People und Finance – die Kunst effizienter Zusammenarbeit

„Für junge Unternehmen wie unseres sind die Faktoren Fachkräftemangel und Kostendruck eine wirklich herausfordernde Kombination. Wir brauchen jede Menge interne Power und ein ausgezeichnetes Zusammenspiel zwischen unseren Bereichen, um das im Alltag zu meistern“, stimmen Jonas und Eva überein.

Erfolge sind für jedes Unternehmen wichtig, insbesondere aber für Startups, an die auch von Investorenseite besonders hohe Ansprüche gestellt werden. „Wir messen unseren Erfolg mit der OKR-Methode. O steht dabei für die Objectives, also die Ziele. KR für die Key Results, also die Schritte, über die man diese Ziele dann erreicht“, erläutert Eva und Jonas ergänzt: „Anfang des Jahres werden die OKRs für das Kalenderjahr festgelegt und dann folgen quartalsweise Ausplanungen für die einzelnen Bereiche, die dann auf die Ziele hinarbeiten. Jeder Mitarbeitende wird so über den Status transparent informiert.“

Die Erfolgsformel bei idealworks lautet: Keine Arbeit in Silos, sondern eine enge Kooperation mit allen Bereichen, um die Schnittmengen zu identifizieren. Die sind erfahrungsgemäß zwischen Finance und People besonders groß. Deshalb sind diese Abteilungen bei idealworks in der Organisation miteinander „verheiratet“. Die enge organisatorische Verknüpfung betont die Bedeutung abteilungsübergreifender Prozesse und deren gemeinsamer Bearbeitung noch einmal besonders.

Und langweilig wird es den People und Finance Teams ohnehin nicht, denn neben den typischen Alltagsaufgaben kommen natürlich Ad-hoc-Aufgaben dazu. „Jeder Tag ist eine kleine Wundertüte – und diese bunte Mischung aus Routine und Überraschung macht die Würze unseres Jobs aus. Da wir ja ohnehin laufend unsere Prozesse anpassen, wird es nicht langweilig“, weiß Eva. Neben der ganzheitlichen HR-Software Personio, in der die Daten nicht in Silos gehalten, sondern aus einer Single Source of Truth den Abteilungen zur Verfügung gestellt werden, ist nach Auffassung der beiden Manager bei idealworks vor allem der persönliche Kontakt der Mitarbeitenden untereinander für das Gelingen entscheidend. 

„Was wir unseren Kunden und Partnern in Sachen Digitalisierung versprechen, möchten wir natürlich auch selbst intern leben“, berichtet Eva. Dabei ist es den Teams von idealworks wichtig, dass sie sehr konkret an der Lösung von Problemen und der kontinuierlichen Betrachtung und Optimierung der Prozesse mitwirken. Getreu dem Motto: Nicht lang schauen, sondern einfach anfangen. 

So hat sich das People Team um Eva im Jahr 2023 primär nach Antworten auf die Frage „Wie können wir Personio noch besser nutzen?“ gesucht. Und auch gefunden. Die anfangs eher skeptisch betrachtete Einführung der Digitalen Unterschrift wurde innerhalb nur weniger Monate zur Erfolgsstory – denn „alle sind nun happy, dass nicht mehr jeder Arbeitsvertrag zweifach ausgedruckt, an die Kandidat:innen verschickt und der weitere Verlauf manuell nachgehalten werden muss“, freut sich Eva. „Wir haben im People Team mehr Zeit für wichtigere Themen. Mein Rat: Immer einen Weg finden, wie man ein Thema ins Unternehmen bringen kann, anstatt nach Gründen zu suchen, wie man es nicht machen kann.“

Außerdem lässt sich nach Evas und Jonas‘ Auffassung das Management mit harten Fakten und Zahlen vom Nutzen digitaler Tools für das gesamte Unternehmen überzeugen. „Natürlich kann ich meine Meinung äußern, aber Zahlen helfen deutlich mehr“, so Eva. „Vor der Einführung von Personio haben wir im Monat volle vier Arbeitstage für die vorbereitende Lohnbuchhaltung benötigt, nach der DATEV-Integration sind es gerade noch 0,75 Arbeitstage. Das spricht für sich – und für Personio.“