8. November 2017 in Recruiting

Absage Bewerbung: So machen Sie es richtig

Absage

Sie haben Ihren Wunschkandidaten gefunden und müssen allen anderen Kandidaten nun eine Absage auf Ihre Bewerbung schicken. Da stellen sich mehrere Fragen: kurz und oberflächlich oder einfülsam und begründet? Bestmögliche Candidate Experience oder bloß keine Klage wegen einer ungültigen Begründung?

Warum Sie nicht ganz auf Absagen verzichten sollten und was Sie dabei beachten müssen, lesen Sie im Folgenden.

Inhalt:

1 – Darum sollten Sie nicht auf Absagen verzichten
2 – Leitfaden für einen freundliche Absage
2.1 – Struktur
2.2 – Tonalität
2.3 – Rechtssichere Absagen
3 – Datenschutz
4 – Wertschätzung zahlt sich aus

Der erste Eindruck zählt: Darum sollten Sie nicht auf Absagen verzichten

Eines vorneweg: Sie müssen keine Absage schreiben und Sie müssen sie auch nicht begründen. Juristen empfehlen mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sogar Absagen nicht zu erläutern. Allerdings ist es eine Frage des Stils und der Höflichkeit es dennoch zu tun. Immerhin haben die allermeisten Bewerber (lassen wir die paar Prozent, die offensichtlich die Stellenanzeige nicht gelesen haben, mal außen vor) sich Zeit und Mühe gegeben sich bei Ihnen zu bewerben. Dazu leben wir in einer transparenten Welt, in der der unseriöser Umgang mit Bewerbern sich sehr schnell (online) herumspricht.

Trotzdem scheinen sich HR-Verantwortliche gerne zu drücken: Laut einer Studie von Meta HR und Stellenanzeigen.de haben über 25 Prozent der teilnehmenden Jobsuchenden schon einmal erlebt, dass sie auf ihre Bewerbung keine Absage erhalten haben. Eine Befragung unter den Lesern von Karrierebibel.de kam zu folgendem Ergebnis: Die Punkte „Nach der Bewerbung nie wieder etwas hören“ und „Nach dem Gespräch keine Rückmeldung erhalten“ landeten auf Platz zwei und drei der größten Nerv-Faktoren im Bewerbungsverfahren. Überboten wurde das mangelnde Feedback lediglich davon, dass „keiner ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist“. Kein Wunder also, wenn insgesamt 62 Prozent sehr bis völlig frustriert waren, wenn ein Arbeitgeber nach einer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr geantwortet hat.

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Absage Bewerbung Arbeitgeber: es sollte schnell gehen

Mit der Verlagerung der Jobsuche ins Internet haben sich auch die Erwartungen von Talenten geändert: Wer eine Mail mit seinem Lebenslauf und Zeugnissen abschickt oder ein Formular auf einer Online-Karriereseite ausfüllt, rechnet mit einer schnellen Antwort. Im Schnitt dauert es zwei Tage, bis allein eine Eingangsbestätigung eintrifft. Zu lange in Zeiten der Digitalisierung.

Automatisieren hilft

Wer eine Software verwendet, kann voreinstellen, wann eine Benachrichtigung rausgehen soll. Textbausteine und Vorlagen lassen sich außerdem in Software importieren. Ein Mausklick genügt – Namen und Position des Kandidaten fügt das System automatisiert im Schreiben ein. Der Personalverantwortliche gewinnt dadurch Zeit für andere Aufgaben.

Tempo zählt

Das erste Feedback, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte unverzüglich erfolgen. Darin darf niemals die endgültige Absage erteilt werden. In so einem Fall könnte der Kandidat denken, dass nicht ein Mensch, sondern ein Algorithmus seine Angaben ausgewertet hat. Stattdessen sollte in dem Text stehen, dass die Unterlagen geprüft werden und wann man sich wieder bei ihm melden werde. Dieser Zeitraum sollte eine Woche bis maximal zwei Wochen umfassen und ist unbedingt einzuhalten. Der Bewerber sollte nach Ablauf der Frist entweder eine Mail mit einer Absage oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen. Wer sich in dieser Zeitspanne nicht entscheiden kann, verschickt einen Zwischenbescheid. Andernfalls muss ein Personaler mit telefonischen Rückfragen rechnen. Lediglich großen Unternehmen mit komplexen Strukturen sehen Talente es nach, wenn sie sich mehr Zeit lassen.

Absage Muster: Leitfaden für eine freundliche Absage

Ein Unternehmen, das sich um seine Absagekultur Gedanken macht, muss zunächst überlegen, in wessen Namen der Absagetext formuliert wird. Hat eine Firma eine eigene Personalabteilung, dann ist sie für Bewerbungen und Absagen zuständig. Bei kleineren Betrieben kümmert sich oftmals die Assistenz der Geschäftsführung um Neueinstellungen. Als Faustregel bietet sich an: Wer den Vorgang bearbeitet, sagt auch ab und bleibt bei Rückfragen Ansprechpartner. Deshalb und aus Gründen der Höflichkeit sollte stets ein Verfasser des Textes namentlich erkennbar sein.

Was die Länge von Bewerbungsabsagen angeht, sollten Personaler so verfahren, wie sie es sich bei Bewerbungsanschreiben wünschen: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Insgesamt sollte der Text ausgedruckt auf einen Briefbogen passen.

Die Mindestlänge ergibt sich aus den Bausteinen, die in einem Absageschreiben üblich sind. Was den Empfänger am meisten interessiert, bereitet Unternehmen zunehmend Bauchschmerzen: die Begründung für die Jobabsage.

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Struktur

In der Regel werden Sie Absageschreiben per E-Mail verschicken. Dabei sollten Sie schon in der Betreffzeile klar machen um welche Stelle es sich handelt. Denn nicht nur Sie bekommen viele Bewerbungen, auch der Kandidat auf Stellensuche hat womöglich mehrere Pferde im Rennen. Er freut sich daher, wenn er die E-Mail gleich zuordnen kann.

Nach der Begrüßung sollten Sie sich zunächst für die Zeit und Mühe, die der Bewerber aufgebracht hat bedanken. Je nachdem wie weit die Person im Prozess gekommen ist, fällt das Dankeschön etwas größer aus.

Jetzt geht es an die Begründung: formulieren Sie positiv und loben Sie den Kandidaten, wenn er gewisse Aspekte besonders gut abgedeckt hat. Den Grund, warum Sie sich für einen Konkurrenten entschieden haben, sollten Sie ebenfalls positiv formulieren.

Eine Abschluss- und Grußformel sollte dem Bewerber – ähnlich wie in einem Arbeitszeugnis – auf seinem weiteren Weg Mut machen. Der Jobsuchende hat gerade einen Korb bekommen. Vielleicht nicht den ersten. Unabhängig von seiner tatsächlichen Eignung hat er einen aufmunternden Satz verdient. Wie gut dieser gelingt, hängt oftmals von Nuancen ab.

Den richtigen Ton treffen

In der Praxis beherrschen oft hölzerne Formulieren einen Absagetext. Das muss nicht sein. Auch ein Absageschreiben darf in natürlicher Sprache, individuell und kreativ verfasst sein – solange es den Bewerber ernst nimmt. Weil das einzelne Talent immer wichtiger wird und Absageschreiben Teil der Bewerberkommunikation sind, haben die Jobbörse Jobware und Kienbaum Communications in der Vergangenheit sogar einen Wettbewerb über die besten Bewerbungsabsagen ins Leben gerufen. Natürlich lassen sich Textbausteine vorbereiten und immer wieder neu zusammensetzen. Aber auch diese dürfen atmen und motivieren, statt den Empfänger in den Sekundenschlaf zu versetzen. Gut beraten ist, wer schreibt, wie er am Telefon spricht und ohne bürokratische Begriffe aufkommt. Vermeiden Sie Standardsätze wie „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „nach reiflichen Überlegungen haben wir uns entschlossen“. Finden Sie Alternativen.

Formulierung und Tonalität richten sich nach dem Betrieb, seiner Unternehmenskultur sowie nach der ausgeschriebenen Stelle. Ein Bewerber für einen Posten als Fachbereichsleiter in einem mittelständischen Traditionsbetrieb verträgt mehr Seriosität als ein Berufseinsteiger. Ein internationaler Großkonzern darf sich gediegen bis distanziert geben. Ein Start-up, das seine Bewerber schon in der Stellenanzeige und im Jobinterview mit „Du“ angesprochen hat, darf das im Absagetext so beibehalten. Vor allem, wer Auszubildende sucht, sollte berücksichtigen, dass er es mit jungen, unerfahrenen Menschen zu tun hat, die noch leichter in ihrem Selbstwertgefühl zu erschüttern sind, als ein erfahrener Bewerber.

Rechtssichere Absagen

Aus Angst vor einer Klage auf Basis des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verzichten viele Betriebe heutzutage darauf, dem Bewerber ihre Auswahlkriterien mitzuteilen und flüchten sich in Allgemeinplätze. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität. Den Kandidaten lässt ein solches Vorgehen allerdings unzufrieden zurück. Oft fühlt er sich billig abgefertigt. Jede Abfuhr lässt sich einfacher verkraften, wenn die Gründe dargelegt werden. Ein Unternehmen, das seinen Bewerbern auf Augenhöhe begegnet, macht transparent, welche Qualifikationen oder Erfahrungen andere Mitbewerber ihm voraus hatten.

Sie können das Risiko einer Klage ggf. etwas senken, indem Sie telefonisch absagen, da ihre Begründung dann nirgends festgehalten ist. Hoffentlich fußt ihre Begründung aber auf nachvollziehbaren, nicht diskriminierenden Argumenten, die Sie gar nicht in die Nähe einer Klage bringen. Eine telefonische Absage bei einem guten Kandidaten, der knapp gescheitert ist, ist immer auch die Chance auf eine weitere Bewerbung auf eine passendere Stelle.

Die Crux mit dem Datenschutz

Sie wollen die Daten eines vielversprechenden Kandidaten behalten, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren? Dann holen Sie sich seine Einwilligung ein. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Bewerberdaten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Dann endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen. So lange darf ein Betrieb die Bewerbungsunterlagen behalten, um sich im Ernstfall zur Wehr setzen zu können. Wenn Sie die Daten länger speichern wollen, muss der Bewerber schriftlich zustimmen. Bei einem elektronischen Bewerbermanagement-System lässt sich diese Erlaubnis per Klick erteilen.

Wertschätzung zahlt sich aus

Den Bewerber mit Wertschätzung zu behandeln, liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens und wird immer wichtiger. Wer einen neuen Job sucht, tauscht sich in der Regel mit Freunden, Familie und (Ex-)Kollegen über seine Erfahrungen aus. Zudem bieten Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu längst auch Kategorien für den Bewerbungsprozess. Wer auf seine mühsam zusammengestellten Unterlagen keine Reaktion erhält oder in seinem Absageschreiben eine unpassende Formulierung liest, kann dies mit einer breiten Öffentlichkeit teilen. Ein Betrieb, der Bewerber verprellt und sein Image beschädigt, verliert nicht nur potentielle Talente, sondern womöglich auch Kunden. Umgekehrt kann sich ein abgelehnter, aber zuvorkommend behandelter Bewerber in einem Markenbotschafter verwandeln – sogar bei einer Absage.

Wie Sie freundlich und professionell absagen, sehen Sie anhand dieser Vorlagen. Laden Sie hier beispielhafte Muster herunter.

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1 Kommentar

  • Sarah Klingel
    23. November 2017 Antworten

    Danke für die Vorlagen, kann ich gut gebrauchen! :-)

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