UNO-Flüchtlingshilfe e.V.
Vom Administrator zum strategischen Partner
Industrie: Nonprofit Sektor
Über das Unternehmen: Die UNO-Flüchtlingshilfe ist der nationale Partner des Flüchtlingshilfswerks der Vereinten Nationen (UNHCR). Seit 1980 fördert die gemeinnützige Organisation mit Sitz in Bonn Projekte für Flüchtlinge in Deutschland. Sie trägt durch Informationsarbeit über Flucht zur Bewusstseinsbildung in der Gesellschaft bei und mobilisiert die Menschen in Deutschland, um die weltweite, lebensrettende Arbeit des UNHCR finanziell zu unterstützen. Das Team besteht derzeit aus 60 Mitarbeiter:innen.
Julia Pohl
Personalmanagerin
Die Herausforderung
Die Personalabteilung der UNO-Flüchtlingshilfe nimmt von jeher einen klassischen HR-Themenmix wahr und stellt dabei hohe Ansprüche an die eigene Arbeit. Bei administrativen Aufgaben sieht sie sich als „verlässlichen Servicepartner, der über übliche Standards hinauszugehen versucht“, ansonsten aber vor allem als „Sparringspartner und Berater für Teamleitungen und Geschäftsführung bei strategischen Fragestellungen“. Mit diesen Worten gibt Julia Pohl, Personalmanagerin der UNO-Flüchtlingshilfe, einen Einblick in den HR-Alltag. Als Julia im Februar 2021 anfing, gab es eine HR-Kollegin und ein digitales Tool für Personalstammdaten, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. „Die Mitarbeiter:innen nutzten diese Tool zwar, aber alles, was darüber hinausging, war in einer Vielzahl individueller Miniprozesse abgebildet, bei denen wir sehr viel manuell nachfassen mussten. Allein das händische Pflegen des Geburtstagskalenders hat wahnsinnig viel Zeit verschlungen“, erläutert Julia. „Wir hatten kaum Zeit – wollten aber unbedingt noch strategischer arbeiten.“
Es gab eine Vielzahl kleinerer, manuell gepflegter Prozesse. Die wahnsinnig viel Zeit verschlungen haben.
Finaler Auslöser für die Suche nach einer neuen, stärkeren HR-Software war das alte Tool, das die heterogenen Arbeitszeitmodelle nicht mehr abbilden konnte. „Genau das sollte ein neues Tool auf jeden Fall beherrschen und darüber hinaus natürlich alle Daten einheitlich erfassen können“, fasst Julia zusammen.
Kein ganzheitliches HR-System
Mitarbeiter:innen-Unterlagen nicht digitalisiert
Zahlreiche manuelle Mini-Prozesse
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“Dank Personio konnten wir viele kleine Prozesse automatisieren. Und ich kann mich endlich strategischen Fragen zur Zukunft unserer Arbeit widmen.”
Die Entscheidung
In Zusammenarbeit mit der internen IT und Testusern aus der Belegschaft testete HR mehrere Tools – von der Insellösung bis zu einer ganzheitlichen Software. Das alles geschah unter hohem Zeitdruck, weil zentrale Inhalte des alten Tools kurzfristig nicht mehr zur Verfügung standen. Die Entscheidung fiel dann auf Personio, weil sich die Software sehr gut individualisieren und für die Bedarfe der UNO-Flüchtlingshilfe anpassen ließ. „Drei zentrale Punkte musste das Tool auf jeden Fall erfüllen – eine intuitive Zeiterfassung, eine problemlose Abdeckung der individuellen Teilzeitmodelle und nicht zuletzt hohe Datenschutzanforderungen“, erläutert Julia.
Als die Entscheidung gefallen war, ging alles ganz schnell. „Personio ist uns sehr entgegengekommen. Von den Nonprofit-Preisen, die perfekt zu uns als spendenbasierte Organisation passen, bis hin zu einem hohen Verständnis, was unsere Needs waren. Der Umgang war sehr vertrauensvoll, auch weil unsere Ansprechpartnerin sofort verstanden hat, was ich als Personalerin brauche“, berichtet Julia.
Erfolgreiche Implementierung
Für die Implementierung blieben gerade einmal vier Wochen Zeit. „Wir mussten sehr schnell vom alten Tool zu Personio switchen, weil wir keine Übergangsphase haben wollten.“ Deshalb wurden große Teile der Personalakten auch erst während und noch im Anschluss an die Implementierung digitalisiert. „Im Großen und Ganzen lief – auch dank unserer persönlichen Implementierungsmanagerin – alles reibungslos. Offene Punkte konnten wir direkt in Calls klären, haben aber auch die Personio Community genutzt. Beim Aufsetzen der Rollen und Settings in der Software wurden wir super gut unterstützt“, erinnert sich Julia.
Das Ergebnis
„Seitdem die Software produktiv im Einsatz ist, sind unsere Prozesse deutlich strukturierter. Personio hat mir meine To-Do-Liste aus dem Kopf genommen. Die Fehleranfälligkeit des manuellen Arbeitens ist bei uns Geschichte“, fasst Julia den neuen HR-Arbeitsalltag zusammen und fährt fort: „Seit der Einführung von Personio gibt es diese wunderbare Mischung aus automatisierten administrativen Prozessen in einem einzigen System, die wir dann mit unserer strategischen Arbeit optimieren und dadurch noch toppen können.“
Endlich kann der Fokus auch auf das Recruiting gelegt werden, das vor Personio aufgrund manueller Prozesse und Ablagen nicht optimal ablief. „Wir sind stark gewachsen – da wollen wir den Recruiting-Prozess stärker standardisieren, um User Experience und Employer Branding in einem Atemzug zu stärken.“ Auch der Betriebsrat kann einfach in den Prozess aufgenommen werden, sodass man kann nichts mehr vergessen kann und zu jedem Zeitpunkt weiß, in welchem Prozessschritt man sich befindet.“
Außerdem kümmert sich Julia jetzt um stark strategische Themen wie die Organisationsentwicklung. Dabei steht das Entwickeln einer hybriden Arbeitswelt ganz oben auf der Agenda. Im nächsten Schritt möchte das HR-Team die Themen Performance Management und Feedbackprozesse mit Personio auf ein neues Level heben. Dafür werden die passenden Bausteine demnächst implementiert. Auch eine DATEV-Anbindung ist im Gespräch.
Verbesserung der Kommunikation
Mehr Zeit für die Organisationsentwicklung
Ganzheitliche Personalarbeit möglich
Die Quintessenz
Was ist die größte Stärke von Personio für die HR-Arbeit der Flüchtlingshilfe? „Es ist diese spannende Kombination aus der Ganzheitlichkeit des Systems auf der einen und dessen Modularität auf der anderen Seite. Viele Details lassen sich individuell anpassen, mit denen ich genau meine Ziele erreiche. Man merkt, dass da ganz viel Liebe im System steckt. Das größte Feedback haben uns übrigens die Mitarbeiter:innen gegeben – es gibt keine Beschwerden mehr.“
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Was Sie erwarten können:
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Die Software, die Mitarbeitende lieben:
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