19. Dezember 2017 in Recruiting

Absageschreiben Bewerber – Standard schadet

„Warum nur?” Bewerber fragen sich das immer wieder. Warum kam mein Anschreiben nicht gut an? Warum konnte ich im Vorstellungsgespräch nicht überzeugen? Absagen sind immer eine emotionale Angelegenheit. Für Personaler ist es die hohe Kunst, ein Absageschreiben so zu formulieren, dass weder das Interesse des Bewerbers am Unternehmen verloren geht, noch dass der Bewerbungsprozess in negativer Erinnerung bleibt. Das ist nicht leicht, aber möglich.

Schlechte Nachrichten überbringt niemand gern. Personaler kommen mit Absageschreiben häufiger in Berührung als ihnen lieb sein dürfte. Wie lassen sich diese so formulieren, dass der Kandidat mit einem positiven Gefühl aus der Bewerbungsphase herausgeht? Auf eine Rückmeldung zu verzichten, ist der falsche Weg. Trotzdem ärgern sich Bewerber oft über das Ausbleiben einer zeitnahen und ehrlichen Antwort. Vielen fehlt bei Absagen zudem die Wertschätzung und der Respekt, da die meisten Formulierungen standardisiert und für den Bewerber wenig hilfreich sind.

Im Bewerbungsschreiben steckt Arbeit, die der Bewerber gerne für eine mögliche Anstellung in Kauf nimmt. Fehlt nun eine aussagekräftige Absage, fühlen sich Bewerber vom Wunsch-Unternehmen im Stich gelassen. Fingerspitzengefühl ist gefragt.

Eine Absage sollte nicht die erste und letzte Reaktion des Unternehmens sein. Direkt nach der Zusendung der Bewerbung bis spätestens zwei Tage danach wird in der Regel eine Eingangsbestätigung versendet. Für den Bewerber ist dabei interessant zu wissen, wer im Unternehmen sein direkter Ansprechpartner ist. Vor allem aus pragmatischen Gründen: Wer gibt schließlich Auskunft, wenn Rückfragen bestehen?

Ein konkreter Ansprechpartner schafft Vertrauen

Ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung sollte während des gesamten Bewerbungsprozesses mit seinem Namen für das Unternehmen stehen. Er ist die Bezugsperson, an die sich der Bewerber jederzeit wenden kann. Nach der Auswertungsphase kommt es dann darauf an: Folgt eine Einladung zum Bewerbungsgespräch oder eine Absage? Bei der Formulierung eines Absageschreibens helfen die folgenden Anregungen.

Das Absageschreiben: wenig Inhalt, viel Scheu

„Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen …“ – Liest ein Bewerber diesen Satz, weiß er sofort, dass es für eine Anstellung nicht gereicht hat. Viele empfinden die unpersönlichen Absageschreiben als leere und sinnlose Serienbriefe. Ohne Inhalt und voller Floskeln wird das Schreiben so zu einer noch größer empfundenen Niederlage. Aus Angst vor möglichen Klagen halten sich Unternehmen sowie Personaler oftmals zurück und wissen dabei gar nicht, wie die Schreiben bei den Bewerbern ankommen. Vielleicht liegt die Absage gar nicht an dem schlechten Vorstellungsgespräch, sondern an anderen Faktoren.

Vielleicht bringt die junge Studentin bessere Ideen mit als der Anwärter mit mehr Erfahrung und Expertise. Würden Unternehmen immer die Wahrheit sagen, wären sich viele Bewerber ihrer Stärken und Schwächen bewusster. Ehrlichkeit würde ihnen weiterhelfen.

Zusätzlich zur persönlichen Anrede freuen sich Bewerber über den Bezug auf ihr Anschreiben. Sie symbolisieren so, dass Sie sich wirklich ausführlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben. Die perfekte Absage beinhaltet zudem Aspekte des Lebenslaufes und nachvollziehbare Gründe für die Absage.

Der heikle Part: der Grund für die Absage

Der Absagegrund ist der Teil, um den sich Personaler zurecht Sorgen machen. Juristen raten aufgrund des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) gar keinen Grund zu nennen. Als Personaler sollten Sie versuchen, nichts anzumerken, was einer Diskriminierung entsprechen könnte. Alter, Religion, Ethnie und Geschlecht dürfen bei Bewerbungen keine Rolle spielen.

Doch welcher Bewerber möchte schon mit Floskeln abgewiesen werden? Eine gute Begründung hilft, sich weiterzuentwickeln und Fehler künftig zu vermeiden. Es gibt immer einen Weg, dem Bewerber charmant zu sagen, warum er für die Stelle nicht geeignet ist. Waren es fehlende Sprachkenntnisse oder eine zu geringe Berufserfahrung? Hat das Marketing-Geschick nicht gereicht oder sind es fehlende Branchenkenntnisse? Manche Unternehmen bieten die Möglichkeit eines kurzen Rückrufes, um sich noch einmal persönlich zum Bewerbungsprozess zu äußern.

Sie sollten ebenfalls darauf hinweisen, dass Sie gerne weiterhin in Kontakt bleiben möchten. Dabei können die Daten – soweit gewünscht – in eine Bewerberdatenbank aufgenommen und für weitere freie Stellen berücksichtigt werden. Das macht nicht nur Mut, sondern zeigt, dass der Kandidat in Zukunft infrage kommt. Die Abschluss- oder Grußformel sollte weniger förmlich sein und von Herzen kommen.

Hürde: Datenschutz

Besonders bei Initiativbewerbungen gibt es oft Kandidaten, die gut ins Unternehmen passen würden. Da nicht immer eine Stelle frei ist, möchten Personaler diese Bewerber gerne später berücksichtigen. Das ist auch kein Problem – wenn diese damit einverstanden sind. Grundsätzlich hat ein Unternehmen das Recht, die Daten der Bewerber für zwei Monate zu speichern. Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt vor, dass die Unternehmen die Daten danach löschen müssen. Hier zeigt sich der Vorteil eines elektronischen Bewerbermanagementsystems. Denn dort kann der Bewerber mit einem Klick die Erlaubnis zum Speichern geben.

Der Ton macht die Musik

Nachdem die Fragen nach Recht und Inhalt geklärt sind, gibt es fast nichts, was noch schiefgehen kann. Vorgefasste Textbausteine sind für jeden Personaler eine Option, die ihn bei vielen Absageschreiben unterstützen. Es gilt jedoch, kreativ zu bleiben. Erweitern Sie also die Textbausteine. Geschwollene Formulierungen, leere Standardphrasen und unpersönliche Anschreiben sollten Sie auf keinen Fall versenden. Kreative, individuelle Texte in natürlicher Sprache punkten im Vergleich zu Standardtexten. So bleibt sogar ein abgelehnter Bewerber bestenfalls überzeugt von Ihrem Unternehmen – man sieht sich schließlich zweimal im Leben.

Inzwischen bestehen viele Möglichkeiten, Unternehmen öffentlich im Internet zu bewerten und das nicht nur als angestellter Arbeitnehmer. Auch der Bewerbungsprozess gehört zur Beurteilung dazu. Im eigenen Interesse sollten Sie als Personaler auch beim Kontakt während der Bewerbung einen guten Eindruck hinterlassen. Ansonsten geht nicht nur die Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber, sondern vielleicht auch noch ein unentdecktes Talent verloren.

Je nach Unternehmen variiert auch der Tonfall der Absage. Während in einem Start-Up die Anrede mit „Du“ vollkommen in Ordnung ist, kann sich ein internationaler Konzern eine distanzierte Ansprache leisten. Bei einem Bewerber auf eine Ausbildungsstelle ist es noch wichtiger, das Selbstwertgefühl zu schützen. Er oder sie hat unter Umständen noch nicht viel Erfahrung beim Bewerben und verlangt besonders viel Taktgefühl. Hier freut sich der ein oder andere vielleicht sogar über ein paar Tipps zum Lebenslauf oder für die nächste Bewerbung.

Wie Sie freundlich und professionell absagen, sehen Sie anhand dieser Vorlagen. Laden Sie hier beispielhafte Muster herunter.

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