönliche Daten, die ordnungsgemäß gespeichert und gelöscht werden müssen.

Argumente für Software

Die automatisierte Arbeitszeiterfassung durch Softwarelösungen bietet Kontrollmechanismen, wie beispielsweise die Erfassung über elektronische Zeitkarten an Terminals. Einerseits erfolgt die automatische Übermittlung an die Personalverrechnung. Zusätzlich optimiert diese Vorgehensweise die Effizienz der Prozesse bei der Personalverwaltung und Personalverrechnung und bietet ein hohes Maß an Transparenz.

Obwohl die Kosten für Softwarelösungen auf den ersten Blick höher sind, relativieren Sie sich innerhalb kurzer Zeit durch die größere Effizienz der automatisierten Prozesse.

Im Fall einer Software prüfen Sie, ob die für die Lohnverrechnung verwendete Software den Import von Daten aus Excel unterstützt. Ist dies nicht der Fall, übertragen Sie die dokumentierten Arbeitszeiten bei Bedarf mühsam und zeitaufwendig manuell.

Wenn Sie über eine Software für die Zeiterfassung nachdenken, hilft Ihnen dieser Wegweiser HR Software weiter.

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