20. März 2018 in A, Glossar

Arbeitszeiterfassung in Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Gleitende Arbeitszeiten oder Schichtdienste erfordern eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung. Diese erfolgt in größeren Unternehmen über eine spezielle Software. Allerdings stellen immer mehr kleinere Betriebe von der festen auf die flexible Arbeitszeit um. Dadurch erhält die Arbeitszeiterfassung immer größere Bedeutung. Viele dieser Unternehmen entscheiden sich für Erfassung der Arbeitszeit mit Excel. Aber hält diese praktisch wirkende Lösung tatsächlich dem Vergleich mit professionellen Zeiterfassungs-Tools stand?

In unserem E-Book stellen wir Ihnen acht Argumente vor, warum es Zeit für einen Wechsel wird.

Arbeitszeiterfassung mit Excel: Vor- und Nachteile

Excel für die Arbeitszeiterfassung ist auf den ersten Blick kostenlos. Denn als Standardsoftware gibt es kaum mehr Unternehmen, in denen dieses komplexe Tool nicht im Einsatz ist. Allerdings dürfen Sie die Kosten der investierten Arbeitszeit bei der Arbeitszeiterfassung mit Excel keinesfalls unterschätzen. Denn die Vorbereitung von Excel-Sheets für die Arbeitszeiterfassung, die Schulung der Anwender und die manuelle Eingabe der Arbeitszeit oder deren Übertragung in die Personalverrechnung beansprucht einen großen Teil der verfügbaren zeitlichen Ressource.

Zu prüfen ist, ob die für die Lohnverrechnung verwendete Software den Import von Daten aus Excel unterstützt. Ist dies nicht der Fall, übertragen Sie die dokumentierten Arbeitszeiten bei Bedarf mühsam und zeitaufwendig manuell.

Nachteile bei der Arbeitszeiterfassung mit Excel

Wo liegen die Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel?

  • Durch die manuelle Eingabe ist sie zeitaufwendig
  • Fehleranfälligkeit durch Tippfehler bei der Zeiteingabe
  • Hohe Intransparenz, da kein zusätzliches Kontrollinstrument die korrekte Zeiteingabe überwacht
  • Bei zentraler Einpflege der Arbeitszeit auf Basis von Stundenzetteln der Mitarbeiter zusätzlicher großer Aufwand
  • Datenschutz: Die Excel-Dokumente enthalten persönliche Daten, die nach dem Minimalprinzip angelegt und gespeichert werden müssen.

Excel eignet sich für verschiedenste Auswertungen. Individuelle Fehltage aufgrund von Krankheit liefert Ihnen die Arbeitszeiterfassung mit Excel genauso wie Überstundenstatistiken in allen Variationen. Allerdings sind Softwarelösungen für die Personalverrechnung mit integrierter Zeiterfassung dazu genauso in der Lage; und sie machen keine (manuellen) Fehler.

Ein Nachteil wurde durch die Datenschutz Grundverordnung, die seit Mai 2018 in Kraft ist, noch verstärkt: mangelhafter Datenschutz. Kein Personaler kann sicherstellen, dass alle Kopien von Excel-Tabellen zur Arbeitszeiterfassung (oder Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen,…), eines ausscheidenden Mitarbeiters, die jemals verschickt wurden, unverzüglich und ordnungsgemäß gelöscht werden. Hier liegt es in der Verantwortung des Personalers, sich darüber mit der Geschäftsführung abzustimmen, ob sie gewillt ist dieses Risiko in Kauf zu nehmen.

Risiko der Intransparenz bei der Arbeitszeiterfassung

Unabhängig davon, wie die Eintragung der Arbeitszeiten in die Exceltabelle erfolgt: Das Risiko der Intransparenz und von fehlerhaften Eingaben ist immer vorhanden. Der Arbeitnehmer selbst kann die Zeiten bewusst falsch eintragen oder sich vertippen; ob direkt in der Excel-Arbeitszeiterfassung oder im Stundenzettel. Tippfehler beim Übertragen aller Arbeitszeiten der Mitarbeiter durch eine vom Arbeitgeber bevollmächtigte Person sind ebensowenig auszuschließen. Die Folge sind Misstrauen und ein hoher Arbeitsaufwand durch zusätzliche Prüfungen.

Wie bei vielen unternehmensinternen Prozessen gilt auch hier: Die automatisierte Arbeitszeiterfassung durch speziell dafür ausgelegte Softwarelösungen mit Kontrollmechanismen, wie beispielsweise die Erfassung über elektronische Zeitkarten an Terminals, bietet Vorteile. Einerseits erfolgt die automatische Übermittlung an die Personalverrechnung. Zusätzlich optimiert diese Vorgehensweise die Effizienz der Prozesse bei der Personalverwaltung und Personalverrechnung und bietet ein hohes Maß an Transparenz.

Vorlagen selbst erstellen oder herunterladen

Sie haben für Ihr Unternehmen die Vorteile und Nachteile gegeneinander abgewogen und entscheiden sich für die Arbeitszeiterfassung mit Excel. In diesem Fall sollten Sie berücksichtigen, dass Excel eine ausgesprochen komplexe Software mit umfangreichen Funktionen und Möglichkeiten ist.

Kurz gesagt: Es ist eine mächtige und kostengünstige Lösung für die Personalzeiterfassung in Ihrem Unternehmen. Allerdings sind normale Excel-Nutzer schwer in der Lage, das richtige Verständnis für das Programmieren einer umfangreichen Arbeitszeiterfassung mittels Excel aufzubringen. Denn ohne Spezialisierung ist es schwierig, alle Funktionalitäten zu erfassen und zu beherrschen. Denn als Basis der Arbeitszeiterfassung mit Excel dient eine Vielzahl aufwendiger Formelkonstruktionen kombiniert mit umfangreichen geschützten Bereichen.

Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist mit Excel sehr gut vertraut und besitzt das erforderliche Fachwissen? Eine Grundvoraussetzung, um die Arbeitszeiterfassung selbst zu erstellen und so einen möglichst hohen Individualisierungsgrad zu erzielen. Ist dieses tiefe Wissen nicht vorhanden, bietet es sich an, bereits vorgefertigte Vorlagen aus dem Internet zu laden.

Für Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel eine Alternative zur automatisierten Arbeitszeiterfassung über spezielle Softwarelösungen. Trotzdem kann es sinnvoll sein, den erforderlichen Zeitaufwand und die daraus resultierenden Kosten sowie die Folgekosten durch die manuelle Einpflege oder Wartungsarbeiten am Excel-Tool detailliert zu betrachten. Vergleichen Sie diese Kosten mit jenen einer automatisierten Lösung zur Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung.

Excel-Arbeitszeiterfassung im Vergleich mit Softwarelösungen

Beim detaillierten Vergleich der Arbeitszeiterfassung mit Excel und einer für die Arbeitszeiterfassung und Personalverrechnung konzipierten Softwarelösung zeigen sich die Grenzen der Excel-Lösung.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

  • Strikter Schutz der Formelbasis in den einzelnen Zellen erforderlich
  • Start von Auswertungen erfordert entsprechendes Wissen
  • Arbeitszeiterfassung erfolgt manuell ohne Kontrollmechanismen
  • Großteils manueller Übertrag der erfassten Daten in die Personalverrechnung
  • Datenübermittlung in Personalverrechnung nur möglich, wenn vorhandene Software .csv-Dateiformate importiert.
  • Datenschutz (Löschpflicht, Minimalprinzip,…) muss von Personalern und Mitarbeitern explizit eingehalten werden
  • Keine Zusatzkosten

Arbeitszeiterfassung mit Software

  • Eingabe der Arbeitszeit erfolgt in vorgefertigte Maske durch Mitarbeiter; Stundenzettel nicht erforderlich
  • Manuelle Korrekturen zwar möglich, unterliegen jedoch der Kontrolle
  • Kombinierbar mit elektronischen Erfassungsmethoden wie Zeitkarten
  • Kontrollmechanismen, wie beispielsweise der Abgleich mit der Systemzeit, überwachen die korrekte Erfassung der Zeiten
  • Automatischer Datentransfer in die Personalverrechnung
  • Automatische Berechnung von Überstunden und Mehrarbeit
  • Vereinfachte Auswertungen auf Knopfdruck
  • Löhne auf Stundenlohnbasis werden automatisiert berechnet.

Dies sind nur einige Vorteile der Arbeitszeiterfassung über eine Softwarelösung im Vergleich zur Arbeitszeiterfassung mit Excel. Obwohl die Kosten für Softwarelösungen auf den ersten Blick höher sind, relativieren Sie sich innerhalb kurzer Zeit durch die größere Effizienz der automatisierten Prozesse.

Wenn Sie über eine Software für die Zeiterfassung nachdenken, hilft Ihnen dieser Wegweiser HR Software weiter.

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