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bytewerk GmbH

Lohnabrechnung? Kostet bytewerk eine Stunde.

Industrie: Information Technology

Über das Unternehmen: Über das Unternehmen: Die bytewerk GmbH ist ein 2008 gegründetes IT-Systemhaus mit Sitz im hessischen Fulda und versteht sich als serviceorientierter Partner seiner Kunden. Die „bytewerker“ unterstützen primär KMU-Kunden in allen IT-Fragen – von der Netzwerkadministration über Datensicherheit bis hin zu IT-Infrastruktur und IT-Betrieb.

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Florian Euler
Florian Euler

CFO

Logo Bytewerk
Markus Sennefelder
Markus Sennefelder

CPO

Die Zeit vor Personio: Aktenordner und wenig strukturierte HR-Arbeit

Wenn Unternehmen rasant wachsen und sich die Belegschaft innerhalb kurzer Zeit mehr als verdreifacht, muss die Personalabteilung alle damit verbundenen Herausforderungen möglichst effizient und produktiv meistern können. Insbesondere, wenn es sich um eine HR-One-Man-Show handelt. „Das Jahr 2023 war für uns eine Zeitenwende. Wir hatten schlagartig mehr als 40 Mitarbeitende an Bord und mir war schnell klar – mit Excel bekomme ich das nicht mehr nachgehalten“, erinnert sich bytewerk-CPO Markus Sennefelder an die Zeit vor der Einführung der HR-Software Personio.

„Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge wurden in Ordnern abgeheftet. Typisch analog eben“, ergänzt Markus‘ Kollege und bytewerk-CFO Florian Euler. „Da musste unser IT-Ticketsystem schon mal für eine Einarbeitungscheckliste herhalten.“

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Personio begeistert mich. Deshalb empfehle ich die Software auch gerne unseren eigenen Kunden. – Markus Sennefelder

„Wir haben bei Null angefangen. Bis auf Tools zur Zeiterfassung und für Urlaubsanträge gab es nichts Digitales, auf das ich hätte aufbauen können. An dieser Stelle haben mir mein Vertriebsbackground und meine Hands-On-Mentalität geholfen: Das Produkt war bytewerk. Meine Kunden waren die Bewerber:innen und Kolleg:innen“, fasst Markus die Lage zusammen, „alle Prozesse waren in meinem Kopf. Aber eben nur dort.“

Dieser Workaround funktionierte – bis zu dem Tag, an dem es beim Onboarding mehrerer Azubis zu Fehlern kam und das Unternehmen aus seinen Prozessen heraus wuchs. Markus konnte seine Abläufe aus Zeitmangel nicht mehr umsetzen. „An diesem Punkt haben wir uns auf die Suche nach einer HR-Software gemacht." Drei Lösungen kamen in die engere Wahl, die Entscheidung fiel für den Marktführer Personio. „Uns hat bei Personio vor allem überzeugt, dass wir sehr viele Details selbst anpassen können, ohne Programmierunterstützung. Bei anderen Lösungen hätte ich meine Prozesse an das System adaptieren müssen, bei Personio ist es genau umgekehrt“, berichtet Markus. „Das begeistert mich. Deshalb sind wir Mitglied im Partner-Programm von Personio und ich empfehle die Software auch unseren eigenen Kunden mit einem guten Gewissen weiter.“

80
% Gesteigerte HR-Produktivität
1
h für die Lohnabrechnung
100
% Zeitersparnis im Reporting

“Mit Personio spare ich mir drei Stunden Verwaltungsarbeit täglich. – Markus Sennefelder”

Bis zu drei Stunden täglich weniger administrativer HR-Arbeit

Bei der Implementierung und Anpassung der Software an die Wünsche von bytewerk wirkten Florian und Markus entscheidend mit. Ihre zentrale Erkenntnis: „Um Arbeitszeit durch eine HR-Software einzusparen, musst du zunächst einmal Zeit investieren. Flo und ich haben uns deshalb auf die Fahne geschrieben: Wenn wir etwas machen, dann machen wir es richtig! Und zwar von Anfang an. Dementsprechend war das eine intensive Phase.“  

Doch das Resultat überzeugt die beiden bytewerker vollauf. “Arbeitszeugnisse und Urlaubsanträge erledige ich dank digitaler Signatur und Vorlagen mit Platzhaltern innerhalb von etwa 30 Sekunden, wo ich sonst Stunden gebraucht habe. Bei administrativen Tätigkeiten sparen wir uns bis zu drei Stunden täglich,” so Markus.

Die gewonnene Zeit nutzt Markus für strategische HR-Arbeit und für einen intensiven Austausch mit den Mitarbeitenden. „Meinem antibürokratischen Charakter kommt das alles sehr entgegen“, erzählt er schmunzelnd. „Seit dem offiziellen Go Live im Oktober 2023 ist bei uns kein einziges schlechtes Wort über Personio gefallen. Kein Wunder, dank Datenzugriff und App wirken die Mitarbeitenden am Erfolg mit“, ergänzt Florian.

Für Markus ist der Fakt, dass sich wirklich alle HR-Informationen in einer Plattform befinden, ein Gamechanger. Früher hat die Suche nach Dokumenten unheimlich viel Zeit gekostet. „Jetzt ist alles da, wo es hingehört.“ 

Booster für die Lohnabrechnung mit Personio Payroll

Pünktlich zur Personio-Einführung stand bytewerk plötzlich vor einer neuen Herausforderung. Innerhalb von nur acht Wochen musste die Entgeltabrechnung aufgrund eines unerwarteten Personalwechsels neu aufgestellt werden. „Wir hatten drei Optionen: Auslagerung an ein Steuerbüro, Neueinstellung eines Lohnbuchhalters für das alte System oder Umstellung auf Personio Payroll“, erinnert sich Florian. „Wir haben uns für Personio Payroll entschieden, weil die Arbeit trotz hochkomplexer Gemengelage viel schneller erledigt ist und dank intelligenter Software auch von Menschen ohne Lohnexpertise übernommen werden kann.“ 

Die zeitkritische Einführung von Personio Payroll lief problemlos. „Support-Antworten kamen meist innerhalb von 30 Minuten. Und das Personio-Team war so flexibel, dass wir den Umstieg sogar zwei Monate früher starten konnten. Wir haben die Werte aus dem alten System anhand von Listen und Anforderungen in die neue Software überführt und dann im Februar 2024 die erste Abrechnung durchgeführt“, berichtet Florian.

Markus und Florian beziffern die Produktivitätssteigerung in der internen Lohnabrechnung mit einem Wert von 90 Prozent. „Wenn es keine gravierenden Änderungen bei den Mitarbeiter- oder den Gehaltsdaten gibt, haben wir – auch wenn das merkwürdig klingt – nicht viel zu tun. Dann stoßen wir den komplett automatisierten Abrechnungsprozess einmal im Monat per Mausklick an – und das war es“, präzisiert der CFO. Stehen Änderungen an, werden diese durchgeführt und in Echtzeit im System synchronisiert. Eine doppelte Datenpflege entfällt, das Fehlerrisiko sinkt drastisch.

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Mit Personio Payroll ist unser Lohnabrechnungsprozess um 90 Prozent schneller. – Florian Euler 

Dank Personio Payroll kann bytewerk heute die Standardentgeltabrechnung für seine  Mitarbeitenden innerhalb von einer Stunde erledigen. Mit dem alten System gingen dafür vier Arbeitstage pro Monat drauf. Was ist neben der Zeitersparnis besonders positiv an Personio Payroll? „Die in der Software verbaute Fachlichkeit gestattet auch HR Generalisten, den Lohnabrechnungsprozess fehlerfrei durchzuführen. Was wir gewinnen sind ein deutlich höheres Tempo, eine enorm gestiegene Produktivität und extrem geringe Fehleranfälligkeit“, erläutert Florian. Markus ergänzt: „Personio Payroll ist für uns das beste System, weil wir uns als Unternehmen schneller, flexibler und ein großes Stück weit unabhängiger machen. Oder in meinen Worten als ausgebildeter Konditor: Personio ist eine Schwarzwälder Kirschtorte – und Payroll ist die Kirsche!“ 

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