8. November 2017 in HR Management

Absage Bewerbung: So machen Sie es richtig

Absage

Auch unter erfahrenen Personalern ist die Aufgabe unbeliebt: ausgemusterten Bewerbern eine Absage zu erteilen. Der Umgang mit einem Jobsuchenden, der sich Mühe mit seinen Bewerbungsunterlagen und Hoffnung auf einen Arbeitsplatz gemacht hat, erfordert Fingerspitzengefühl. Niemand möchte, dass der Bewerber seine Motivation verliert, weil er abgelehnt wurde. Gleichzeitig soll der Kandidat die so genannte Candidate Experience, also den Verlauf und die Wahrnehmung des Bewerbungsprozesses, trotz Absage in angenehmer Erinnerung behalten.

Absage Bewerbung Arbeitgeber: Schweigen ist nicht Gold

Trotzdem scheinen sich HR-Verantwortliche gerne zu drücken: Laut einer Studie von Meta HR und Stellenanzeigen.de haben über 25 Prozent der teilnehmenden Jobsuchenden schon einmal erlebt, dass sie auf ihre Bewerbung keine Absage erhalten haben. Eine Befragung unter den Lesern von Karrierebibel.de kam zu folgendem Ergebnis: Die Punkte „Nach der Bewerbung nie wieder etwas hören“ und „Nach dem Gespräch keine Rückmeldung erhalten“ landeten auf Platz zwei und drei der größten Nerv-Faktoren im Bewerbungsverfahren. Überboten wurde das mangelnde Feedback lediglich davon, dass „keiner ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist“. Kein Wunder also, wenn insgesamt 62 Prozent sehr bis völlig frustriert waren, wenn ein Arbeitgeber nach einer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr geantwortet hat.

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Der erste Eindruck zählt: Das gilt auch für Unternehmen

Mit der Verlagerung der Jobsuche ins Internet haben sich auch die Erwartungen von Talenten geändert: Wer eine Mail mit seinem Lebenslauf und Zeugnissen abschickt oder ein Formular auf einer Online-Karriereseite ausfüllt, rechnet mit einer schnellen Antwort. Im Schnitt dauert es zwei Tage, bis allein eine Eingangsbestätigung eintrifft. Zu lange in Zeiten der Digitalisierung.

Automatisieren hilft

Wer eine Software verwendet, kann voreinstellen, wann eine Benachrichtigung rausgehen soll. Textbausteine und Vorlagen lassen sich außerdem in Software importieren. Ein Mausklick genügt – Namen und Position des Kandidaten fügt das System automatisiert im Schreiben ein. Der Personalverantwortliche gewinnt dadurch Zeit für andere Aufgaben.

Tempo zählt

Das erste Feedback, dass die Bewerbung eingegangen ist, sollte unverzüglich erfolgen. Darin darf niemals die endgültige Absage erteilt werden. In so einem Fall könnte der Kandidat denken, dass nicht ein Mensch, sondern ein Algorithmus seine Angaben ausgewertet hat. Stattdessen sollte in dem Text stehen, dass die Unterlagen geprüft werden und wann man sich wieder bei ihm melden werde. Dieser Zeitraum sollte eine Woche bis maximal zwei Wochen umfassen und ist unbedingt einzuhalten. Der Bewerber sollte nach Ablauf der Frist entweder eine Mail mit einer Absage oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen. Wer sich in dieser Zeitspanne nicht entscheiden kann, verschickt einen Zwischenbescheid. Andernfalls muss ein Personaler mit telefonischen Rückfragen rechnen. Lediglich großen Unternehmen mit komplexen Strukturen sehen Talente es nach, wenn sie sich mehr Zeit lassen.

Absage Muster: Leitfaden für einen stilvollen Korb

Ein Unternehmen, das sich um seine Absagekultur Gedanken macht, muss zunächst überlegen, in wessen Namen der Absagetext formuliert wird. Hat eine Firma eine eigene Personalabteilung, dann ist sie für Bewerbungen und Absagen zuständig. Bei kleineren Betrieben kümmert sich oftmals die Assistenz der Geschäftsführung um Neueinstellungen. Als Faustregel bietet sich an: Wer den Vorgang bearbeitet, sagt auch ab und bleibt bei Rückfragen Ansprechpartner. Deshalb und aus Gründen der Höflichkeit sollte stets ein Verfasser des Textes namentlich erkennbar sein.

Was die Länge des Absageschreibens angeht, sollten Personaler so verfahren, wie sie es sich bei Bewerbungsanschreiben wünschen: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Insgesamt sollte der Text ausgedruckt auf einen Briefbogen passen.

Die Mindestlänge ergibt sich aus den Bausteinen, die in einem Absageschreiben üblich sind. Dazu gehört, dass man zu Beginn kurz auf die Bewerbung eingeht und die offene Stelle nennt, auf die der Jobsuchende sich beworben hat. Was den Empfänger am meisten interessiert, bereitet Unternehmen zunehmend Bauchschmerzen: die Begründung für die Jobabsage. Aus Angst vor einer Klage auf Basis des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) verzichten viele Betriebe heutzutage darauf, dem Bewerber ihre Auswahlkriterien mitzuteilen und flüchten sich in Allgemeinplätze. Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität. Den Kandidaten lässt ein solches Vorgehen allerdings unzufrieden zurück. Oft fühlt er sich billig abgefertigt. Jede Abfuhr lässt sich einfacher verkraften, wenn die Gründe dargelegt werden. Ein Unternehmen, das seinen Bewerbern auf Augenhöhe begegnet, macht transparent, welche Qualifikationen oder Erfahrungen andere Mitbewerber ihm voraus hatten.

Die Crux mit dem Datenschutz

Sie wollen die Daten eines vielversprechenden Kandidaten behalten, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu kontaktieren? Dann holen Sie sich seine Einwilligung ein. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Bewerberdaten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden. Dann endet die Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen. So lange darf ein Betrieb die Bewerbungsunterlagen behalten, um sich im Ernstfall zur Wehr setzen zu können. Wenn Sie die Daten länger speichern wollen, muss der Bewerber zustimmen, schriftlich. Bei einem elektronischen Bewerbermanagement-System lässt sich diese Erlaubnis per Klick erteilen.

Eine Abschluss- und Grußformel sollte dem Bewerber – ähnlich wie in einem Arbeitszeugnis – auf seinem weiteren Weg Mut machen. Der Jobsuchende hat gerade einen Korb bekommen. Vielleicht nicht den ersten. Unabhängig von seiner tatsächlichen Eignung hat er einen aufmunternden Satz verdient. Wie gut dieser gelingt, hängt oftmals von Nuancen ab.

Der Ton muss zu Unternehmen und Position passen

In der Praxis beherrschen oft hölzerne Formulieren einen Absagetext. Das muss nicht sein. Auch ein Absageschreiben darf in natürlicher Sprache, individuell und kreativ verfasst sein – solange es den Bewerber ernst nimmt. Weil das einzelne Talent immer wichtiger wird und Absageschreiben Teil der Bewerberkommunikation sind, haben die Jobbörse Jobware und Kienbaum Communications in der Vergangenheit sogar einen Wettbewerb über das beste Absageschreiben ins Leben gerufen. Natürlich lassen sich Textbausteine vorbereiten und immer wieder neu zusammensetzen. Aber auch diese dürfen atmen und motivieren, statt den Empfänger in den Sekundenschlaf zu versetzen. Gut beraten ist, wer schreibt, wie er am Telefon spricht und ohne bürokratische Begriffe aufkommt. Vermeiden Sie Standardsätze wie „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „nach reiflichen Überlegungen haben wir uns entschlossen“. Finden Sie Alternativen.

Formulierung und Tonalität richten sich nach dem Betrieb, seiner Unternehmenskultur sowie nach der ausgeschriebenen Stelle. Ein Bewerber für einen Posten als Fachbereichsleiter in einem mittelständischen Traditionsbetrieb verträgt mehr Seriosität als ein Berufseinsteiger. Ein internationaler Großkonzern darf sich gediegen bis distanziert geben. Ein Start-up, das seine Bewerber schon in der Stellenanzeige und im Jobinterview mit „Du“ angesprochen hat, darf das im Absagetext so beibehalten. Vor allem, wer Auszubildende sucht, sollte berücksichtigen, dass er es mit jungen, unerfahrenen Menschen zu tun hat, die noch leichter in ihrem Selbstwertgefühl zu erschüttern sind, als ein erfahrener Bewerber.

Wertschätzung zahlt sich aus

Den Bewerber mit Wertschätzung zu behandeln, liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens und wird immer wichtiger. Wer einen neuen Job sucht, tauscht sich in der Regel mit Freunden, Familie und (Ex-)Kollegen über seine Erfahrungen aus. Zudem bieten Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu längst auch Kategorien für den Bewerbungsprozess. Wer auf seine mühsam zusammengestellten Unterlagen keine Reaktion erhält oder in seinem Absageschreiben eine unpassende Formulierung liest, kann dies mit einer breiten Öffentlichkeit teilen. Ein Betrieb, der Bewerber verprellt und sein Image beschädigt, verliert nicht nur potentielle Talente, sondern womöglich auch Kunden. Umgekehrt kann sich ein abgelehnter, aber zuvorkommend behandelter Bewerber in einem Markenbotschafter verwandeln – sogar bei einer Absage.

Wie Sie freundlich und professionell absagen, sehen Sie anhand dieser Vorlagen. Laden Sie hier beispielhafte Muster herunter.

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